FIȘĂ DE POST CURIER DIPLOMATIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CURIER DIPLOMATIC

1.2. Cod C.O.R.:243214

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu ofițerii de securitate, personalul administrativ, șoferii, agenții de pază și superiorii ierarhici pentru asigurarea fluxului securizat al documentelor și respectarea protocoalelor. Externe: Colaborează cu personalul diplomatic, agenții de securitate externi, companii de transport, autoritățile de control (vamă, poliție) și alte instituții partenere pentru facilitarea livrărilor și rezolvarea situațiilor neprevăzute.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Curierul diplomatic are rolul esențial de a asigura transmiterea sigură și confidențială a corespondenței, a documentelor și a altor materiale importante între misiunile diplomatice și ministerul de externe, atât pe cale terestră, aeriană cât și navală. Responsabilitățile includ respectarea strictă a protocoalelor de securitate, gestionarea eficientă a timpului, cunoașterea procedurilor vamale și a regulilor de transport internațional, precum și asigurarea integrității și autenticității documentelor încredințate. Postul presupune deplasări frecvente și adaptabilitate la diverse situații.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor de corespondență diplomatică, asigurând confidențialitatea și integritatea acestora.
Transportul securizat al documentelor clasificate și a materialelor sensibile între misiunile diplomatice și sediul ministerului.
Aplicarea strictă a protocoalelor de securitate și a procedurilor de control al accesului la informații clasificate.
Verificarea autenticității documentelor primite și expediate, utilizând metode de identificare și sigilii specifice.
Gestionarea lanțului de custodie a documentelor, înregistrând fiecare etapă a transportului și a depozitării.
Utilizarea de sisteme de comunicații securizate pentru transmiterea de rapoarte și coordonarea transporturilor.
Cunoașterea și aplicarea regulamentelor vamale și a procedurilor de tranzit internațional.
Planificarea și optimizarea rutelor de transport, ținând cont de factori precum securitatea, timpul și costurile.
Utilizarea de vehicule și echipamente specializate pentru transportul securizat al documentelor.
Colaborarea cu agențiile de securitate și cu autoritățile vamale pentru asigurarea transportului în condiții optime.
Gestionarea situațiilor de urgență și a incidentelor care pot afecta transportul documentelor.
Redactarea de rapoarte detaliate privind transportul documentelor, inclusiv întârzieri, probleme de securitate sau alte evenimente neprevăzute.
Asigurarea conformității cu legislația națională și internațională privind protecția datelor și confidențialitatea informațiilor.
Menținerea unui registru precis al documentelor transportate, cu detalii privind destinatarul, data expedierii și data primirii.
Participarea la instruiri și exerciții de securitate pentru actualizarea cunoștințelor și abilităților.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea în domeniul economic sau administrativ.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în domeniul securității informațiilor, avantajos.
Cunoștințe solide de limba engleză (nivel minim B2), precum și de alte limbi străine (nivel minim B1), constituie un avantaj.
Permis de conducere categoria B, valabil, cu vechime minimă de 2 ani.
Certificat de absolvire a unui curs de măiestrie profesională în domeniul transportului rutier, dacă activitatea implică conducerea de vehicule.
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office, internet, e-mail).
Atestat de securitate, conform legislației în vigoare, pentru accesul la informații clasificate.
Certificat de competență în domeniul securității informațiilor, emis de o autoritate competentă, constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și internaționale privind securitatea informațiilor și protecția datelor.
Cunoștințe despre procedurile vamale și regulile de tranzit internațional.
Certificat de formare în domeniul primului ajutor, valabil.
Cunoștințe despre protocoalele diplomatice și regulile de etichetă diplomatică.
Cunoștințe despre sistemele de comunicații securizate și metodele de criptare a datelor.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul transportului securizat al bunurilor, avantajos.
Experiență anterioară în domeniul securității, transportului sau logisticii, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul securității informațiilor, preferabil în transportul securizat al bunurilor.
Experiență în gestionarea documentelor clasificate și a materialelor sensibile, cu respectarea strictă a protocoalelor de securitate.
Experiență în utilizarea de sisteme de comunicații securizate și a metodelor de criptare a datelor.
Experiență în planificarea și optimizarea rutelor de transport, ținând cont de factori precum securitatea, timpul și costurile.
Experiență în utilizarea de vehicule și echipamente specializate pentru transportul securizat al documentelor.
Experiență în colaborarea cu agențiile de securitate și cu autoritățile vamale.
Experiență în redactarea de rapoarte detaliate privind transportul documentelor, inclusiv întârzieri, probleme de securitate sau alte evenimente neprevăzute.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a incidentelor care pot afecta transportul documentelor.
Experiență în utilizarea de software specializat pentru urmărirea și gestionarea fluxurilor de corespondență diplomatică.
Experiență în aplicarea regulamentelor vamale și a procedurilor de tranzit internațional, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea echipamentelor de supraveghere și detectare a intruziunilor, dacă activitatea implică securitatea fizică a documentelor.
Experiență în coordonarea echipelor de transport și asigurarea respectării procedurilor de securitate, dacă activitatea implică gestionarea unei echipe.
Experiență în domeniul logisticii, cu accent pe transportul securizat, constituie un avantaj.
