FIȘĂ DE POST PURTATOR DE CUVANT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:PURTATOR DE CUVANT

1.2. Cod C.O.R.:243206

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu echipa de management, departamentul de marketing, echipa de resurse umane, departamentul juridic și alte departamente relevante pentru a asigura coerența mesajelor și a strategiei de comunicare. Externe: Colaborează cu mass-media (ziariști, redactori, editori), agenții de publicitate și relații publice, influenceri, parteneri de afaceri și alte organizații relevante pentru a promova imaginea și mesajele organizației.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Purtătorul de cuvânt este responsabil pentru comunicarea eficientă și coerentă a mesajelor organizației către publicul larg, mass-media și alte părți interesate. Rolul său principal este de a reprezenta imaginea și valorile instituției, asigurând o relație de încredere cu audiența. Activitățile includ pregătirea de declarații de presă, răspunsul la întrebări din partea presei, organizarea de conferințe de presă și gestionarea crizelor de comunicare. Este esențială abilitatea de a articula clar și concis informații complexe, păstrând o atitudine profesională și diplomatică."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și diseminarea de comunicate de presă, declarații oficiale și alte materiale informative.
Gestionarea relațiilor cu mass-media, inclusiv cultivarea și menținerea unor legături solide cu jurnaliști.
Organizarea și coordonarea conferințelor de presă, interviurilor și a altor evenimente media.
Monitorizarea și analiza acoperirii media, identificarea tendințelor și a oportunităților de îmbunătățire a imaginii publice.
Gestionarea crizelor de comunicare, elaborarea și implementarea de strategii de răspuns adecvate.
Consilierea conducerii în materie de comunicare, oferind recomandări privind mesajele și abordările de comunicare.
Pregătirea discursurilor pentru reprezentanții organizației, adaptând mesajele la audiența specifică.
Coordonarea activităților de comunicare internă, asigurând fluxul de informații către angajați.
Gestionarea prezenței online a organizației, inclusiv actualizarea site-ului web și a rețelelor sociale.
Dezvoltarea și implementarea de campanii de comunicare, promovând valorile și obiectivele organizației.
Monitorizarea feedback-ului public și adaptarea strategiilor de comunicare în consecință.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura coerența mesajelor și a abordărilor de comunicare.
Redactarea de rapoarte privind activitățile de comunicare și evaluarea eficienței acestora.
Gestionarea bugetului alocat activităților de comunicare.
Asigurarea respectării standardelor de comunicare ale organizației.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Diplomă de studii superioare în domeniul Comunicare și Relații Publice.
Diplomă de studii superioare în domeniul Jurnalism.
Diplomă de studii superioare în domeniul Științelor Comunicării.
Certificare în managementul crizelor de comunicare.
Certificare în relații publice (ex: MPRIA).
Cursuri de specializare în scriere și editare de texte.
Cunoștințe avansate de limba română (scris și vorbit).
Cunoașterea limbajelor străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Cunoștințe solide de operare a programelor de editare text și grafică.
Experiență în utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de monitorizare media.
Cunoștințe despre legislația privind mass-media și drepturile de autor.
Cunoștințe despre tehnicile de cercetare a audienței și de analiză a datelor.
Cunoștințe despre principiile de funcționare ale instituțiilor publice și ale organizațiilor non-guvernamentale (în funcție de specificul postului).
Experiență în redactarea de comunicate de presă și alte materiale informative.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 3 ani în domeniul comunicării și relațiilor publice.
Experiență în gestionarea relațiilor cu mass-media, inclusiv cultivarea și menținerea unor legături solide cu jurnaliști.
Experiență în redactarea și distribuirea de comunicate de presă și alte materiale informative.
Experiență în organizarea și coordonarea conferințelor de presă și a altor evenimente media.
Experiență în gestionarea crizelor de comunicare, elaborarea și implementarea de strategii de răspuns adecvate.
Experiență în utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de monitorizare media.
Experiență în elaborarea și implementarea de campanii de comunicare.
Experiență în scrierea de discursuri și prezentări pentru reprezentanții organizației.
Experiență în monitorizarea și analiza acoperirii media.
Experiență în lucrul cu publicul larg și cu alte părți interesate.
Experiență în lucrul în medii multiculturale (în funcție de specificul postului).
Experiență în coordonarea unei echipe de comunicare (în funcție de specificul postului).
Experiență în gestionarea bugetelor de comunicare (în funcție de specificul postului).
Experiență în lucrul cu instituții publice sau organizații non-guvernamentale (în funcție de specificul postului).
Experiență în realizarea de studii de audiență și analize de piață (în funcție de specificul postului).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de operare a programelor de editare text (ex: Adobe InDesign, QuarkXPress).
