FIȘĂ DE POST SPECIALIST PROTOCOL SI CEREMONIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST PROTOCOL SI CEREMONIAL

1.2. Cod C.O.R.:243204

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de comunicare, relații publice, administrație, securitate, logistică și management pentru coordonarea evenimentelor și asigurarea conformității cu procedurile interne. Asigură legătura cu personalul de conducere și cu alte echipe implicate în organizarea protocolului.
Externe: Colaborează cu agenții de protocol, furnizori de servicii (catering, transport, securitate), personalități invitate, ambasade, consulate, reprezentanți ai mass-media și alte organizații partenere pentru gestionarea relațiilor și coordonarea activităților.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul protocol și ceremonial asigură organizarea și desfășurarea impecabilă a evenimentelor oficiale, conferințelor, recepțiilor și vizitelor, respectând cu strictețe eticheta și procedurile stabilite. Responsabilitățile includ coordonarea logistică, gestionarea invitațiilor, asigurarea corespondenței oficiale, pregătirea materialelor necesare și consilierea participanților cu privire la protocoalele aplicabile. Scopul principal este de a reprezenta instituția cu profesionalism, contribuind la crearea unei imagini pozitive și la facilitarea relațiilor interpersonale în context oficial."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și implementarea procedurilor de protocol diplomatic și oficial
Gestionarea fluxurilor de invitații, confirmări de participare și liste de prezență
Redactarea și diseminarea corespondenței oficiale, inclusiv scrisori, telegrame și note verbale
Coordonarea logisticii evenimentelor, incluzând aranjamentele de transport, cazare și catering
Pregătirea sălilor de recepție și conferințe, asigurând conformitatea cu standardele de protocol
Asigurarea decorului și a aranjamentelor florale în concordanță cu tema și importanța evenimentului
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii (catering, securitate, transport)
Consilierea participanților cu privire la eticheta și protocolul aplicabil
Pregătirea materialelor informative pentru participanți (programe, biografii, prezentări)
Gestionarea fluxului de informații către mass-media, în coordonare cu departamentul de comunicare
Asigurarea securității și a ordinii în timpul evenimentelor, în colaborare cu serviciile de pază
Coordonarea cu personalul diplomatic și consular străin
Verificarea și actualizarea constantă a procedurilor de protocol și ceremonial
Gestionarea arhivei de documente de protocol și ceremonial
Monitorizarea și evaluarea eficienței evenimentelor desfășurate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare, preferabil în domeniul Relațiilor Internaționale, Științe Politice, Comunicare și Media sau științe umaniste.
Cunoștințe solide de etichetă diplomatică și protocol oficial, conform cu normele internaționale.
Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit), precum și cunoașterea altor limbi străine (avantaj).
Certificare în domeniul protocolului și ceremonialului (avantaj).
Cunoștințe de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a evenimentelor (avantaj).
Cunoștințe de drept internațional și relații diplomatice (avantaj).
Cunoștințe de tehnică a negocierii și a comunicării interculturale (avantaj).
Abilități de redactare a documentelor oficiale și de prezentare a informațiilor.
Abilități de organizare, planificare și gestionare a timpului.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Experiență în organizarea și desfășurarea evenimentelor oficiale (avantaj).
Cunoștințe de operare a bazelor de date și a sistemelor de arhivare electronică (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în organizarea și desfășurarea evenimentelor oficiale, conferințe, recepții și vizite.
Experiență în gestionarea fluxurilor de invitații, confirmări de participare și liste de prezență.
Experiență în redactarea și diseminarea corespondenței oficiale, inclusiv scrisori, telegrame și note verbale.
Experiență în coordonarea logisticii evenimentelor, incluzând aranjamentele de transport, cazare și catering.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii (catering, securitate, transport).
Experiență în consilierea participanților cu privire la eticheta și protocolul aplicabil.
Experiență în pregătirea materialelor informative pentru participanți (programe, biografii, prezentări).
Experiență în gestionarea fluxului de informații către mass-media, în coordonare cu departamentul de comunicare.
Experiență în lucrul cu personal diplomatic și consular străin.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestionare a evenimentelor și a bazelor de date.
Experiență în redactarea de rapoarte și prezentări privind activitățile desfășurate.
Experiență în gestionarea arhivei de documente de protocol și ceremonial.
Experiență în monitorizarea și evaluarea eficienței evenimentelor desfășurate.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de securitate și protecție a persoanelor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea avansată a aplicațiilor de procesare a textului pentru redactarea documentelor oficiale.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de gestionare a evenimentelor (EMS).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de videoconferință și teleprezență (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Cunoștințe de operare a bazelor de date pentru gestionarea informațiilor despre invitați și participanți.
Utilizarea aplicațiilor de grafică pentru crearea de materiale promoționale și invitații.
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică și gestionare a documentelor.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință pentru organizarea de evenimente virtuale.
