FIȘĂ DE POST ASISTENT COMERCIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT COMERCIAL

1.2. Cod C.O.R.:243219

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele Vânzări, Marketing, Financiar-Contabil, Logistică și Tehnic pentru a asigura suport operațional și fluxuri de lucru eficiente. Asistă echipa de vânzări în procesarea comenzilor și gestionarea documentelor.
Externe: Colaborează cu furnizori, clienți și parteneri pentru a facilita comunicarea, a asigura suport post-vânzare și a rezolva problemele întâmpinate. Menține relații profesionale cu agenții de publicitate și firme de curierat.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Asistentul comercial asigură suport activităților de vânzare, promovare și relații cu clienții. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor, efectuarea de studii de piață, monitorizarea concurenței, pregătirea ofertelor comerciale și prezentărilor, precum și asistența în organizarea de evenimente. De asemenea, asistentul comercial este responsabil cu comunicarea cu clienții, atât telefonic, cât și prin e-mail, și cu gestionarea comenzilor și a facturilor. Scopul principal este de a contribui la creșterea vânzărilor și la consolidarea imaginii companiei.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

• Asigură suport pentru echipa de vânzări în activitățile de prospectare și identificare a potențialilor clienți.
• Înregistrează și actualizează datele clienților în CRM (Customer Relationship Management) și alte sisteme de evidență.
• Pregătește oferte comerciale, propuneri de preț și contracte, conform instrucțiunilor și specificațiilor.
• Monitorizează și analizează datele de vânzări, elaborând rapoarte periodice privind performanța.
• Efectuează studii de piață și analize ale concurenței, identificând tendințe și oportunități.
• Gestionează corespondența comercială (e-mail, fax, poștă), asigurând răspunsuri prompte și eficiente.
• Organizează și coordonează întâlniri, prezentări și evenimente de promovare a produselor/serviciilor.
• Procesează comenzi, facturi și alte documente financiare, asigurând acuratețea și respectarea termenelor.
• Verifică și actualizează informațiile despre produse și prețuri în cataloage, broșuri și materiale promoționale.
• Asigură suport clienților în rezolvarea problemelor legate de comenzi, livrări și facturi.
• Pregătește prezentări PowerPoint și alte materiale de suport pentru echipa de vânzări.
• Monitorizează stocurile de produse și colaborează cu departamentul de achiziții pentru a asigura disponibilitatea.
• Efectuează cercetări privind reglementările și legislația comercială relevantă.
• Colaborează cu departamentele interne (marketing, producție, logistică) pentru a optimiza procesele comerciale.
• Actualizează baza de date cu informații despre clienți și produse, asigurând acuratețea datelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

• Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic (comercial, marketing, contabilitate).
• Absolvirea unor cursuri de specializare în vânzări, marketing, CRM (Customer Relationship Management) constituie un avantaj.
• Certificări în domeniul vânzărilor (ex: SalesForce, HubSpot) pot fi un plus.
• Cunoștințe solide de operare pe calculator (Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint).
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și CRM.
• Cunoștințe de limbi străine (engleza reprezintă un avantaj).
• Cursuri de inițiere în domeniul achizițiilor și logisticii.
• Cursuri de formare în domeniul comunicării eficiente și negociere.
• Cursuri de specializare în domeniul comerțului electronic (e-commerce).
• Cursuri de formare în domeniul legislației comerciale.
• Certificare în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics).
• Cursuri de formare în domeniul marketingului digital (SEO, SEM, social media).
• Cursuri de inițiere în domeniul contabilității și finanțelor.
• Absolvirea unor programe de internship în departamente comerciale.
• Diplomă de studii superioare în științe economice reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

• Experiență minimă de 1 an în activități administrative sau de suport comercial.
• Experiență în utilizarea sistemelor CRM (Customer Relationship Management) constituie un avantaj.
• Experiență în procesarea comenzilor, facturilor și a altor documente financiare.
• Experiență în realizarea de studii de piață și analize ale concurenței.
• Experiență în utilizarea pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Experiență în comunicarea cu clienții, atât telefonic, cât și prin e-mail.
• Experiență în pregătirea de prezentări și materiale promoționale.
• Experiență în gestionarea corespondenței comerciale.
• Experiență în organizarea de evenimente și întâlniri.
• Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un avantaj.
• Experiență în domeniul vânzărilor, chiar și ca stagiar, este considerată un avantaj.
• Experiență în procesarea de date și generarea de rapoarte.
• Experiență în lucrul cu baze de date și sisteme de management al informațiilor.
• Experiență în mediul de comerț electronic (e-commerce) este un plus.
• Experiență în domeniul achizițiilor și logisticii constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

• Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Cunoștințe avansate de utilizare a Microsoft Excel (funcții, tabele pivot, formule).
• Utilizarea eficientă a sistemelor CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
• Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
• Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
• Cunoștințe de utilizare a platformelor de comerț electronic (Shopify, Magento).
• Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (Google Analytics, Tableau).
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de marketing digital (SEO, SEM, social media).
• Utilizarea eficientă a bazelor de date (SQL, MySQL).
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (Asana, Trello).
• Utilizarea eficientă a instrumentelor de automatizare a marketingului.
• Cunoștințe de utilizare a software-ului de facturare și contabilitate.
• Utilizarea eficientă a instrumentelor de creare a prezentărilor (PowerPoint, Google Slides).
• Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de editare a imaginilor (Photoshop, GIMP).
• Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a documentelor (SharePoint, Google Drive).
• Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
• Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (Slack, Microsoft Teams).
• Cunoștințe de programare (HTML, CSS) reprezintă un avantaj.
• Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a stocurilor.
• Cunoștințe de utilizare a software-ului de design grafic.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

• Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
• Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
• Abilități de organizare și planificare a activităților.
• Atenție sporită la detalii și acuratețe în execuție.
• Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
• Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
• Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
• Orientare către client și abilități de a construi relații.
• Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
• Abilități de negociere și persuasiune.
• Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților.
• Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
• Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
• Abilități de a lucra sub presiune și de a prioritiza sarcinile.
• Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
• Abilități de a oferi suport și asistență clienților.
• Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
• Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
• Flexibilitate în a se adapta la diferite stiluri de lucru.
• Abilități de a lucra cu diverse personalități.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comenzi procesate corect, volum de corespondență gestionată, grad de satisfacție a clienților, număr de oferte generate, număr de reclamații rezolvate, acuratețea datelor introduse în sistem, respectarea termenelor limită, număr de rapoarte întocmite, număr de întâlniri programate, eficiența în utilizarea resurselor, rata de conversie a ofertelor, număr de clienți noi atrași, valoarea totală a vânzărilor generate, reducerea costurilor operaționale, grad de îndeplinire a obiectivelor de vânzări, îmbunătățirea fluxului de lucru, scăderea timpului de răspuns la solicitări, număr de erori detectate și corectate, creșterea gradului de utilizare a CRM-ului, îmbunătățirea raportării performanței.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu clienții, acuratețea informațiilor furnizate, profesionalismul în interacțiune, respectarea procedurilor interne, gestionarea eficientă a timpului, inițiativa în rezolvarea problemelor, adaptabilitatea la schimbări, colaborarea cu echipa, respectarea confidențialității, calitatea rapoartelor întocmite, gestionarea situațiilor de criză, îmbunătățirea continuă a proceselor, contribuția la imaginea companiei, calitatea documentelor create, respectarea termenelor de răspuns, gradul de implicare în proiecte, inițierea de îmbunătățiri, calitatea prezentărilor, eficiența în gestionarea corespondenței, respectarea politicilor de securitate a datelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Proactivitate, orientare către client, atenție la detalii, rezolvarea problemelor, inițiativă, comunicare eficientă, lucru în echipă, flexibilitate, adaptabilitate, gestionarea timpului, organizare, responsabilitate, etică profesională, gestionarea stresului, inițierea îmbunătățirilor, respectarea termenelor, gestionarea conflictelor, adaptarea la schimbare, inițierea colaborării, gestionarea priorităților.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă, scaner, telefon fix/mobil, căști audio, software CRM, software de contabilitate, pachet Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), sistem de arhivare electronică, software de gestionare a bazei de date, echipamente de videoconferință, sistem de ticketing, software de raportare, sistem de management al documentelor, echipamente de scanare documente, echipamente de etichetare, echipamente de scanare coduri de bare..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.