FIȘĂ DE POST CORESPONDENT COMERCIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CORESPONDENT COMERCIAL

1.2. Cod C.O.R.:243218

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul financiar pentru procesarea facturilor și a plăților, cu departamentul juridic pentru revizuirea contractelor și a documentelor legale, cu departamentul vânzări pentru gestionarea documentelor de ofertă și contract, cu departamentul marketing pentru coordonarea materialelor promoționale și a comunicărilor, cu departamentul tehnic pentru suportul documentației tehnice, cu departamentul resurse umane pentru gestionarea documentelor de personal, cu directorul comercial pentru raportare și coordonare strategică, cu managerul de proiect pentru documentarea progresului și a rezultatelor. Externe: Colaborează cu furnizori pentru gestionarea contractelor și a documentelor de achiziție, cu clienți pentru gestionarea corespondenței și a documentelor contractuale, cu parteneri pentru coordonarea documentelor de colaborare, cu agenții de curierat pentru livrarea documentelor, cu instituții financiare pentru procesarea plăților și a documentelor bancare, cu auditori pentru furnizarea documentelor solicitate, cu firme de consultanță pentru revizuirea documentelor specifice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Corpondența comercială presupune gestionarea eficientă a fluxului de informații între companie și partenerii săi de afaceri. Responsabilitățile includ redactarea și transmiterea corespondenței (e-mailuri, scrisori, oferte), monitorizarea răspunsurilor, gestionarea documentelor și asigurarea unei comunicări clare și profesioniste. Postul implică, de asemenea, efectuarea de studii de piață, identificarea de noi oportunități de afaceri și menținerea relațiilor cu clienții și furnizorii, contribuind la dezvoltarea și consolidarea poziției companiei pe piață."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Redactarea și trimiterea corespondenței comerciale (e-mailuri, scrisori, faxuri, mesaje) către clienți, furnizori, parteneri de afaceri și alte entități relevante.
Gestionarea și arhivarea corespondenței primite și transmise, respectând politicile interne de documentare.
Elaborarea de oferte comerciale, contracte, studii de fezabilitate și alte documente necesare desfășurării activităților comerciale.
Monitorizarea răspunsurilor la solicitările de oferte și negocieri, asigurând respectarea termenelor limită.
Întocmirea de rapoarte privind volumul și conținutul corespondenței, evidențiind tendințele și problemele identificate.
Gestionarea bazei de date cu clienți și furnizori, actualizarea informațiilor și segmentarea listelor de contact.
Participarea la întâlniri cu echipa de vânzări și marketing, oferind suport în elaborarea materialelor promoționale și a prezentărilor.
Traducerea de documente comerciale din/în limbi străine, asigurând acuratețea terminologiei specifice.
Verificarea și validarea datelor din documentele comerciale, identificarea erorilor și asigurarea conformității cu reglementările legale.
Gestionarea fluxului de informații legate de comenzi, livrări și facturi, colaborând cu departamentul financiar.
Menținerea relațiilor cu clienții și furnizorii, oferind suport și soluții la problemele întâmpinate.
Participarea la negocierea termenilor contractuali, în colaborare cu echipa juridică.
Monitorizarea pieței și a activităților concurenței, raportând informațiile relevante conducerii.
Gestionarea reclamațiilor clienților, investigarea problemelor și propunerea de soluții.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a standardelor de calitate în activitatea de corespondență comercială.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu specializarea în domeniul economic sau administrativ.
Studii postliceale în domeniul comerțului, marketingului sau relațiilor cu publicul, constituie un avantaj.
Absolvirea cursurilor de specializare în domeniul corespondenței comerciale, redactare de documente și comunicare eficientă, reprezintă un plus.
Cunoștințe solide de operare a calculatorului, cu accent pe pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS) și a platformelor de comunicare online.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim B2, constituie un avantaj.
Cunoștințe de limbi străine suplimentare, în funcție de specificul activității companiei, reprezintă un atuu.
