FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR EDITURA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR EDITURA

1.2. Cod C.O.R.:242218

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul editorial, echipa de marketing, departamentul juridic, echipa de vânzări, departamentul financiar, echipa de producție, departamentul de resurse umane și departamentul IT pentru coordonarea activităților și asigurarea fluxului informațional. Externe: Colaborează cu autori, agenți literari, tipografii, distribuitori, agenții de publicitate, furnizori de servicii de marketing și consultanță, biblioteci, librării și alte edituri.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Administratorul editurii asigură buna funcționare a activităților administrative și financiare, conform politicilor și procedurilor stabilite. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor, evidența financiar-contabilă, coordonarea achizițiilor de bunuri și servicii, relația cu furnizorii și instituțiile publice, suport administrativ pentru echipa editorială și redactarea de rapoarte periodice. De asemenea, asigură respectarea legislației în vigoare și contribuie la optimizarea proceselor interne, contribuind la eficiența și profitabilitatea editurii.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului documentelor administrative și financiare.
Supravegherea contabilității primare și a raportărilor către contabilitate.
Coordonarea achizițiilor de materiale promoționale, papetărie și alte consumabile.
Gestionarea contractelor cu furnizori de servicii (imprimare, design, distribuție).
Asigurarea respectării procedurilor de achiziție publică.
Monitorizarea stocurilor de cărți și materiale promoționale.
Gestionarea corespondenței, atât interne, cât și externe.
Pregătirea și trimiterea documentelor către instituțiile fiscale și de reglementare.
Organizarea și arhivarea documentelor, respectând politica de confidențialitate.
Gestionarea bazelor de date cu informații despre autori, traducători și colaboratori.
Urmărirea și reconcilierea facturilor și a plăților.
Pregătirea de prezentări și rapoarte privind performanța financiară și operațională.
Asigurarea conformității cu legislația muncii și cu alte reglementări aplicabile.
Coordonarea activităților administrative legate de drepturile de autor și contractele de publicare.
Gestionarea fluxului de informații către departamentul de marketing și vânzări.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în domeniul economic (Administrație și Management, Contabilitate, Finanțe și Bănci).
Preferabil studii postuniversitare în domeniul economic sau juridic.
Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe.
Cunoștințe de legislație comercială, fiscală și a drepturilor de autor.
Cunoștințe de operare a programelor de contabilitate (ex: SAGA, QuickBooks).
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Certificare în domeniul achizițiilor publice (avantaj).
Cunoștințe de limbi străine (engleza – obligatoriu, alte limbi – avantaj).
Experiență anterioară în administrarea unei edituri sau a unei instituții culturale (avantaj).
Cunoștințe despre procesul editorial și despre specificul industriei de carte (avantaj).
Abilități de comunicare, negociere și relaționare.
Capacitate de organizare, planificare și prioritizare a sarcinilor.
Atitudine proactivă, responsabilitate și orientare către rezultate.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani experiență în domeniul administrativ-financiar.
Experiență în gestionarea documentelor și a fluxurilor de informații.
Experiență în operarea programelor de contabilitate și în pregătirea rapoartelor financiare.
Experiență în coordonarea achizițiilor de bunuri și servicii, respectând procedurile legale.
Experiență în relația cu furnizorii și cu instituțiile publice.
Experiență în gestionarea contractelor și în monitorizarea termenelor limită.
Experiență în domeniul drepturilor de autor și în gestionarea contractelor de publicare (avantaj).
Experiență în industria de carte sau în sectorul cultural (avantaj).
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office, cu accent pe Excel.
Experiență în gestionarea bazelor de date și în analiza datelor (avantaj).
Experiență în implementarea și optimizarea proceselor administrative (avantaj).
Experiență în mediul ERP (Enterprise Resource Planning) (avantaj).
Experiență în gestionarea bugetului și în controlul costurilor (avantaj).
Experiență în audit intern și extern (avantaj).
Experiență în negocierea contractelor cu autori, traducători și colaboratori (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a programelor de contabilitate (SAGA, QuickBooks, etc.).
Cunoștințe de operare a programelor de gestiune a documentelor (EDMS).
Cunoștințe de operare a programelor de gestiune a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe de operare a programelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, Adobe InDesign - avantaj).
Cunoștințe de operare a programelor de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana - avantaj).
Cunoștințe de operare a platformelor de comerț electronic (ex: Shopify, WooCommerce - avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) - avantaj.
Cunoștințe de operare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) - avantaj.
Cunoștințe de operare a platformelor de social media și de marketing digital - avantaj.
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate a informațiilor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de monitorizare a performanței.
Cunoștințe de operare a sistemelor de raportare a incidentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al cunoștințelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al identității și accesului.
Cunoștințe de operare a sistemelor de virtualizare (ex: VMware, VirtualBox) - avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu diverse departamente.
Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide și eficiente.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Capacitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris.
Abilitatea de a negocia și de a construi relații profesionale solide.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gândire analitică și capacitatea de a identifica probleme și de a găsi soluții creative.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi compromisuri.
Atitudine proactivă și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitate.
Abilitatea de a motiva și de a inspira echipa.
Orientare către detalii și acuratețe în muncă.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilitatea de a gestiona stresul și de a menține calmul în situații dificile.
Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile și perspectivele altora.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Creativitate și capacitatea de a genera idei noi.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Gestionarea timpului și organizare eficientă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Respectarea bugetului alocat, numărul de contracte încheiate, volumul vânzărilor, numărul de titluri publicate, gradul de satisfacție a clienților, numărul de reclamații primite, respectarea termenelor de livrare, eficiența proceselor administrative, reducerea costurilor operaționale, numărul de erori administrative, respectarea politicilor interne, numărul de audituri pozitive, gradul de utilizare a sistemelor informatice, respectarea legislației în vigoare, numărul de proiecte finalizate la timp, eficiența comunicării interne, gradul de implicare în inițiativele de îmbunătățire, reducerea timpului de răspuns la solicitări, numărul de colaborări externe realizate, gradul de conformitate cu standardele de calitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea politicilor interne de funcționare, calitatea comunicării cu autorii, respectarea drepturilor de autor, calitatea relațiilor cu distribuitorii, respectarea termenelor de plată către colaboratori, calitatea documentelor gestionate, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, calitatea procesului de selecție a manuscriselor, respectarea procedurilor de achiziție, calitatea relației cu agențiile de publicitate, respectarea procedurilor de arhivare, calitatea colaborării cu departamentul juridic, respectarea procedurilor de control al calității, calitatea gestionării contractelor, respectarea procedurilor de raportare, calitatea implementării politicilor de resurse umane, respectarea procedurilor de evaluare a riscurilor, calitatea gestionării situațiilor de urgență, respectarea procedurilor de protecție a datelor personale, calitatea implementării strategiilor de marketing.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, adaptabilitate, reziliență, gândire strategică, capacitate de negociere, leadership, colaborare, comunicare eficientă, gestionarea timpului, atenție la detalii, gândire analitică, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, gestionarea conflictelor, planificare, organizare, delegare, motivare, inovare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, server, software de contabilitate, software de management editorial, software de gestiune a bazelor de date, software de procesare a textului, software de prezentare, sistem de arhivare digitală, echipamente de rețea, echipamente de protecție a datelor, software de comunicare internă, echipamente de videoconferință, sistem de management al documentelor, software de management al proiectelor, echipamente de securitate fizică, software de monitorizare a performanței..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.