FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR DE FORMARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR DE FORMARE

1.2. Cod C.O.R.:242407

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele HR, IT, Marketing, Vânzări și Management pentru a alinia programele de formare cu obiectivele organizaționale și nevoile angajaților. Coordonează cu formatorii interni și externi. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de formare, consultanți, institute de cercetare și parteneri strategici pentru a identifica cele mai bune practici și resurse disponibile. Asigură respectarea contractelor și standardelor de calitate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Administratorul de formare este responsabil pentru gestionarea eficientă a programelor de pregătire profesională, asigurând respectarea standardelor de calitate și a calendarului stabilit. Sarcinile includ organizarea logistică a cursurilor, coordonarea formatorilor, monitorizarea progresului participanților și evaluarea rezultatelor. De asemenea, administratorul va ține legătura cu părțile interesate, va gestiona documentația necesară și va contribui la îmbunătățirea continuă a procesului de formare, în scopul dezvoltării competențelor profesionale ale participanților și al atingerii obiectivelor organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de lucru al programelor de formare, de la concepere la evaluare.
Coordonarea și supervizarea formatorilor, asigurând respectarea metodologiilor didactice aprobate.
Planificarea și organizarea logistică a cursurilor și seminariilor (spații, materiale, echipamente).
Monitorizarea participării și a progresului cursanților, utilizând sisteme de raportare și indicatori de performanță.
Actualizarea și gestionarea bazei de date cu informații despre cursanți, formatori și programe de formare.
Verificarea și actualizarea materialelor de curs, conform cerințelor legislative și metodologice.
Asigurarea respectării politicilor interne și a reglementărilor legale în domeniul formării profesionale.
Gestionarea bugetului alocat programelor de formare, monitorizând cheltuielile și optimizând resursele.
Raportarea către managementul organizației privind stadiul programelor de formare și indicatorii de performanță.
Colaborarea cu departamentele interne (HR, IT, Financiar) pentru a asigura suportul necesar desfășurării programelor.
Gestionarea documentelor specifice formării (certificate, diplome, fișe de evaluare).
Implementarea și monitorizarea sistemelor de evaluare a eficienței programelor de formare (ex: chestionare, focus grupuri).
Asigurarea conformității cu standardele de acreditare și certificare a furnizorilor de formare profesională.
Participarea la identificarea nevoilor de formare ale angajaților și la dezvoltarea de noi programe de pregătire.
Gestionarea platformei de e-learning (dacă este cazul), inclusiv încărcarea de conținut și monitorizarea activității utilizatorilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii superioare în domeniul resurselor umane, management sau educație.
Certificare în managementul formării profesionale, conform standardelor naționale sau europene (ex: ECDL Advanced, PMI).
Cunoștințe solide de metodologie didactică și tehnici de evaluare a competențelor.
Cunoștințe aprofundate a legislației în domeniul formării profesionale (O.G. nr. 129/2000, S.N.C. nr. 5/2023).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al învățării (LMS) – ex: Moodle, Canvas, Blackboard.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de raportare și analiză a datelor (ex: Google Analytics, Tableau).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel minim B2) – reprezintă un avantaj.
Certificare în managementul proiectelor (ex: PRINCE2, PMP) – reprezintă un avantaj.
Experiență în elaborarea de materiale de curs și suport de formare – reprezintă un avantaj.
Atestat de formator/trainer – reprezintă un avantaj.
Cunoștințe despre standardele ISO în domeniul managementului calității (ex: ISO 9001) – reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani experiență în gestionarea programelor de formare profesională.
Experiență în coordonarea echipelor de formatori și evaluatori.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al învățării (LMS) și platforme de e-learning.
Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri de formare.
Experiență în monitorizarea și raportarea indicatorilor de performanță a programelor de formare.
Experiență în gestionarea bugetului alocat programelor de formare și optimizarea resurselor.
Experiență în realizarea de evaluări de nevoi de formare și identificarea lacunelor de competențe.
Experiență în colaborarea cu furnizori externi de formare și managementul contractelor.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate pentru programe noi de formare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor pentru a îmbunătăți eficiența programelor de formare.
