FIȘĂ DE POST OMBUDSMAN

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OMBUDSMAN

1.2. Cod C.O.R.:243223

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul administrativ pentru gestionarea fluxului de documente, cu consilierii juridici pentru analiza complexităților legislative și cu specialiștii în domeniul de activitate pentru informații suplimentare. Externe: Colaborează cu autoritățile publice, instituțiile de stat, organizațiile neguvernamentale, mass-media și petiționarii pentru a asigura respectarea drepturilor și libertăților fundamentale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Ombudsmanul, funcționar independent, veghează asupra respectării drepturilor și libertăților cetățenilor de către autoritățile publice. El primește și examinează reclamații, oferind soluții amiabile și recomandări pentru remedierea situațiilor necorespunzătoare. Scopul său principal este de a asigura o administrație publică mai transparentă, responsabilă și mai respectuoasă față de drepturile fundamentale ale persoanelor, contribuind la îmbunătățirea climatului de încredere între cetățeni și instituțiile statului. Acțiunea sa este nepartizană și se bazează pe principiul imparțialității.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analizează reclamații și plângeri adresate de persoane fizice sau juridice cu privire la încălcarea drepturilor și libertăților fundamentale de către autoritățile publice.
Efectuează investigații independente pentru a constata dacă au existat abuzuri de putere sau încălcări ale prevederilor legale de către autoritățile publice.
Solicită autorităților publice informații, documente și explicații relevante pentru investigațiile desfășurate.
Realizează audieri și interogatorii cu persoanele implicate în reclamații, inclusiv cu funcționari publici și martori.
Elaborează rapoarte de constatare și recomandări către autoritățile publice pentru remedierea situațiilor constatate.
Formulează propuneri legislative și recomandări pentru îmbunătățirea cadrului legal privind protecția drepturilor și libertăților fundamentale.
Organizează și participă la acțiuni de informare și sensibilizare a publicului cu privire la rolul și atribuțiile Ombudsmanului.
Monitorizează respectarea drepturilor și libertăților fundamentale în anumite domenii, precum sănătate, educație, administrație penitenciară.
Colaborează cu alte instituții publice și organizații neguvernamentale pentru promovarea drepturilor omului.
Evaluează impactul politicilor publice asupra drepturilor și libertăților fundamentale.
Participă la dezbateri publice și conferințe privind protecția drepturilor omului.
Redactează avize și puncte de vedere cu privire la proiecte legislative care afectează drepturile și libertățile fundamentale.
Întocmește rapoarte anuale de activitate, care sunt prezentate Parlamentului și publicului.
Realizează studii și analize privind eficiența mecanismelor de soluționare a reclamațiilor și plângerilor.
Propune măsuri pentru îmbunătățirea accesului la justiție și pentru prevenirea discriminării.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice, științe politice, administrație publică sau științe sociale.
Avantaj constituie studii postuniversitare (masterat, doctorat) în domenii relevante pentru activitatea de mediere și apărare a drepturilor omului.
Experiență profesională relevantă în domeniul juridic, administrație publică, apărare a drepturilor omului, relații cu publicul sau activitate de mediere.
Cunoștințe aprofundate despre legislația națională și europeană privind drepturile și libertățile fundamentale, precum și despre funcționarea autorităților publice.
Cunoștințe solide despre principiile și tehnicile de investigație, analiză a documentelor și redactare de rapoarte.
Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, precum și de negociere și persuasiune.
Cunoașterea unei limbi străine moderne, preferabil engleză, la nivel avansat.
Certificat de formare în mediere sau conflict management constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv a programelor de procesare a textului, foi de calcul și prezentări.
Certificat de atestare a competențelor digitale (DAC+) nivel A2.
Atestat de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal.
Experiență în utilizarea instrumentelor de management al reclamațiilor și a bazelor de date.
Atestat de formare în domeniul eticii și integrității profesionale.
Cunoștințe despre funcționarea sistemului judiciar și a instituțiilor de aplicare a legii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în domeniul juridic, cu accent pe drepturile omului, drept administrativ sau drept constituțional.
Experiență în analiza și interpretarea legislației naționale și internaționale privind protecția drepturilor și libertăților fundamentale.
Experiență în investigarea reclamațiilor și plângerilor adresate autorităților publice, inclusiv în realizarea de audieri și interogatorii.
Experiență în redactarea de rapoarte, avize și puncte de vedere cu privire la încălcări ale drepturilor și libertăților fundamentale.
Experiență în mediere și conflict management, cu accent pe soluționarea amiabilă a disputelor între cetățeni și autorități.
Experiență în colaborarea cu alte instituții publice și organizații neguvernamentale pentru promovarea drepturilor omului.
Experiență în realizarea de studii și analize privind eficiența mecanismelor de soluționare a reclamațiilor și plângerilor.
Experiență în prezentarea de informații și argumente în fața instanțelor de judecată sau a altor organisme de control.
Experiență în elaborarea de propuneri legislative și recomandări pentru îmbunătățirea cadrului legal privind protecția drepturilor omului.
Experiență în gestionarea și analiza datelor statistice privind reclamațiile și plângerile adresate autorităților publice.
Experiență în utilizarea instrumentelor de management al reclamațiilor și a bazelor de date.
Experiență în realizarea de activități de informare și sensibilizare a publicului cu privire la rolul și atribuțiile Ombudsmanului.
Experiență în redactarea de comunicate de presă și alte materiale de informare.
Experiență în utilizarea programelor de procesare a textului, foi de calcul și prezentări.
Experiență în realizarea de prezentări publice și în participarea la conferințe și seminare.
