FIȘĂ DE POST INSPECTOR DE STARE CIVILA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:INSPECTOR DE STARE CIVILA

1.2. Cod C.O.R.:242226

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu ofițerii de stare civilă, registratorii de acte, personalul administrativ, serviciul de evidență a persoanelor, serviciul juridic, pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu notarul public, poliția, instanțele de judecată, serviciile de stare civilă din alte localități, alte instituții publice, pentru verificări, completări de informații și executare a hotărârilor judecătorești.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Inspectorul de stare civilă asigură buna funcționare a serviciului de stare civilă, în conformitate cu legislația în vigoare. Responsabilitățile sale includ înregistrarea actelor de naștere, căsătorie, divorț și deces, eliberarea de certificate și extrase de stare civilă, precum și efectuarea de oficii stărilor civile. Inspectorul de stare civilă asigură legalitatea și corectitudinea operațiunilor, oferind informații și consiliere persoanelor care solicită servicii din partea instituției, contribuind la menținerea unui registru precis și actualizat al stărilor civile.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmire și verificarea legalității actelor de stare civilă, conform prevederilor Legii nr. 118/2015 privind starea civilă.
Înregistrarea actelor de naștere, căsătorie, divorț și deces în registrele de stare civilă.
Verificarea documentelor prezentate de solicitanți pentru înregistrarea actelor de stare civilă, inclusiv a actelor de identitate, căsătorie anterioară, certificate medicale.
Efectuarea de oficii de stare civilă, inclusiv starea civilă în străinătate, conform cerințelor legale.
Eliberarea de certificate, extrase și duplicate de acte de stare civilă, respectând termenele legale.
Gestionarea și arhivarea documentelor de stare civilă, asigurând confidențialitatea și securitatea informațiilor.
Verificarea și actualizarea datelor din registrele de stare civilă, conform solicitărilor și modificărilor legale.
Asigurarea completitudinii și corectitudinii informațiilor înscrise în registrele de stare civilă.
Aplicarea sancțiunilor contravenționale pentru încălcarea prevederilor Legii nr. 118/2015.
Colaborarea cu alte instituții publice pentru schimbul de informații și respectarea prevederilor legale.
Răspunde de legalitatea și autenticitatea căsătoriilor încheiate în circumscripția de stare civilă.
Efectuează verificări prealabile în vederea încheierii căsătoriilor, inclusiv verificarea existenței impedimentelor.
Întocmește și semnează procese-verbale de stare civilă.
Oferă informații și consiliere juridică de specialitate solicitanților de servicii de stare civilă.
Participă la acțiuni de informare și sensibilizare a publicului cu privire la drepturile și obligațiile în materie de stare civilă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu diplomă de licență, în științe juridice sau științe administrative.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională, organizat de serviciul public de stare civilă din cadrul Ministerului Justiției.
Atestat de suficiență profesional, eliberat de Ministerul Justiției, după promovarea examenului național.
Cunoștințe solide de legislație națională și europeană în domeniul stării civile, inclusiv Legea nr. 118/2015.
Cunoștințe privind procedurile administrative și de lucru specifice serviciului de stare civilă.
Abilități de utilizare a sistemelor informatice de gestionare a datelor de stare civilă.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv a aplicațiilor Microsoft Office.
Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel superior.
Capacitate de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
Abilități de relaționare interumană și de gestionare a situațiilor conflictuale.
Capacitate de a respecta confidențialitatea informațiilor.
Aptitudini de organizare și planificare a activității.
Responsabilitate și integritate profesională.
Disponibilitate de a lucra în program normal, dar și în regim de urgență, în anumite situații.

