FIȘĂ DE POST CONSILIER DE STARE CIVILA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CONSILIER DE STARE CIVILA

1.2. Cod C.O.R.:242225

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari publici din cadrul serviciului stare civilă, cu personalul administrativ, cu registratorul electoral și cu alte unități ale instituției pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu notarul public, cu poliția, cu alte instituții publice, cu ofițerul de stare civilă din localitatea de domiciliu/reședință și cu serviciile de arhivă pentru verificarea informațiilor și respectarea obligațiilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Consilierul de stare civilă asigură buna funcționare a serviciului de stare civilă, îndeplinind sarcini privind înregistrarea actelor de naștere, căsătorie, divorț și deces, precum și cele legate de transcrierea și autentificarea documentelor. El/Ea oferă informații și îndrumare juridică cetățenilor, verifică documentele și asigură legalitatea procedurilor. De asemenea, răspunde de gestionarea registrului de stare civilă și de respectarea termenelor legale în îndeplinirea obligațiilor, contribuind la buna organizare și funcționarea serviciului."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea actelor de naștere, cu verificarea condițiilor legale pentru înregistrare și completarea formularelor.
Înregistrarea căsătoriilor, inclusiv verificarea consimțământului, existența impedimentelor și întocmirea căsătoriilor religioase.
Înregistrarea divorțurilor, cu verificarea cererilor și a documentelor justificative.
Înregistrarea deceselor, cu verificarea certificatului medical constatator al decesului și a actelor de identitate.
Gestionarea și actualizarea registrului de stare civilă, inclusiv introducerea datelor în sistemul informatic.
Eliberarea de certificate de naștere, căsătorie, divorț și deces, conform cererilor.
Transcrierea hotărârilor judecătorești privind schimbarea numelui, stabilirea filiației și alte modificări ale actelor de stare civilă.
Autentificarea copiilor de pe actele de stare civilă, respectând prevederile legale.
Gestionarea arhivei serviciului de stare civilă, asigurând păstrarea și accesul la documente.
Răspunsul la solicitările de informații din partea cetățenilor și a altor instituții.
Verificarea legalității cererilor și a documentelor depuse, identificarea eventualelor inadvertențe.
Întocmirea și actualizarea procedurilor interne ale serviciului de stare civilă.
Participarea la controale interne și externe ale serviciului.
Colaborarea cu alte instituții publice în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu.
Asigurarea respectării termenelor legale pentru îndeplinirea obligațiilor privind starea civilă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu diplomă de licență, în științe juridice.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională specific postului, organizat de Ministerul Justiției.
Cunoștințe temeinice a legislației privind starea civilă, inclusiv Legea nr. 118/1995 și Codul Civil.
Cunoștințe privind procedurile administrative și de lucru specifice serviciului de stare civilă.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv utilizarea programelor de gestiune a serviciului de stare civilă.
Abilități de comunicare și relaționare cu publicul, inclusiv capacitatea de a oferi informații clare și concise.
Cunoștințe de limba română – nivel avansat (scris și vorbit).
Cunoștințe de limbi străine – avantaj.
Aptitudini de analiză și sinteză a informațiilor juridice.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Certificat de cazier judiciar curat – condiție obligatorie.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională în domeniul juridic – avantaj.
Experiență în activități administrative și de secretariat – avantaj.
Experiență în lucrul cu publicul și în gestionarea documentelor – avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice activităților de stare civilă – avantaj.
Nu se solicită experiență profesională specifică pentru ocuparea postului, fiind necesară formare profesională specifică.
Capacitatea de a învăța rapid procedurile specifice activității de stare civilă constituie un avantaj.
Cunoașterea fluxurilor de lucru și a documentelor specifice activităților de stare civilă constituie un avantaj.
Abilitatea de a gestiona eficient volumul de muncă și de a prioritiza sarcinile reprezintă un avantaj.
Experiența în redactarea de răspunsuri și a altor documente oficiale constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat.
Cunoașterea suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) – nivel utilizator.
Utilizarea programelor de gestiune a serviciului de stare civilă – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date – avantaj.
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică – avantaj.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de scanare și imprimare – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor web pentru accesarea informațiilor din registrele de stare civilă – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de autentificare electronică (ex: semnătură electronică) – avantaj.
Utilizarea sistemelor de raportare statistică – avantaj.
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de comunicare online (ex: e-mail, chat) – nivel utilizator.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-administrare – avantaj.
Utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare online – nivel utilizator.
Utilizarea sistemelor de backup și restaurare a datelor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de protecție a datelor (ex: antivirus) – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a rețelelor de calculatoare – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare eficientă, orală și scrisă.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile publicului.
Empatie și diplomație în interacțiunea cu persoanele aflate în situații dificile.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de calitate.
Abilități de negociere și de gestionare a conflictelor.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu alte instituții.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Respectarea confidențialității și a eticii profesionale.
Gestionarea eficientă a timpului și a priorităților.
Abilități de organizare și de planificare.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Atitudine pozitivă și proactivă.
Abilități de a gestiona situații neprevăzute.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a menține o atitudine calmă și profesionistă în situații stresante.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a lucra independent și de a iniția soluții.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de acte de stare civilă înregistrate corect, numărul de solicitări de informații gestionate în termen, numărul de reclamații/sesizări soluționate în termen, numărul de erori/omisiuni în actele de stare civilă, numărul de întârzieri în procesarea documentelor, gradul de satisfacție al utilizatorilor, numărul de controale efectuate și depistate erori, numărul de evenimente de stare civilă gestionate, numărul de cereri de duplicat gestionate, numărul de acte de rectificare gestionate, numărul de extrase de cazier fiscal gestionate, numărul de corespondențe trimise/primite, numărul de rapoarte întocmite, numărul de evenimente de îmbunătățire a proceselor implementate, numărul de traininguri/seminarii la care a participat, numărul de proceduri/regulamente actualizate, numărul de întâlniri cu alte instituții, numărul de solicitări de informații transmise altor instituții, numărul de cazuri de fraudă depistate, numărul de termene de raportare respectate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea legislației în vigoare, acuratețea informațiilor furnizate, corectitudinea actelor de stare civilă, claritatea și concizia răspunsurilor, respectarea confidențialității, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, promptitudinea în soluționarea problemelor, eficiența proceselor de lucru, calitatea documentelor întocmite, respectarea termenelor limită, aplicarea corectă a procedurilor, îmbunătățirea continuă a serviciilor, gradul de satisfacție al utilizatorilor, aplicarea uniformă a criteriilor, respectarea eticii profesionale, contribuția la îmbunătățirea imaginii instituției, calitatea corespondenței, respectarea procedurilor de lucru, aplicarea corectă a formularelor, calitatea informațiilor transmise altor instituții.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, adaptabilitate, rezistență la stres, orientare către detalii, capacitate de comunicare, cooperare, organizare, responsabilitate, profesionalism, empatie, flexibilitate, etică profesională, gestionarea timpului, luarea deciziilor, rezolvarea problemelor, gestionarea conflictelor, atenție sporită, demers proactiv, capacitate de a învăța, gestionarea situațiilor neprevăzute, respectarea confidențialității, capacitate de a lucra independent, orientare către rezultate, gestionarea priorităților, adaptarea la schimbări.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, cititor de documente, arhivator, telefon, fax, sistem de arhivare electronică, software de gestionare a datelor, program de procesare a textului, program de calcul tabelar, program de prezentare, sistem de videoconferință, echipamente de protecție (în anumite situații), dispozitiv de stocare extern, scaner de acte, cântar pentru bebeluși (în anumite situații), dispozitiv de semnare electronică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.