FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR TARGURI SI EXPOZITII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ORGANIZATOR TARGURI SI EXPOZITII

1.2. Cod C.O.R.:243210

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de marketing, vânzări, logistică, financiar și tehnic pentru coordonarea activităților și asigurarea resurselor necesare. Necesită comunicare constantă cu echipa de proiect pentru alinierea obiectivelor și monitorizarea progresului. Externe: Colaborează cu expozanții, sponsorii, agențiile de PR, furnizorii de servicii (catering, securitate, transport), autoritățile locale și presa pentru a asigura buna desfășurare a evenimentului și promovarea acestuia.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Organizația de târguri și expoziții urmărește planificarea, coordonarea și realizarea de evenimente de profil, de amploare națională și internațională. Responsabilitățile includ gestionarea logistică a spațiilor, asigurarea promovării eficiente, atragerea expozanților și a vizitatorilor, precum și monitorizarea bugetului și a rezultatelor. Scopul principal este crearea unui cadru propice pentru networking, prezentarea de produse și servicii, și stimularea dezvoltării sectorului economic vizat, conform cu obiectivele strategice ale companiei."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea logistică a evenimentelor expoziționale, incluzând selecția locațiilor și negocierea contractelor.
Gestionarea fluxurilor de înscriere a expozanților și a vizitatorilor, respectând procedurile stabilite.
Elaborarea și implementarea strategiilor de promovare a evenimentelor, utilizând canale media diverse.
Coordonarea activităților de design și amenajare a spațiilor expoziționale, asigurând o prezentare optimă a produselor.
Gestionarea bugetului alocat evenimentelor, monitorizând cheltuielile și optimizând resursele.
Negocierea și contractarea serviciilor de catering, securitate, transport și alte facilități necesare.
Coordonarea echipei de instalatori, montatori și tehnicieni implicați în realizarea evenimentelor.
Gestionarea relațiilor cu sponsorii și partenerii, asigurând respectarea contractelor și maximizarea beneficiilor.
Monitorizarea și evaluarea performanței evenimentelor, identificând punctele forte și punctele slabe.
Elaborarea de rapoarte periodice privind stadiul evenimentelor și rezultatele obținute.
Gestionarea fluxului de informații către expozanți și vizitatori, prin intermediul platformelor online și offline.
Asigurarea respectării normelor de siguranță și securitate a muncii pe durata evenimentelor.
Coordonarea activităților de PR și relații publice, promovând imaginea pozitivă a evenimentelor.
Gestionarea reclamațiilor și a solicitărilor din partea expozanților și a vizitatorilor.
Participarea la identificarea de noi oportunități de business și la dezvoltarea de noi evenimente."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul managementului, marketing, economie sau profiluri similare.
Certificări în managementul evenimentelor (ex: Certified Meeting Professional – CMP) reprezintă un avantaj competitiv.
Cunoștințe avansate de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) și a platformelor de management al evenimentelor.
Cunoștințe de limbi străine (engleza – obligatoriu, alte limbi – constituie un avantaj).
Experiență în gestionarea proiectelor, preferabil în domeniul organizării de evenimente.
Cunoștințe despre legislația specifică domeniului evenimentelor (autorizații, contracte, taxe).
Cunoștințe despre tehnicile de negociere și de vânzare.
Cunoștințe despre tendințele actuale din industria evenimentelor și despre tehnologiile emergente.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale.
Abilități de planificare, organizare și coordonare.
Capacitate de a lucra în echipă și de a gestiona situații de stres.
Cunoștințe de bază despre tehnicile de marketing digital și de social media.
Certificare în managementul financiar constituie un avantaj.
Cunoștințe despre tehnicile de analiză a datelor și de raportare a rezultatelor."