5.2. Experiență Profesională:

Experiența profesională în domeniul juridic sau administrativ este considerată un avantaj.
Experiența în activități de lucru cu publicul, în domeniul serviciilor publice, este un atuu.
Cunoștințe despre procedurile de înregistrare a actelor de stare civilă, dobândite prin experiență practică, sunt valoroase.
Experiența în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a datelor de stare civilă constituie un avantaj.
Cunoașterea procedurilor de lucru specifice serviciului de stare civilă, dobândită prin experiență, este apreciată.
Experiența în redactarea de documente oficiale și procese-verbale este un plus.
Cunoștințe despre legislația privind protecția datelor cu caracter personal, dobândite prin experiență, sunt relevante.
Experiența în activități de consiliere juridică, chiar și în afara domeniului stării civile, este considerată un avantaj.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a coordona activități, dezvoltată prin experiență profesională, este apreciată.
Cunoștințe despre procedurile de soluționare a reclamațiilor și contestațiilor, dobândite prin experiență, sunt relevante.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor informatice de gestionare a datelor de stare civilă, specifice serviciului public.
Utilizarea eficientă a programelor de scanare și arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Utilizarea aplicațiilor web pentru accesarea și actualizarea informațiilor din registrele de stare civilă.
Cunoștințe de bază despre securitatea informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.
Utilizarea aplicațiilor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe despre funcționarea bazelor de date și a interogărilor simple.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online pentru verificarea informațiilor.
Cunoștințe despre funcționarea rețelelor de calculatoare și a internetului.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și decriptare a datelor, dacă este cazul.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a timpului și a sarcinilor.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de autentificare și autorizare a accesului la date.
Utilizarea aplicațiilor de generare a rapoartelor și a statisticilor.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de management al documentelor electronice.
Utilizarea aplicațiilor de creare a formularelor și a cererilor online.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de management al identității și accesului.
Utilizarea aplicațiilor de colaborare online și de partajare a documentelor.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de management al proceselor de afaceri.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a comunica eficient, atât oral, cât și în scris.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile cetățenilor.
Empatie și abilitatea de a gestiona situații emoționale delicate.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte instituții.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii corecte.
Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile, respectând termenele limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale.
Orientare către client și dorința de a oferi servicii de calitate.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile.
Integritate și respectarea principiilor etice și legale.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a observa și de a analiza informații relevante.
Capacitatea de a se concentra și de a evita distragerile.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor disponibile.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii.
Gestionarea eficientă a stresului și a emoțiilor negative.
Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de acte de stare civilă înregistrate corect și la timp, procentul de solicitări de stare civilă soluționate în termen legal, numărul de erori/omisiuni în registrele de stare civilă, numărul de reclamații/sesizări primite de la cetățeni, numărul de controale/audite trecute cu succes, numărul de formulare completate corect de către solicitanți, timpul mediu de procesare a unei solicitări de stare civilă, procentul de solicitări de stare civilă procesate electronic, numărul de evenimente de formare profesională participate, numărul de îmbunătățiri aduse proceselor de lucru, numărul de documente de stare civilă eliberate conform cerințelor, numărul de corespondențe oficiale trimise și primite, numărul de întâlniri/conferințe la care s-a participat, numărul de colaborări cu alte instituții publice, numărul de articole/ghiduri informative elaborate, numărul de soluții inovatoare implementate, numărul de indicatori de performanță îmbunătățiți, numărul de procese verbale întocmite corect, numărul de registre de stare civilă actualizate la zi, numărul de răspunsuri oferite la solicitări de informații.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a prevederilor legale privind starea civilă, corectitudinea și acuratețea datelor înregistrate, gradul de satisfacție al cetățenilor, calitatea documentelor de stare civilă eliberate, respectarea termenelor de răspuns la solicitările cetățenilor, gradul de cunoaștere a legislației privind starea civilă, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, modul de gestionare a situațiilor conflictuale, calitatea corespondenței oficiale, eficiența colaborării cu alte instituții, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru, respectarea procedurilor interne, capacitatea de a identifica și raporta problemele întâmpinate, abilitatea de a oferi informații corecte și complete, modul de gestionare a situațiilor de urgență, calitatea raportărilor statistice, respectarea confidențialității datelor, capacitatea de a se adapta la schimbări legislative, gradul de inițiativă în identificarea soluțiilor, calitatea documentării activității, respectarea standardelor de etică profesională, capacitatea de a lucra în echipă.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, responsabilitate, atenție la detalii, capacitate de concentrare, perseverență, obiectivitate, integritate, empatie, diplomație, flexibilitate, adaptabilitate, reziliență, comunicare eficientă, gestionarea timpului, organizare, colaborare, orientare către client, gândire analitică, rezolvarea problemelor, gestionarea stresului, luarea deciziilor, capacitate de învățare, etica profesională, respectarea confidențialității, orientare spre rezultate, abilitatea de a lucra independent, capacitatea de a primi feedback, abilitatea de a gestiona conflicte, abilitatea de a prioritiza sarcinile, capacitatea de a anticipa probleme.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, arhivator, telemecanografie, echipamente de arhivare, software de gestiune a stării civile, sistem de operare, aplicații office, echipamente de protecție (măști, dezinfectanți), instrumente de arhivare (clasori, etichete), instrumente de identificare (lămpi UV, lupe), sistem de autentificare a documentelor, dispozitive de stocare a datelor (hard disk, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.