FIȘĂ DE POST ASISTENT JUDICIAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT JUDICIAR

1.2. Cod C.O.R.:261205

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu judecătorii, grefierii, alți asistenți judiciari, personalul administrativ, pentru gestionarea eficientă a dosarelor și respectarea termenelor. Asigură suport în redactarea și verificarea actelor judecătorești. Externe: Colaborează cu avocații, reclamanții, pârâții, experții, martorii, pentru informarea privind stadiul proceselor și transmiterea documentelor necesare, conform procedurilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Asistentul judiciar oferă suport administrativ și juridic magistraților și personalului auxiliar din cadrul instanțelor judecătorești. Activitățile sale includ gestionarea corespondenței, pregătirea documentelor procedurale, efectuarea de studii de drept, monitorizarea termenelor de judecată și asistarea în redactarea unor proiecte de hotărâri sau încheieri. Scopul principal este de a facilita buna desfășurare a activității judiciare, asigurând respectarea procedurilor și contribuind la eficientizarea fluxului de lucru. Poate include, de asemenea, activități de arhivare și gestionare a informațiilor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și verificarea cererilor de amânare a termenelor de judecată, respectând prevederile Codului de procedură civilă și Codului de procedură penală.
Pregătirea proiectelor de încheieri și hotărâri judecătorești, în conformitate cu indicațiile magistratului și cu legislația aplicabilă.
Gestionarea și actualizarea dosarelor judecătorești, asigurând ordinea cronologică a documentelor și respectarea principiilor de arhivare.
Verificarea legalității și corectitudinii actelor de procedură, inclusiv a citațiilor, mandatelor de aducere și altor documente oficiale.
Redactarea și verificarea corespondenței oficiale, adresată părților, altor instanțe sau instituții.
Monitorizarea termenelor de judecată și notificarea părților cu privire la data și ora următoarelor ședințe.
Pregătirea statisticilor privind numărul de cauze aflate pe rol și termenele de soluționare.
Asigurarea legăturii între magistrat, grefier și părțile implicate în proces.
Culegerea și sintetizarea informațiilor relevante pentru soluționarea cauzelor.
Verificarea conformității documentelor depuse de părți cu cerințele legale.
Pregătirea proiectelor de referate și note informative pentru magistrat.
Întocmirea și verificarea proceselor-verbale de ședință.
Gestionarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre cauzele aflate pe rol.
Verificarea și actualizarea informațiilor din registrele de cazuri.
Asistență în pregătirea și organizarea ședințelor de judecată.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice (Drept).
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru asistent judiciar, conform prevederilor legale.
Cunoștințe temeinice a legislației naționale și europene în domeniul procesului civil și penal.
Cunoștințe aprofundate a Codului de procedură civilă, Codului de procedură penală și a altor acte normative aplicabile.
Cunoștințe a sistemului de operare Windows și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Abilități de operare cu sisteme informatice utilizate în activitatea instanțelor judecătorești (de exemplu, aplicații de gestionare a dosarelor electronice).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană), reprezintă un avantaj.
Certificat de competență în utilizarea calculatorului, nivel A2.
Atestat de specializare în domeniul dreptului constituțional și administrativ, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de baze de date și abilități de interogare, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate, reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor, reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în activități administrative, de preferință în domeniul juridic, de minim 6 luni.
Experiență în redactarea de documente oficiale și corespondență, constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), obligatorie.
Experiență în gestionarea de baze de date și în utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea instanțelor judecătorești, reprezintă un avantaj.
Experiență în activități de arhivare și gestionare a documentelor, constituie un avantaj.
Experiență în activități de cercetare juridică, reprezintă un avantaj.
Experiență în domeniul procesului civil sau penal, reprezintă un avantaj.
Experiență în activități de traducere și interpretare, reprezintă un avantaj.
Experiență în mediul de lucru administrativ, de minim 1 an, constituie un avantaj.
Experiență în activități de suport administrativ pentru magistrați, reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a procesorului de text Microsoft Word pentru redactarea de documente juridice.
Utilizarea avansată a foii de calcul Microsoft Excel pentru gestionarea datelor și realizarea de calcule.
Cunoștințe de operare a bazelor de date (SQL, Access) pentru interogare și raportare.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a dosarelor electronice utilizate în instanțe.
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință utilizate în activitatea judiciară.
Utilizarea programelor de scanare și procesare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare electronică.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de copiere și imprimare.
Utilizarea aplicațiilor de e-mail și de comunicare online.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
Utilizarea aplicațiilor de teleconferință și videoconferință.
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python), reprezintă un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de gestiune a timpului și de organizare a sarcinilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea aplicațiilor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de analiză a datelor (ex: Power BI).
Utilizarea aplicațiilor de creare de prezentări (PowerPoint, Google Slides).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Adaptabilitate la schimbări și la diverse situații de lucru.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona mai multe proiecte simultan.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Inițiativă și dorință de a învăța continuu.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Etică profesională și respectarea principiilor legale.
Abilități de negociere și de mediere.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Orientare către client și dorință de a oferi servicii de înaltă calitate.
Flexibilitate și disponibilitate de a se adapta la cerințele specifice ale activității.
Abilități de observare și de analiză a situațiilor.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Spirit de colaborare și disponibilitate de a oferi sprijin colegilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente redactate și verificate, numărul de termene respectate, numărul de dosare gestionate, numărul de solicitări de informații procesate, numărul de corespondențe trimise și primite, numărul de întâlniri programate și coordonate, numărul de rapoarte întocmite, numărul de solicitări de suport administrativ rezolvate, numărul de erori identificate și corectate, numărul de dosare arhivate conform procedurilor, numărul de termene de raportare respectate, numărul de cereri de informații răspunse în termen, numărul de corespondențe clasificate și distribuite corect, numărul de întâlniri programate și urmărite eficient, numărul de solicitări de suport administrativ rezolvate în timp util, numărul de dosare gestionate conform reglementărilor, numărul de proceduri administrative respectate, numărul de întâlniri coordonate cu succes, numărul de erori de transcriere sau de introducere a datelor minimizat, numărul de corespondențe trimise cu respectarea procedurilor interne.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea documentelor elaborate, respectarea termenelor limită, calitatea comunicării cu părțile implicate, eficiența fluxurilor de lucru, respectarea procedurilor interne, calitatea relațiilor profesionale, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de adaptare la schimbări, respectarea eticii profesionale, gradul de satisfacție al utilizatorilor, calitatea serviciilor prestate, respectarea legislației în vigoare, nivelul de profesionalism demonstrat, coerența și claritatea documentelor, promptitudinea răspunsurilor, gradul de inițiativă, calitatea organizării spațiului de lucru, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, nivelul de colaborare cu colegii.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, adaptabilitate, responsabilitate, orientare către rezultate, capacitate de organizare, comunicare eficientă, rezolvare de probleme, lucrul în echipă, gestionarea timpului, respectarea procedurilor, gestionarea stresului, proactivitate, flexibilitate, etică profesională, orientare către client (intern), perseverență, capacitate de învățare, gestionarea conflictelor, gândire analitică.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivator, software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de prezentare, sistem de management al documentelor, arhivă electronică, instrumente de căutare informații, echipamente de arhivare fizică, mijloace de stocare date (hard disk extern, stick USB), software de videoconferință, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.