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în organizarea de evenimente, preferabil în domeniul târgurilor și expozițiilor.
Experiență în gestionarea bugetelor de evenimente și în monitorizarea cheltuielilor.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii (catering, securitate, transport, etc.).
Experiență în atragerea și gestionarea expozanților și a vizitatorilor.
Experiență în utilizarea sistemelor CRM și a platformelor de management al evenimentelor.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de marketing pentru evenimente.
Experiență în gestionarea relațiilor cu sponsorii și partenerii.
Experiență în coordonarea echipelor de instalatori, montatori și tehnicieni.
Experiență în gestionarea fluxului de informații către expozanți și vizitatori.
Experiență în rezolvarea problemelor și în gestionarea situațiilor de criză.
Experiență în analiza datelor și în raportarea rezultatelor.
Experiență în utilizarea instrumentelor de social media pentru promovarea evenimentelor.
Experiență în coordonarea activităților de PR și relații publice.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și a solicitărilor din partea expozanților și a vizitatorilor.
Experiență în utilizarea eficientă a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Experiență în identificarea de noi oportunități de business și în dezvoltarea de noi evenimente."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare avansată a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) – preferabil Salesforce, HubSpot sau similare.
Cunoștințe solide de utilizare a platformelor de management al evenimentelor (Eventbrite, Cvent, etc.).
Utilizare eficientă a platformelor de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză web (Google Analytics).
Utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de design grafic (Adobe Photoshop, Illustrator – un avantaj).
Experiență cu platformele de e-mail marketing (Mailchimp, Constant Contact).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing și de înregistrare online.
Utilizare a instrumentelor de generare de rapoarte și de vizualizare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a bazei de date (SQL – un avantaj).
Experiență cu platformele de e-commerce (Shopify, WooCommerce – un avantaj).
Utilizare a sistemelor de gestionare a inventarului (un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a proiectelor (Asana, Trello).
Utilizare a instrumentelor de optimizare SEO (Search Engine Optimization).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și de recuperare a datelor.
Experiență cu platformele de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
Utilizare a software-ului de editare video (Premiere Pro, Final Cut Pro – un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de automatizare a marketingului.
Utilizare a instrumentelor de monitorizare a reputației online."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități excelente de negociere și persuasiune.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de criză.
Abilități de organizare și planificare riguroasă.
Gândire strategică și capacitate de a identifica oportunități.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Lucru în echipă și cooperare eficientă.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Inițiativă și proactivitate în identificarea soluțiilor.
Creativitate și capacitate de a genera idei inovatoare.
Gestionarea timpului și prioritizare eficientă a sarcinilor.
Abilități de prezentare și convingere în fața unui public.
Atitudine pozitivă și capacitate de a gestiona conflicte.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de networking și construire de relații profesionale.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților.
Responsabilitate și atenție la detalii în îndeplinirea sarcinilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de expozanți atrași, Valoarea totală a închirierilor de standuri, Numărul de vizitatori înregistrați, Gradul de satisfacție al expozanților (măsurat prin sondaje), Gradul de satisfacție al vizitatorilor (măsurat prin sondaje), Numărul de sponsorizări obținute și valoarea totală a sponsorizărilor, Venituri generate din publicitate și marketing, Numărul de parteneriate strategice încheiate, Costul total al evenimentului, Rentabilitatea investiției (ROI), Numărul de lead-uri generate pentru expozanți, Numărul de articole de presă și mențiuni media, Creșterea numărului de expozanți față de edițiile anterioare, Creșterea numărului de vizitatori față de edițiile anterioare, Valoarea medie a contractelor de închiriere de standuri, Numărul de evenimente secundare (conferințe, workshop-uri) organizate, Numărul de participanți la evenimentele secundare, Numărul de aplicații de sponsorizare primite, Rata de retenție a expozanților (procentul expozanților care revin la edițiile următoare).
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu expozanții, Eficiența gestionării relațiilor cu sponsorii, Nivelul de satisfacție al vizitatorilor față de experiența oferită, Profesionalismul echipei de organizare, Calitatea materialelor promoționale și de informare, Eficiența promovării evenimentului în mediul online și offline, Nivelul de implicare al partenerilor strategici, Calitatea logisticii și a infrastructurii evenimentului, Nivelul de inovare și creativitate în conceperea evenimentului, Gradul de respectare a bugetului alocat, Calitatea gestionării situațiilor de urgență, Profesionalismul relației cu presa și influențatori, Coerența identității vizuale a evenimentului, Nivelul de aliniere cu obiectivele strategice ale organizației, Eficiența în atragerea de noi expozanți relevanți, Calitatea programului de evenimente secundare, Gradul de acuratețe a informațiilor furnizate, Nivelul de feedback pozitiv din partea participanților, Profesionalismul în gestionarea reclamațiilor, Coerența în aplicarea procedurilor interne.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi oportunități de afaceri, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Orientare către client și abilitatea de a anticipa nevoile acestuia, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu colegii, Abilitatea de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și situații neprevăzute, Capacitatea de a motiva și inspira echipa, Abilitatea de a comunica eficient și convingător, Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive, Abilitatea de a rezolva probleme complexe și de a găsi soluții inovatoare, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate, Abilitatea de a genera idei creative și de a le transforma în acțiuni concrete, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a reprezenta organizația într-un mod profesionist și pozitiv, Abilitatea de a gestiona bugetul alocat și de a respecta limitele financiare, Abilitatea de a analiza date și de a trage concluzii relevante, Abilitatea de a se adapta la diferite culturi și medii de lucru.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Software de management al evenimentelor, Software de contabilitate, Software de CRM (Customer Relationship Management), Software de editare text și foi de calcul, Sistem de videoconferință, Telefon mobil, Scanner, Imprimantă multifuncțională, Aparat foto/video profesional, Microfon, Sisteme de sonorizare, Proiectoare, Ecrane de proiectie, Sisteme de iluminare, Software de design grafic, Software de management al rețelelor sociale, Tablete grafice, Sisteme de ticketing online, Sisteme de gestiune a standurilor, Sisteme de identificare vizuală (badge-uri, semnalizare), Echipamente de protecție personală (în funcție de eveniment)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.