FIȘĂ DE POST REFERENT RELATII EXTERNE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT RELATII EXTERNE

1.2. Cod C.O.R.:242215

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de marketing, comunicare internă, juridic, vânzări și management pentru alinierea mesajelor și a strategiilor de comunicare. Asigură coerența informațiilor transmise către publicul extern. Externe: Colaborează cu jurnaliști, bloggeri, influenceri, agenții de publicitate, parteneri media, organizații non-guvernamentale și alte părți interesate pentru a promova imaginea companiei și a gestiona relațiile publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul Relații Externe asigură suport în activitățile de comunicare și relaționare cu diverse instanțe, parteneri externi și mass-media. Responsabilitățile includ monitorizarea fluxului informațional, redactarea de note informative și corespondență, organizarea de evenimente și întâlniri, precum și gestionarea arhivei de documente. Scopul principal este de a consolida imaginea organizației, de a facilita colaborarea cu factorii externi și de a asigura o comunicare eficientă și coerentă, în conformitate cu politica internă și cu legislația în vigoare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Monitorizarea constantă a fluxurilor informaționale din mediul extern, identificând oportunități și amenințări pentru organizație.
Redactarea de comunicate de presă, discursuri, note informative, rapoarte și alte documente de relații publice.
Gestionarea corespondenței oficiale cu parteneri externi, instituții publice și mass-media.
Organizarea și coordonarea evenimentelor de relații publice, conferințe de presă, vizite oficiale și alte activități similare.
Asigurarea suportului logistic pentru întâlniri, negocieri și alte evenimente.
Gestionarea bazei de date cu contacte externe, actualizarea constantă a informațiilor.
Urmărirea și analiza articolelor apărute în presă despre organizație, identificarea punctelor forte și a zonelor de îmbunătățire.
Gestionarea și actualizarea website-ului organizației, asigurarea coerenței informațiilor publicate.
Coordonarea activităților de comunicare pe rețelele sociale, monitorizarea comentariilor și răspunsul la solicitări.
Elaborarea de strategii de comunicare, în concordanță cu obiectivele organizației.
Asigurarea respectării politicilor de comunicare interne și a legislației în vigoare.
Gestionarea crizelor de imagine, elaborarea de planuri de acțiune și implementarea acestora.
Colaborarea cu departamentele interne pentru a asigura o comunicare coerentă și eficientă.
Realizarea de studii de fezabilitate pentru proiecte de relații publice.
Raportarea periodică către superiorul direct cu privire la activitățile desfășurate și rezultatele obținute.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe comunicare, jurnalism, relații publice, științe politice sau drept.
O diplomă de masterat în domeniile menționate reprezintă un avantaj competitiv.
Cunoștințe solide de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un atuu).
Certificări în domeniul relațiilor publice, comunicării sau marketingului digital sunt considerate un plus.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de funcționare a platformelor de social media și a instrumentelor de analiză a datelor.
Experiență în redactare de conținut pentru diverse canale de comunicare (website, social media, comunicate de presă).
Cunoștințe despre legislația privind mass-media, publicitatea și protecția datelor cu caracter personal.
Înțelegerea principiilor de funcționare a instituțiilor publice și a mediului de afaceri.
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, precum și de prezentare publică.
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization) și de content marketing.
Experiență în gestionarea crizelor de imagine și în realizarea de analize SWOT.
Cunoștințe despre instrumentele de monitorizare a presei și a social media.
Certificare în managementul proiectelor constituie un avantaj.
Atestat de formare profesională în domeniul relațiilor publice.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul relațiilor publice, comunicării sau marketingului.
Experiență în redactarea de comunicate de presă, discursuri și alte materiale de comunicare.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente de relații publice, conferințe de presă și vizite oficiale.
Experiență în gestionarea relațiilor cu mass-media și cu alte instituții externe.
Experiență în gestionarea crizelor de imagine și în elaborarea de planuri de acțiune.
Experiență în utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de analiză a datelor.
Experiență în realizarea de studii de piață și analize competitive.
Experiență în gestionarea website-urilor și a altor canale de comunicare online.
Experiență în realizarea de prezentări PowerPoint și alte materiale de suport vizual.
Experiență în utilizarea instrumentelor de monitorizare a presei și a social media.
