FIȘĂ DE POST ANALIST CUMPARARI/ CONSULTANT FURNIZORI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ANALIST CUMPARARI/ CONSULTANT FURNIZORI

1.2. Cod C.O.R.:243301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de producție, inginerie, finanțe, juridic, vânzări, marketing, logistică, controlul calității și resurse umane pentru a asigura alinierea achizițiilor cu nevoile organizației și respectarea politicilor interne.
Externe: Colaborează cu furnizori, reprezentanți ai industriei, consultanți de achiziții, camere de comerț, organisme de certificare, auditori externi și alte entități relevante pentru a optimiza procesele de achiziție, identifica oportunități de reducere a costurilor și asigura conformitatea cu reglementările legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Analistul Cumpărări/Consultantul FURNIZORI are rolul de a optimiza procesul de achiziție de bunuri și servicii, negociind condiții avantajoase cu furnizorii și asigurând conformitatea cu politicile interne. Responsabilitățile includ identificarea și evaluarea furnizorilor potențiali, analiza ofertelor, gestionarea contractelor și monitorizarea performanței acestora. De asemenea, oferă consultanță în alegerea soluțiilor de aprovizionare cele mai eficiente și contribuie la reducerea costurilor și la îmbunătățirea calității produselor/serviciilor achiziționate. Scopul principal este asigurarea unui flux continuu de resurse, la prețuri competitive și în condiții optime."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza pieței furnizorilor și identificarea de noi parteneri strategici.
Evaluarea capacităților tehnice și financiare ale furnizorilor.
Elaborarea și lansarea cererilor de oferte (RFI, RFP, RFQ).
Analiza comparativă a ofertelor primite, ținând cont de criterii calitative și financiare.
Negocierea termenilor contractuali, inclusiv prețuri, termene de livrare, garanții și penalități.
Gestionarea relației cu furnizorii existenți, monitorizarea performanței și rezolvarea eventualelor probleme.
Redactarea, revizuirea și urmărirea execuției contractelor de furnizare.
Implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță a furnizorilor (KPI).
Optimizarea costurilor de achiziție prin negociere, consolidare a volumelor și identificarea de alternative.
Gestionarea riscurilor asociate lanțului de aprovizionare, inclusiv identificarea de soluții de mitigare.
Participarea la elaborarea și actualizarea politicilor și procedurilor de achiziție.
Consultanță internă privind strategia de aprovizionare și selectarea furnizorilor.
Gestionarea documentelor și a datelor referitoare la achiziții, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare.
Participarea la audituri interne și externe privind procesul de achiziții.
Monitorizarea tendințelor pieței și a noilor tehnologii în domeniul aprovizionării.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul economic (Administrație, Marketing, Economie, Finanțe).
Certificare în domeniul achizițiilor publice (de exemplu, CNAP – Certificare Profesională în Achiziții Publice) – constituie avantaj.
Cunoștințe solide de legislație în domeniul achizițiilor publice (OG 19/2002, HG 39/2006, etc.).
Cunoștințe de drept comercial și contractual.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și a platformelor de e-achiziții.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – obligatoriu, alte limbi – constituie avantaj).
Atestat în domeniul managementului riscului (constituie avantaj).
Certificare în domeniul Supply Chain Management (SCM) – constituie avantaj.
Cunoștințe de metodologii de negociere și tehnici de vânzare (constituie avantaj).
Certificare în domeniul managementului calității (de exemplu, ISO 9001) – constituie avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul achizițiilor, preferabil în industrii similare.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizori, inclusiv stabilirea termenilor și condițiilor.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii și rezolvarea conflictelor.
Experiență în analiza pieței furnizorilor și identificarea de oportunități de reducere a costurilor.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestionarea achizițiilor.
Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri de achiziție.
Experiență în gestionarea documentelor și a datelor referitoare la achiziții.
Experiență în auditarea proceselor de achiziție și identificarea de oportunități de îmbunătățire.
Experiență în gestionarea riscurilor asociate lanțului de aprovizionare.
Experiență în utilizarea tehnicilor de analiză a datelor pentru a optimiza procesul de achiziții.
Experiență în conducerea de proiecte de reducere a costurilor și de îmbunătățire a eficienței lanțului de aprovizionare (constituie avantaj).
Experiență în implementarea de sisteme de management al performanței furnizorilor (Supplier Performance Management - SPM) (constituie avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui calculator și a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc.).
Experiență în utilizarea platformelor de e-achiziții (e.g., SEAP, eBid).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Abilități de analiză a datelor și utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de vizualizare a datelor (e.g., Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză SWOT.
Cunoștințe de utilizare a tehnicilor de analiză a costurilor (Activity-Based Costing – ABC).
Cunoștințe de utilizare a tehnicilor de analiză a valorii (Value Analysis – VA).
