FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR PROTOCOL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ORGANIZATOR PROTOCOL

1.2. Cod C.O.R.:243208

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de marketing, comunicare, financiar, resurse umane, logistică și securitate pentru asigurarea coerenței și eficienței operaționale. Coordonează activitățile cu personalul de suport tehnic și administrat. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii (catering, transport, securitate), agenții de publicitate, parteneri media, invitați, speakeri, reprezentanți ai instituțiilor publice și alte părți interesate pentru realizarea obiectivelor evenimentului.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Organizația caută un Organizator Protocol responsabil cu gestionarea și coordonarea activităților protocolare, asigurând buna desfășurare a evenimentelor oficiale. Persoana selectată va asigura primirea și îndrumarea oaspeților, va gestiona corespondența oficială, va pregăti agende și materiale necesare, va monitoriza respectarea protocoalelor și va colabora cu diverse departamente pentru a oferi suport logistic și administrativ. Se așteaptă o atenție deosebită la detalii, abilități excelente de comunicare și o prezentare impecabilă.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor de vizitatori și oaspeți, conform planurilor de primire stabilite.
Coordonarea logistică a evenimentelor oficiale, incluzând locații, catering și materiale.
Pregătirea și actualizarea listelor de prezență și a agendelor evenimentelor.
Asigurarea respectării protocoalelor diplomatice și administrative în relația cu partenerii.
Gestionarea corespondenței oficiale, inclusiv redactarea și distribuirea invitațiilor și confirmărilor.
Verificarea și actualizarea informațiilor despre oficiali și parteneri pentru a asigura o relaționare corectă.
Coordonarea cu departamentul de relații publice pentru promovarea evenimentelor.
Pregătirea de brief-uri și materiale informative pentru participanți.
Monitorizarea și raportarea cheltuielilor legate de activitățile protocolare.
Asigurarea respectării normelor de securitate și siguranță în timpul evenimentelor.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii (catering, transport, securitate).
Coordonarea echipei de personal auxiliar în timpul evenimentelor.
Verificarea și arhivarea documentelor protocolare.
Asigurarea unui flux informațional eficient între departamente și parteneri.
Gestionarea situațiilor neprevăzute și rezolvarea problemelor care pot apărea în timpul evenimentelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii superioare în domeniul relațiilor publice, comunicare, management sau științe administrative.
Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit) – obligatoriu.
Cunoștințe de limbi străine suplimentare (franceză, germană) – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de protocol și etichetă diplomatică – avantaj.
Cunoștințe solide de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al evenimentelor (EMS) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams) – avantaj.
Atestat de securitate și protecție a informațiilor – avantaj.
Cunoștințe de contabilitate de gestiune – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de management al proiectelor – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în gestionarea activităților protocolare și organizarea de evenimente oficiale.
Experiență în relația cu oficiali guvernamentali, diplomați și reprezentanți ai mediului de afaceri.
Experiență în coordonarea echipelor de personal auxiliar și a furnizorilor de servicii.
Experiență în redactarea și gestionarea corespondenței oficiale.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al evenimentelor (EMS).
Experiență în gestionarea bugetelor pentru activități protocolare.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și rezolvarea problemelor neprevăzute.
Experiență în utilizarea platformelor de videoconferință și gestionarea evenimentelor virtuale.
Experiență în realizarea de brief-uri și materiale informative pentru participanți.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de management al evenimentelor (EMS) – preferabil, un sistem specific utilizat de organizație.
Utilizare eficientă a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Webex).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare grafică (Adobe Photoshop, Illustrator) – avantaj.
Utilizare a software-ului de gestionare a bazelor de date (Microsoft Access, SQL) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (SAP, Oracle) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing și înregistrare a participanților.
Cunoștințe de operare a echipamentelor audio-video (microfoane, proiectoare, ecrane).
Utilizare a aplicațiilor de cartografiere și navigare (Google Maps, Waze).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de rezervare online (hoteluri, transport).
Utilizare a aplicațiilor de comunicare și colaborare online (Slack, Microsoft Planner).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimante, scanere, copiatoare).
Utilizare a software-ului de gestionare a documentelor (SharePoint, Google Drive).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media (LinkedIn, Facebook) – pentru promovarea evenimentelor.