Cunoștințe de operare a programelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator).
Cunoștințe de operare a platformelor de social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn).
Cunoștințe de operare a instrumentelor de monitorizare media (ex: Meltwater, Brandwatch).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a conținutului (CMS) (ex: WordPress, Drupal).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MySQL, SQL Server).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de creare a prezentărilor interactive (ex: Prezi).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de editare video (ex: Adobe Premiere Pro, Final Cut Pro).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de traducere asistată de calculator (CAT) (în cazul comunicării internaționale).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de optimizare pentru motoarele de căutare (SEO).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a infograficelor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de creare a animațiilor (în funcție de specificul postului).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a sentimentelor (în funcție de specificul postului).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a sondajelor online.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare orală și scrisă excelentă.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale.
Abilitatea de a lucra sub presiune și în situații de criză.
Capacitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Gândire strategică și capacitatea de a elabora planuri de comunicare.
Abilitatea de a adapta mesajele în funcție de publicul țintă.
Creativitate și inovație în găsirea de soluții de comunicare.
Capacitatea de a negocia și de a influența.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Capacitatea de a construi încredere și de a crea un climat pozitiv.
Abilitatea de a lucra cu persoane din diverse culturi și background-uri.
Capacitatea de a reprezenta organizația într-un mod profesionist și pozitiv.
Abilitatea de a gestiona feedback-ul și de a învăța din experiență.
Capacitatea de a fi un ambasador al organizației și de a promova valorile sale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comunicate de presă distribuite, număr de apariții media pozitive, valoarea media a acoperirii media, număr de vizitatori pe site-ul organizației, număr de urmăritori pe platformele de social media, rata de engagement pe platformele de social media, număr de cereri de informații gestionate, număr de evenimente organizate/participate, număr de interviuri acordate, număr de articole/bloguri publicate, număr de contacte media stabilite, număr de proiecte de comunicare finalizate la timp și în buget, scorul de satisfacție al stakeholderilor, creșterea notorietății organizației (măsurată prin sondaje), creșterea traficului organic pe site, creșterea numărului de lead-uri generate prin comunicare, impactul comunicării asupra imaginii organizației (măsurat prin sondaje), număr de reclamații/comentarii negative gestionate, număr de crize de imagine gestionate cu succes, număr de colaborări media realizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Claritatea și concizia mesajelor transmise, acuratețea informațiilor furnizate, respectarea identității vizuale și a tonului de voce al organizației, creativitatea și originalitatea abordărilor de comunicare, adaptabilitatea mesajelor la diferite canale și platforme, coerența mesajelor în timp, profesionalismul în interacțiunile cu mass-media și stakeholderii, respectarea termenelor limită, capacitatea de a gestiona eficient situațiile de criză, calitatea relațiilor construite cu mass-media și stakeholderii, gradul de satisfacție al stakeholderilor față de comunicare, respectarea politicilor de comunicare ale organizației, capacitatea de a anticipa și răspunde la nevoile de comunicare, calitatea materialelor promoționale și informative, impactul comunicării asupra percepției publice, gradul de înțelegere a mesajelor de către publicul țintă, eficiența comunicării în atingerea obiectivelor stabilite, respectarea confidențialității informațiilor, calitatea prezentărilor și a discursurilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de comunicare, proactivitate în gestionarea relațiilor cu mass-media, capacitate de a lucra sub presiune și în situații de criză, abilitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, flexibilitate în adaptarea la schimbări și la noi tehnologii, orientare către rezultate și către atingerea obiectivelor stabilite, capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă, abilitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor, atenție la detalii și acuratețe în redactare, respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a construi încredere și de a crea un climat pozitiv, abilitatea de a reprezenta organizația într-un mod profesionist și pozitiv, responsabilitate în asumarea sarcinilor și în respectarea termenelor limită, capacitatea de a gestiona feedback-ul și de a învăța din experiență, inițiativă în propunerea de îmbunătățiri ale proceselor de comunicare, adaptabilitate la diferite stiluri de comunicare ale stakeholderilor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator desktop/laptop, smartphone, software de procesare text (Microsoft Word, Google Docs), software de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides), software de editare imagine (Adobe Photoshop, GIMP), software de editare video (Adobe Premiere Pro, DaVinci Resolve), software de gestionare a relațiilor cu mass-media (Cision, Meltwater), platforme de social media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram), platforme de comunicare internă (Microsoft Teams, Slack), software de analiză web (Google Analytics), microfon, căști, cameră foto/video, imprimantă, scanner, echipamente de streaming (pentru conferințe online)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.