Cunoștințe de utilizare a metodologiilor Lean și Six Sigma (constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de management al proiectelor (e.g., Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (e.g., Microsoft Teams, Slack).
Abilități de utilizare a bazelor de date (SQL – constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA – Robotic Process Automation – constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței furnizorilor (Supplier Performance Management - SPM) (constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a riscului (Risk Management Software) (constituie avantaj).
Abilități de programare (e.g., Python, VBA – constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de simulare a lanțului de aprovizionare (constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a fluxului de numerar (Cash Flow Analysis) (constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a stocurilor (Inventory Management Systems) (constituie avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de negociere și persuasiune.
Gândire analitică și abilitatea de a rezolva probleme.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitate de a gestiona relații cu furnizorii și de a construi parteneriate durabile.
Abilități de leadership și de a influența deciziile.
Orientare către client și capacitatea de a înțelege nevoile acestuia.
Abilități de prezentare și de a transmite informații complexe într-un mod clar și concis.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de organizare și de prioritizare a sarcinilor.
Inițiativă și proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Gândire strategică și capacitatea de a anticipa tendințele pieței.
Abilitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitate.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele diferite.
Abilități de rezolvare a conflictelor și de a găsi soluții win-win.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Curiozitate intelectuală și dorința de a învăța continuu.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Economii realizate prin negociere, Reducerea costurilor totale de achiziție, Numărul de furnizori evaluați și optimizați, Gradul de respectare a termenelor de livrare, Nivelul de satisfacție al furnizorilor, Numărul de contracte negociate și încheiate, Reducerea riscurilor de întrerupere a lanțului de aprovizionare, Timpul de răspuns la solicitările de ofertă, Nivelul de conformitate cu politicile de achiziție, Numărul de reclamații de la furnizori, Eficiența procesului de achiziție (timp ciclu), Gradul de automatizare a proceselor de achiziție, Volumul de achiziții gestionate, Numărul de contracte refăcute cu condiții mai avantajoase, Procentul de achiziții realizate de la furnizori strategici, Valoarea totală a contractelor gestionate, Reducerea timpului de procesare a facturilor, Nivelul de acuratețe a datelor din sistemul de achiziții, Procentul de respectare a bugetului de achiziții.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea relațiilor cu furnizorii, Eficiența comunicării cu departamentele interne, Nivelul de respectare a politicilor și procedurilor de achiziție, Capacitatea de a identifica și gestiona riscurile din lanțul de aprovizionare, Calitatea documentației de suport a deciziilor de achiziție, Eficiența procesului de evaluare a furnizorilor, Gradul de satisfacție al utilizatorilor interni cu serviciile de achiziție, Nivelul de conformitate cu cerințele de sustenabilitate, Calitatea negocierilor și obținerea celor mai bune condiții contractuale, Capacitatea de a anticipa și răspunde la schimbările din piață, Eficiența identificării de noi furnizori și oportunități de îmbunătățire, Gradul de inovare în procesele de achiziție, Nivelul de expertiză demonstrat în domeniul achizițiilor, Capacitatea de a gestiona situații de criză în lanțul de aprovizionare, Calitatea raportării și prezentării informațiilor către management, Nivelul de colaborare cu alte departamente pentru optimizarea costurilor, Capacitatea de a implementa și monitoriza contracte complexe, Eficiența în rezolvarea conflictelor cu furnizorii, Nivelul de respectare a termenelor limită și a angajamentelor. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare a costurilor, Abilitatea de a construi și menține relații de încredere cu furnizorii, Capacitatea de a negocia în mod eficient și de a obține condiții contractuale avantajoase, Orientare către rezultate și perseverență în atingerea obiectivelor de performanță, Abilitatea de a analiza critic informațiile și de a lua decizii bazate pe date, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbările din piață și din organizație, Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a găsi soluții creative, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Orientare către client și capacitatea de a înțelege și de a răspunde nevoilor acestuia, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, Capacitatea de a gestiona conflictul și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și procese, Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate interacțiunile, Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a accepta feedback, Abilitatea de a demonstra gândire strategică și de a contribui la dezvoltarea de strategii de achiziție pe termen lung, Capacitatea de a lua inițiativa și de a propune soluții inovatoare, Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Software de gestiune a achizițiilor (ERP), Aplicații de procesare a datelor (Excel, Google Sheets), Aplicații de comunicare (e-mail, videoconferință), Software de analiză a datelor (Business Intelligence), Scanner documente, Imprimantă, Telemobil, Dispozitiv de stocare extern (USB), Software de gestionare a contractelor, Aplicații de e-licitație, Software de management al relațiilor cu furnizorii (SRM), Sistem de management al documentelor (DMS), Aplicații de colaborare online (SharePoint, Google Drive)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.