Experiență în elaborarea de strategii de comunicare și în implementarea acestora.
Experiență în gestionarea bugetelor de relații publice.
Experiență în coordonarea unei echipe de specialiști în comunicare reprezintă un avantaj.
Experiență în lucrul cu instituții publice și cu organizații non-guvernamentale.
Experiență în realizarea de rapoarte de activitate și prezentări pentru management.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de funcționare a sistemelor de operare Windows și MacOS.
Utilizarea eficientă a platformelor de social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube).
Cunoștințe aprofundate a instrumentelor de gestionare a conținutului (CMS) – WordPress, Drupal, Joomla.
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și de raportare (Google Analytics, Hootsuite Analytics).
Cunoașterea instrumentelor de monitorizare a presei și a social media (LexisNexis, Meltwater, Brandwatch).
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization) și de SEM (Search Engine Marketing).
Utilizarea eficientă a software-ului de editare foto și video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere).
Cunoștințe de HTML și CSS reprezintă un avantaj.
Utilizarea platformelor de e-mail marketing (Mailchimp, Constant Contact).
Cunoștințe de design grafic reprezintă un avantaj.
Utilizarea instrumentelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea software-ului de creare de prezentări interactive (Prezi).
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Utilizarea platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de arhivare digitală.
Utilizarea instrumentelor de generare a conținutului (AI copywriting tools).
Cunoștințe de funcționare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea platformelor de inteligență artificială pentru analiza sentimentelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Gândire strategică și capacitate de a elabora planuri de comunicare.
Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a comunica eficient în momente dificile.
Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare.
Orientare către rezultate și capacitate de a prioritiza sarcinile.
Abilități de negociere și persuasiune.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Gândire critică și capacitate de a analiza informații complexe.
Creativitate și inovație în generarea de idei de comunicare.
Abilități de prezentare și public speaking.
Gestionarea timpului și respectarea termenelor limită.
Atitudine proactivă și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv.
Organizare și atenție la detalii.
Rezistență la stres și capacitate de a gestiona conflicte.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comunicate de presă publicate, număr de evenimente organizate, număr de articole media apărute, număr de interacțiuni pe social media, creșterea vizibilității online, gradul de acoperire media, număr de contacte media dezvoltate, creșterea numărului de abonați la newsletter, număr de vizite pe site-ul companiei, număr de solicitări de informații gestionate, număr de proiecte de comunicare finalizate la timp, număr de campanii de comunicare implementate, scorul de sentiment al publicului față de companie, număr de participări la conferințe și expoziții, număr de parteneriate media stabilite, creșterea notorietății mărcii, număr de răspunsuri pozitive la sondaje de opinie, număr de mențiuni ale mărcii în media, număr de lead-uri generate prin comunicare, număr de audiențe la evenimentele organizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicatelor de presă, acuratețea informațiilor transmise, relevanța mesajelor pentru publicul țintă, eficiența campaniilor de comunicare, claritatea și concizia materialelor promoționale, profesionalismul relațiilor cu mass-media, coerența mesajelor în diverse canale de comunicare, impactul emoțional al comunicărilor, respectarea identității vizuale a companiei, conformitatea cu legislația în vigoare, percepția publicului asupra imaginii companiei, gradul de satisfacție al părților interesate, calitatea relațiilor cu stakeholderii, respectarea termenelor limită, calitatea prezentărilor, profesionalismul în gestionarea crizelor, calitatea materialelor de suport pentru evenimente, coerența strategiei de comunicare, acuratețea raportărilor, calitatea interacțiunilor pe social media, eficiența gestionării feedback-ului, gradul de inovare în abordările de comunicare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, adaptabilitate, atenție la detalii, capacitate de a lucra sub presiune, orientare către rezultate, comunicare eficientă, colaborare, rezolvare de probleme, gândire strategică, gestionarea timpului, organizare, flexibilitate, proactivitate, etică profesională, discreție, empatie, creativitate, reziliență, leadership, gestionarea conflictelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scanner, camera foto, microfon, echipamente de înregistrare audio-video, software de editare text, software de editare imagine, software de prezentare, platforme de social media, software de management al relațiilor cu presa, software de monitorizare media, abonamente la servicii de știri, echipamente de videoconferință, echipamente de prezentare (proiector, ecran)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.