Cunoștințe de operare a sistemelor de sonorizare și microfonie pentru evenimente.
Utilizarea aplicațiilor de editare foto-video pentru crearea de prezentări și materiale promoționale.
Cunoștințe de operare a sistemelor de control al iluminatului pentru evenimente.
Utilizarea aplicațiilor de cartografiere și geolocație pentru planificarea logisticii evenimentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de traducere automată și interpretare simultană (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a rețelelor sociale pentru promovarea evenimentelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing și înregistrare online (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de analiză a datelor pentru evaluarea eficienței evenimentelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor evenimentelor (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor pentru planificarea și coordonarea activităților (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de imprimare de înaltă rezoluție pentru materiale promoționale (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de design web pentru crearea de site-uri web pentru evenimente (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, în limba română.
Capacitate dovedită de a gestiona eficient relațiile interpersonale, atât cu personalul intern, cât și cu personalitățile externe.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Capacitate de a organiza și prioritiza multiple sarcini simultan.
Discreție și profesionalism în gestionarea informațiilor confidențiale.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări neprevăzute.
Abilități de negociere și persuasiune pentru a obține rezultatele dorite.
Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente în situații de criză.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Orientare către detalii și atenție sporită la acuratețe.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de leadership și motivare a echipei.
Gestionarea eficientă a conflictelor și abilități de mediere.
Abilitatea de a construi și menține relații de încredere.
Capacitate de a reprezenta organizația într-un mod pozitiv și profesionist.
Abilități de observare și atenție la detalii pentru a identifica potențiale probleme.
Capacitate de a anticipa nevoile și așteptările invitaților și participanților.
Abilități de a gestiona așteptările și de a oferi servicii de cea mai înaltă calitate.
Capacitate de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile celorlalți.
Abilități de a lucra cu personalități diverse și de a adapta stilul de comunicare în funcție de context.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de evenimente organizate cu succes, respectarea bugetului alocat, gradul de satisfacție al participanților, numărul de invitați confirmați, timpul de răspuns la solicitări, numărul de erori/probleme întâmpinate în timpul evenimentelor, numărul de reclamații/sesizări primite, respectarea procedurilor de protocol, numărul de parteneriate stabilite, numărul de acoperiri media obținute, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de rapoarte generate la timp, eficiența gestionării resurselor, reducerea costurilor operaționale, numărul de evenimente cu feedback pozitiv, gradul de fidelizare a participanților, numărul de evenimente cu impact pozitiv asupra imaginii organizației, gradul de respectare a standardelor de securitate, numărul de evenimente realizate cu personal minim, eficiența utilizării platformelor de gestionare a evenimentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea riguroasă a etichetei și protocolului diplomatic, profesionalismul în interacțiunile cu personalitățile externe, acuratețea și completitudinea documentelor de protocol, coerența și claritatea comunicării, gradul de satisfacție al participanților față de calitatea serviciilor, respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a gestiona situații de criză cu calm și eficiență, respectarea standardelor de securitate, adaptabilitatea la cerințele specifice ale fiecărui eveniment, calitatea organizării logistice, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor de protocol, capacitatea de a reprezenta organizația într-un mod pozitiv și profesionist, calitatea relațiilor interpersonale, coerența în aplicarea procedurilor, eficiența în rezolvarea problemelor, gradul de respect pentru diversitate și incluziune, capacitatea de a lucra în echipă, calitatea rapoartelor și prezentărilor, gradul de atenție la detalii, capacitatea de a anticipa nevoile și de a oferi soluții inovatoare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de securitate, gestionarea eficientă a timpului, inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, adaptabilitate la schimbări neprevăzute, comunicare clară și concisă, colaborare eficientă în echipă, atenție sporită la detalii, gestionarea eficientă a conflictelor, rezolvarea problemelor cu calm și obiectivitate, gestionarea situațiilor de criză cu profesionalism, respectarea confidențialității informațiilor, inițiativă în îmbunătățirea proceselor, adaptabilitate la diverse personalități, gestionarea eficientă a stresului, orientare către rezultate, etică profesională, flexibilitate în program, capacitate de a lucra sub presiune, perseverență în atingerea obiectivelor, responsabilitate în asumarea sarcinilor, capacitate de a lua decizii, inițiativă în identificarea oportunităților, capacitate de a influența și convinge, profesionalism în interacțiunile cu personalitățile externe.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, software de gestionare a evenimentelor, software de procesare a textului, software de creare de prezentări, software de baze de date, sistem de videoconferință, sistem de sonorizare, microfon, proiector, ecran de proiectie, echipamente de sonorizare portabile, aparate foto/video, echipamente de traducere simultană, echipamente de interpretare, materiale promoționale, formulare de protocol, agende, carnete de vizită, etichete de identificare, badge-uri, insigne, uniformă de serviciu (dacă este cazul), trusă de prim ajutor, echipament de protecție personală (în funcție de eveniment)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.