Experiență în gestionarea documentelor specifice formării (certificate, diplome, fișe de evaluare).
Experiență în respectarea legislației în vigoare privind formarea profesională și a standardelor de acreditare.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a problemelor legate de logistică în cadrul programelor de formare.
Experiență în realizarea de prezentări și rapoarte pentru managementul organizației privind stadiul programelor de formare.
Experiență în implementarea de sisteme de evaluare a satisfacției cursanților și a formatorilor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al învățării (LMS) – ex: Moodle, Canvas, Blackboard.
Cunoștințe solide de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea competentă a platformelor de e-learning și a instrumentelor de creare a conținutului educațional (ex: Articulate Storyline, Adobe Captivate).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor și de generare a rapoartelor (ex: Google Analytics, Tableau, Power BI).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a prezentărilor multimedia (ex: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator).
Utilizarea competentă a platformelor de comunicare internă (ex: Slack, Microsoft SharePoint).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de editare a documentelor și a materialelor de formare (ex: Adobe Acrobat).
Utilizarea eficientă a bazelor de date și a instrumentelor de gestionare a informațiilor (ex: Microsoft Access).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (ex: Robotic Process Automation – RPA).
Utilizarea competentă a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a drepturilor de autor și a licențelor software.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online și de partajare a fișierelor (ex: Google Drive, Dropbox).
Utilizarea competentă a instrumentelor de diagnosticare și depanare a problemelor tehnice.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de virtualizare și de acces de la distanță.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a configurației hardware și software.
Utilizarea competentă a instrumentelor de backup și recuperare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor.
Orientare către rezultate și focus pe obiective.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Lucru în echipă și colaborare cu diverse departamente.
Abilități de relaționare interpersonale și construire a relațiilor.
Gestionarea situațiilor de conflict și găsirea de soluții constructive.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Atitudine proactivă și inițiativă în identificarea oportunităților.
Abilități de delegare și responsabilizare a membrilor echipei.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a încuraja dezvoltarea profesională.
Atitudine pozitivă și entuziasm în abordarea activităților.
Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
Gestionarea eficientă a stresului și a emoțiilor.
Capacitate de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitatea pentru acestea.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de programe de formare gestionate, procent de satisfacție a cursanților, rata de finalizare a programelor, costul mediu pe cursant, număr de formatori coordonați, gradul de utilizare a platformei LMS, număr de rapoarte generate și distribuite, număr de parteneriate dezvoltate, rata de retenție a cursanților, număr de reclamații primite și rezolvate, procent de respectare a bugetului alocat, număr de cursuri noi introduse, număr de formatori instruiți, gradul de aliniere a programelor cu cerințele pieței, număr de audituri de formare efectuate, număr de îmbunătățiri implementate pe baza feedback-ului, număr de certificări obținute de cursanți, număr de evenimente de networking organizate, număr de studii de impact ale programelor de formare.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea conținutului educațional, relevanța programelor de formare, eficiența metodelor de instruire, gradul de satisfacție al formatorilor, alinierea cu standardele de calitate, feedback-ul cursanților, adaptabilitatea la nevoile individuale, accesibilitatea programelor, claritatea materialelor, inovarea abordărilor, gradul de implicare a cursanților, coerența programelor, profesionalismul echipei, respectarea termenelor, gestionarea resurselor, capacitatea de a răspunde la feedback, gradul de satisfacție al managementului, calitatea rapoartelor, eficiența comunicării, respectarea politicilor interne, impactul asupra performanței organizaționale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de organizare, abilități de comunicare, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, lucrul în echipă, negociere, persuasiune, leadership, gestionarea conflictelor, gestionarea stresului, flexibilitate, gândire strategică, capacitate de delegare, gestionarea schimbărilor, respectarea termenelor limită, asumarea responsabilității, etică profesională, obiectivitate, empatie, perseverență, capacitate de a învăța, orientare către client.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, fax, telefon, sistem de videoconferință, proiector, ecran de proiectie, platformă LMS (Learning Management System), software de management al programelor de formare, software de editare a documentelor, software de prezentare, software de comunicare online, echipamente de audioconferință, software de analiză a datelor, server de stocare a datelor, echipamente de protecție a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.