Experiență în lucrul cu persoane de diferite culturi și etnii.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizare avansată a programelor de procesare a textului pentru redactarea de rapoarte, avize și puncte de vedere.
Utilizare a foilor de calcul Excel pentru analiza datelor statistice și elaborarea de grafice.
Cunoștințe de baze de date (ex: Microsoft Access) pentru gestionarea informațiilor.
Utilizare de software specific pentru gestionarea reclamațiilor (ex: CRM).
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor cu caracter personal.
Utilizare de programe de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a internetului și a motoarelor de căutare pentru cercetare juridică.
Utilizare de software de arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare online (ex: e-mail, social media).
Utilizare de software de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de scanare și copiere a documentelor.
Utilizare de software de editare a imaginilor și a documentelor PDF.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare de software de analiză statistică (ex: SPSS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de geolocalizare (GIS).
Utilizare de software de traducere automată.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, adaptate diferitelor audiențe.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de negociere și mediere pentru soluționarea conflictelor.
Empatie și capacitate de a înțelege emoțiile altora.
Obiectivitate și imparțialitate în evaluarea situațiilor.
Capacitate de a lua decizii corecte și echitabile, chiar și în situații dificile.
Abilități de analiză critică și rezolvare a problemelor.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Organizare și planificare eficiente a timpului și a sarcinilor.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Gestionarea eficientă a stresului și a presiunii.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Diplomatie și tact în interacțiunile cu publicul și cu alte instituții.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Etică profesională ridicată și respectarea principiilor de integritate.
Capacitate de a gestiona situații de criză cu calm și profesionalism.
Abilități de prezentare publică și de facilitare a discuțiilor.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa evoluțiile.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de reclamații/plângeri înregistrate, Numărul de reclamații/plângeri soluționate, Procentul de reclamații/plângeri soluționate în termen legal, Numărul de recomandări formulate, Numărul de recomandări acceptate de autoritățile publice, Procentul de recomandări acceptate, Numărul de vizite efectuate la autoritățile publice, Numărul de audieri/interogatorii efectuate, Numărul de rapoarte/avize/puncte de vedere elaborate, Numărul de studii/analize realizate, Numărul de activități de informare/sensibilizare organizate, Numărul de participanți la activitățile de informare/sensibilizare, Numărul de articole/comunicate de presă publicate, Numărul de întâlniri cu mass-media, Numărul de sesizări transmise altor instituții, Numărul de soluții alternative propuse, Gradul de satisfacție al petiționarilor, Timpul mediu de răspuns la o reclamație, Numărul de contestații depuse împotriva deciziilor Ombudsmanului, Procentul de reclamații/plângeri care au necesitat intervenția directă a Ombudsmanului.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea termenelor legale de răspuns la reclamații, Claritatea și concizia rapoartelor și avizelor, Obiectivitatea și imparțialitatea analizelor, Corectitudinea juridică a recomandărilor, Eficiența soluțiilor propuse, Gradul de satisfacție al petiționarilor față de procesul de soluționare, Respectarea confidențialității informațiilor, Profesionalismul în interacțiunile cu publicul și cu autoritățile, Calitatea dialogului cu instituțiile publice, Gradul de informare și de conștientizare a publicului cu privire la rolul Ombudsmanului, Coerența și unitatea interpretărilor juridice, Adaptabilitatea soluțiilor la specificul fiecărei situații, Impactul recomandărilor asupra îmbunătățirii serviciilor publice, Gradul de acceptare a recomandărilor de către autoritățile publice, Transparența procesului de soluționare a reclamațiilor, Calitatea documentelor de informare și de comunicare, Gradul de încredere al publicului în instituția Ombudsmanului, Eficiența în identificarea și prevenirea încălcărilor drepturilor și libertăților fundamentale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a media între părți, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale, Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, Abilitatea de a comunica eficient, atât oral, cât și în scris, Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite, Abilitatea de a lua decizii corecte și echitabile, Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța continuu, Capacitatea de a demonstra empatie și respect față de petiționari, Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a demonstra integritate și profesionalism, Capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și obiectivitate, Abilitatea de a prezenta argumente convingătoare și de a influența deciziile, Capacitatea de a lucra cu diverse categorii de persoane, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și deschidere către feedback, Capacitatea de a demonstra perseverență în rezolvarea problemelor, Abilitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe, Capacitatea de a demonstra responsabilitate și angajament față de sarcinile încredințate, Abilitatea de a demonstra creativitate în găsirea de soluții alternative.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, Software de procesare text, Software de baze de date, Scanner, Imprimantă, Telefon, E-mail, Aplicații de videoconferință, Sistem de arhivare electronică, Software de management al documentelor, Dispozitiv de stocare extern (ex: USB), Aplicații de analiză juridică, Software de criptare a datelor, Aplicații de management al timpului, Sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), Aplicații de securitate cibernetică, Sistem de management al identității și accesului (IAM)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.