Experiență în domeniul relațiilor publice și al protocolului diplomatic, constituie un avantaj.
Experiență în domeniul securității cibernetice, cu accent pe protecția datelor, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS) și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de comunicare securizată (ex: criptare PGP, VPN).
Utilizarea de sisteme GPS pentru navigare și urmărire a rutelor de transport.
Operarea echipamentelor de comunicații radio și satelitare.
Utilizarea de software specializat pentru criptare și decriptare a datelor.
Cunoașterea și aplicarea protocoalelor de securitate cibernetică (ex: firewall, antivirus).
Utilizarea de sisteme de urmărire a fluxurilor de corespondență (ex: EDI, XML).
Cunoașterea și aplicarea standardelor de securitate a datelor (ex: GDPR, ISO 27001).
Utilizarea de software de gestionare a inventarului și a documentelor clasificate.
Operarea echipamentelor de scanare și imprimare de înaltă rezoluție.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de control acces (ex: carduri, biometrie).
Utilizarea de software pentru analiză de risc și evaluare a vulnerabilităților.
Cunoașterea și aplicarea tehnicilor de supraveghere video și de monitorizare a perimetrului.
Utilizarea de software pentru gestionarea incidentelor de securitate.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea de software pentru gestionarea identităților și a accesului (IAM).
Cunoașterea și aplicarea tehnicilor de prevenire a pierderii datelor (DLP).
Utilizarea de platforme de colaborare online securizate (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoașterea și aplicarea tehnicilor de recuperare a datelor de la dispozitivele de stocare.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, în limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi avantajoase).
Discreție și confidențialitate exemplară în gestionarea informațiilor sensibile.
Capacitate de adaptare rapidă la situații neprevăzute și la schimbări de proceduri.
Rezistență la stres și abilitatea de a menține calmul în situații dificile.
Orientare către detalii și atenție sporită la acuratețe.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor în mod autonom.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă multidisciplinară.
Abilități de negociere și diplomație în interacțiunile cu terțe părți.
Flexibilitate și disponibilitate pentru deplasări frecvente și program de lucru flexibil.
Abilități de planificare și organizare a resurselor și a activităților.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Etică profesională ridicată și respectarea strictă a regulamentelor.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de observare și analiză a situațiilor.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilități de leadership și capacitatea de a motiva o echipă (dacă este cazul).
Reziliență și capacitatea de a învăța din experiențe negative.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente transportate cu succes, respectând termenele limită, rata de livrare la timp, numărul de incidente de securitate raportate, numărul de audituri de securitate depășite cu succes, numărul de inspecții de rutină depășite cu succes, numărul de erori de manipulare a documentelor, costul total al transportului per document, numărul de întârzieri cauzate de factori externi, numărul de documente transportate cu respectarea protocoalelor de securitate, numărul de reclamații legate de serviciile de transport, numărul de documente pierdute sau deteriorate, costul recuperării documentelor pierdute, numărul de rapoarte de incident generate, timpul mediu de răspuns la incidente, numărul de deplasări efectuate, distanța totală parcursă, consumul de combustibil, costul total al combustibilului, numărul de ore suplimentare efectuate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a protocoalelor de securitate, acuratețea în manipularea și înregistrarea documentelor, discreție în gestionarea informațiilor confidențiale, profesionalism în interacțiunea cu terții, eficiența în gestionarea timpului și a resurselor, respectarea procedurilor de raportare a incidentelor, calitatea documentației generate, adaptabilitatea la schimbările de proceduri, conformitatea cu reglementările interne și externe, claritatea și concizia rapoartelor, capacitatea de a anticipa și preveni problemele, abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și calmă în situații de stres, gradul de cunoaștere a protocoalelor de comunicare, respectarea termenelor limită, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, calitatea interacțiunii cu personalul diplomatic, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, gradul de conformitate cu standardele de etică profesională.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor, atenție la detalii, rezistență la presiune, adaptabilitate, orientare către rezultate, colaborare, comunicare eficientă, etică profesională, gestionarea conflictelor, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, planificare și organizare, gestionarea timpului, respectarea termenelor limită, profesionalism, discreție, confidențialitate, rigoare, perseverență, gestionarea situațiilor de urgență, capacitatea de a învăța din experiență, gestionarea schimbărilor, capacitatea de a lucra independent, orientare către client (reprezentanții diplomatici).

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Vehicul de serviciu (autoturism, motocicletă), telefon mobil, radio stație, GPS, echipament de protecție (vestă reflectorizantă, cască), trusă de prim ajutor, rucsac securizat, saci termoizolați, dispozitive de siguranță (extinctor, triunghi reflectorizant), sistem de urmărire GPS, laptop/tabletă (pentru raportare și comunicare), documente de serviciu (instrucțiuni de deplasare, liste de verificare), echipament de comunicare (căști, microfoane), uniformă de serviciu, portofoliu de documente, lanterne..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.