Certificat de absolvire a cursurilor de formare profesională în domeniul corespondenței comerciale, dacă este cazul.
Atestat de competențe în domeniul comunicării și relațiilor cu publicul, dacă este cazul.
Certificat de competențe în utilizarea instrumentelor digitale de comunicare, dacă este cazul.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități administrative sau de secretariat, constituie un avantaj.
Experiență în domeniul comerțului, marketingului sau relațiilor cu publicul, reprezintă un atuu.
Experiență în redactarea și gestionarea corespondenței comerciale, inclusiv e-mailuri, scrisori și oferte, este obligatorie.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor (DMS) și a platformelor de comunicare online, este necesară.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), la un nivel avansat, este obligatorie.
Experiență în traducerea de documente comerciale, dacă este cazul, reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea bazei de date cu clienți și furnizori, constituie un plus.
Experiență în activități de suport pentru echipa de vânzări și marketing, reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și propunerea de soluții, constituie un plus.
Experiență în mediul multilingv, dacă este cazul, reprezintă un atuu.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Utilizare eficientă a platformelor de comunicare online (e-mail, videoconferințe, chat).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management), constituie un avantaj.
Utilizare a software-ului de contabilitate, dacă este cazul, reprezintă un atuu.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a textelor și a tabelelor (ex: Google Docs, Google Sheets).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare online (ex: Google, Bing).
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare și comprimare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și procesare a imaginilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată, dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a prezentărilor (ex: PowerPoint, Google Slides).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de editare video, dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor, dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor, dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor, dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate a informațiilor, dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de configurare a rețelelor de calculatoare.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a redacta documente clare, concise și corecte din punct de vedere gramatical.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții eficiente.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Proactivitate și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Atentia la detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor.
Capacitate de a prioritiza și de a respecta termenele limită.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor.
Capacitate de a lua decizii în mod responsabil.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire critică.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de prezentare și de a influența publicul.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Etică profesională și respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de corespondențe gestionate pe zi, volum de documente procesate lunar, număr de reclamații soluționate într-un interval stabilit, timp mediu de răspuns la solicitări, acuratețea datelor introduse în sistem, gradul de satisfacție al clienților, respectarea termenelor limită pentru livrarea documentelor, număr de erori în documentație, număr de solicitări rezolvate fără escaladare, număr de oferte trimise, număr de contracte generate, număr de întâlniri programate și desfășurate, număr de parteneri noi identificați, volum de informații colectate și analizate, număr de rapoarte întocmite, număr de procese documentare finalizate, gradul de conformitate cu procedurile interne, număr de traininguri sau seminarii participate, eficiența utilizării sistemelor informatice, contribuția la îmbunătățirea proceselor interne.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării corespondenței, acuratețea informațiilor furnizate, respectarea politicii de confidențialitate, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, claritatea și concizia documentelor, respectarea termenelor limită, gradul de satisfacție al clienților, respectarea procedurilor interne, calitatea raportării, coerența informațiilor, profesionalismul în gestionarea situațiilor de conflict, calitatea relațiilor cu partenerii, acuratețea datelor introduse, respectarea standardelor de calitate, eficiența comunicării, gradul de conformitate cu legislația, claritatea prezentărilor, capacitatea de a anticipa nevoile clienților, profesionalismul în gestionarea documentelor sensibile. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, adaptabilitate, atenție la detalii, rezistență la stres, capacitate de lucru în echipă, comunicare eficientă, gândire analitică, abilități de negociere, gestionarea timpului, organizare, etică profesională, respectarea confidențialității, flexibilitate, perseverență, capacitate de învățare, gestionarea conflictelor, asumarea responsabilității, spirit de colaborare. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, fax, telefon, server de email, sistem de management al documentelor, aplicații de procesare a textului, software de foi de calcul, aplicații de videoconferință, software CRM, sistem de arhivare electronică, echipamente de copiere, internet de mare viteză, echipamente de scanare a documentelor, software de traducere asistată de calculator, aplicații de gestionare a proiectelor, dispozitive de stocare externă..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.