Utilizare a aplicațiilor de analiză a datelor (Google Analytics) – pentru evaluarea eficienței evenimentelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de organizare și planificare.
Orientare către detalii și acuratețe.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și coordonare a echipelor.
Proactivitate și inițiativă.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire critică.
Discreție și profesionalism.
Etichetă și bune maniere.
Abilități de observare și atenție sporită.
Capacitate de a gestiona informații confidențiale.
Abilități de a se adapta la diverse culturi și contexte.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de evenimente organizate cu succes, Gradul de satisfacție al participanților la evenimente, Numărul de întârzieri sau anulări de evenimente, Respectarea bugetului alocat evenimentelor, Numărul de relații profesionale stabilite și menținute, Numărul de parteneri strategici atrași prin intermediul evenimentelor, Numărul de rapoarte generate și depuse la timp, Gradul de respectare a procedurilor interne, Numărul de reclamații sau solicitări de îmbunătățire primite, Numărul de evenimente care au generat vizibilitate pozitivă pentru organizație, Numărul de evenimente care au depășit obiectivele de participare, Numărul de parteneri media atrași, Numărul de articole/mențiuni media generate, Respectarea termenelor limită de livrare a materialelor promoționale, Gradul de utilizare eficientă a resurselor alocate, Numărul de evenimente care au contribuit la atingerea obiectivelor strategice ale organizației, Numărul de feedback-uri pozitive primite de la participanți și parteneri, Gradul de respectare a standardelor de calitate impuse, Numărul de evenimente care au generat lead-uri sau oportunități de afaceri, Numărul de erori sau omisiuni în planificarea și execuția evenimentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea etichetei și a protocoalelor oficiale, Calitatea comunicării cu participanții și partenerii, Profesionalismul în gestionarea situațiilor neprevăzute, Eficiența în rezolvarea problemelor apărute în timpul evenimentelor, Flexibilitatea în adaptarea la cerințele specifice ale evenimentelor, Capacitatea de a crea o atmosferă pozitivă și primitoare, Nivelul de atenție acordat detaliilor esențiale, Calitatea documentației și a rapoartelor generate, Gradul de inovare în abordarea organizării evenimentelor, Capacitatea de a construi și menține relații de încredere, Nivelul de implicare în promovarea evenimentelor, Calitatea prezentării evenimentelor către public, Respectarea confidențialității informațiilor, Profesionalismul în gestionarea resurselor umane implicate, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Capacitatea de a anticipa și preveni potențialele probleme, Calitatea coordonării cu furnizorii și prestatorii de servicii, Respectarea termenelor limită și a bugetelor alocate, Nivelul de satisfacție al echipei de lucru, Capacitatea de a reprezenta organizația într-un mod pozitiv.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea cu strictețe a procedurilor de securitate, Capacitatea de a lucra sub presiune și în condiții de stres, Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, Proactivitatea în identificarea și rezolvarea problemelor, Orientarea către rezultate și atingerea obiectivelor, Capacitatea de a lua decizii rapide și informate, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța continuu, Capacitatea de a lucra autonom și în echipă, Abilitatea de a comunica clar și concis, Capacitatea de a construi și menține relații profesionale, Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a demonstra inițiativă și creativitate, Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a evita erorile, Abilitatea de a demonstra etică profesională și integritate, Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și disponibilitate, Abilitatea de a se prezenta într-un mod profesional și reprezentativ, Abilitatea de a gestiona situații de urgență și de criză, Abilitatea de a demonstra reziliență și perseverență.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de gestionare a evenimentelor, Aplicații de videoconferință, Aplicații de comunicare instantanee, Scanner, Imprimantă, Telefoane (fix și mobil), Aparate foto/video, Microfoane, Sisteme de sonorizare, Proiectoare, Ecrane de proiectie, Software de editare foto/video, Software de prezentare, GPS, Dispozitive de stocare externă, Tablete, Laptopuri, Sisteme de ticketing online, Software CRM, Software de gestionare a bazei de date, Sisteme de monitorizare a rețelelor sociale, Aplicații de geolocalizare, Echipamente de comunicare radio (în anumite situații), Sisteme de iluminare portabile, Echipamente de protecție personală (în anumite situații), Generatoare de curent portabile (în anumite situații)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.