FIȘĂ DE POST AGENT CONSULAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT CONSULAR

1.2. Cod C.O.R.:242212

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu ofițerii consulari, personalul administrativ, atașatul politic/militar, ofițerii de securitate, pentru asigurarea funcționării consulatului și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu autoritățile locale, poliția, alte misiuni diplomatice, organizații neguvernamentale, avocați, traducători, pentru asistarea cetățenilor români și reprezentarea intereselor statului.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul consular are rolul de a reprezenta statul român în străinătate, oferind asistență cetățenilor români și protejând interesele naționale. Activitatea sa include eliberarea de documente de stare civilă, pașapoarte, vize, oferirea de informații și consiliere în situații de urgență, precum și promovarea relațiilor culturale și economice între România și țara de funcționare. Agentul consular colaborează cu autoritățile locale și alte organizații pentru a asigura bunăstarea și siguranța cetățenilor români aflați în străinătate, respectând prevederile Convenției de la Viena privind relațiile diplomatice.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Eliberarea de pașapoarte simple și speciale, conform prevederilor legale.
Înregistrarea actelor de stare civilă (nașteri, căsătorii, decese) produse în circumscripția consulară.
Recepționarea și expedierea corespondenței oficiale și personale.
Gestionarea bazelor de date cu informații despre cetățenii români înregistrați.
Oferirea de informații și consiliere juridică de specialitate cetățenilor români privind legislația română și cea a statului gazdă.
Asistență consulară în cazuri de urgență (pierdere/furt documente, arestări, accidente, decese).
Raportarea către Ministerul Afacerilor Externe cu privire la situații deosebite sau probleme întâmpinate în circumscripția consulară.
Întocmirea de rapoarte statistice privind activitatea consulară.
Colaborarea cu autoritățile locale și alte organizații pentru a facilita accesul cetățenilor români la servicii.
Promovarea imaginii României și a relațiilor culturale și economice.
Gestionarea fondurilor alocate pentru activități consulare.
Întocmirea și verificarea documentelor necesare pentru obținerea de vize pentru cetățeni străini.
Participarea la acțiuni de informare și sensibilizare a comunității românești.
Asigurarea securității documentelor și a informațiilor confidențiale.
Monitorizarea și raportarea situațiilor de risc pentru cetățenii români.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice, științe politice, economice sau relații internaționale.
Cunoștințe aprofundate a legislației române privind starea civilă, pașapoarte, vize și relații consulare.
Cunoștințe temeinice a Convenției de la Viena privind relațiile diplomatice și consulare.
Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit), precum și a cel puțin o altă limbă străină.
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office, sisteme de gestiune a bazelor de date).
Certificat de absolvire a unui curs de formare specific pentru funcția de agent consular, organizat de Ministerul Afacerilor Externe.
Atestat de securitate, în conformitate cu legislația în vigoare.
Experiență profesională în domeniul juridic, diplomatic sau consular constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate și gestionare a fondurilor publice reprezintă un avantaj.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană.
Capacitate de a lucra în condiții de stres și de a gestiona situații de urgență.
Cunoștințe despre cultura și obiceiurile statului gazdă.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în domeniul juridic, minim 2 ani, cu focus pe legislația privind starea civilă, drepturile omului și dreptul internațional.
Experiență în activități de relații publice și comunicare, cu focus pe promovarea imaginii unei organizații.
Experiență în gestionarea de baze de date și sisteme informatice, cu focus pe securitatea datelor și confidențialitate.
Experiență în activități de consiliere și asistență juridică, cu focus pe rezolvarea problemelor complexe.
Experiență în gestionarea de situații de urgență și criză, cu focus pe protejarea vieții și a siguranței persoanelor.
Experiență în redactarea de rapoarte, note oficiale și alte documente administrative, cu respectarea standardelor de calitate.
Experiență în activități de negociere și mediere, cu focus pe soluționarea conflictelor și promovarea colaborării.
Experiență în activități de formare și instruire, cu focus pe transferul de cunoștințe și dezvoltarea competențelor.
Experiență în activități de colaborare cu autorități locale și organizații neguvernamentale, cu focus pe identificarea de soluții pentru probleme sociale.
Experiență în activități de monitorizare și evaluare a politicilor publice, cu focus pe identificarea de oportunități de îmbunătățire.
Experiență în activități de analiză a informațiilor și elaborare de studii de fezabilitate, cu focus pe luarea deciziilor strategice.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows și Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea avansată a programelor de procesare a textului pentru redactarea de documente oficiale.
Utilizarea avansată a programelor de calcul tabelar pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Utilizarea programelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype, Microsoft Teams) pentru comunicare la distanță.
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecție a datelor confidențiale.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor web pentru accesarea informațiilor și comunicare online.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Utilizarea programelor de criptare și decriptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Utilizarea programelor de editare foto-video pentru crearea de materiale promoționale.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media pentru comunicare și informare.
Utilizarea programelor de traducere automată și corectare gramaticală.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online și analiză a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului GIS (Geographic Information System) reprezintă un avantaj.
Utilizarea programelor de creare a diagramelor și graficelor pentru vizualizarea datelor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Trello).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, OneDrive).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning pentru organizarea de cursuri și instruiri.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, în limba română și într-o limbă străină.
Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în situații de urgență.
Adaptabilitate la schimbări legislative, procedurale și tehnologice.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor, cu tact și diplomație.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de înaltă calitate.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse entități.
Abilități de organizare și planificare, cu atenție la detalii.
Gândire analitică și capacitate de a lua decizii în mod independent.
Integritate profesională și respectarea confidențialității.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Abilități de leadership și capacitate de a motiva echipa.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de prezentare și de a influența publicul.
Gestionarea emoțiilor și autocontrol în situații dificile.
Creativitate și capacitate de a găsi soluții inovatoare.
Abilități de networking și de a construi relații profesionale.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Flexibilitate și disponibilitate de a răspunde solicitărilor neprevăzute.
Etică profesională și respectarea valorilor organizației.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de cereri de asistență consulară procesate, procent de rezolvare a cazurilor în termenul stabilit, număr de documente consulare eliberate, grad de satisfacție al clienților, număr de evenimente consulare organizate, număr de colaborări cu autorități locale, număr de rapoarte consulare întocmite, număr de întâlniri cu cetățenii români, număr de solicitări de informații răspunse, număr de evenimente de promovare a imaginii consulatului, număr de parteneriate dezvoltate, număr de audituri consulare finalizate cu observații pozitive, număr de reclamații primite și rezolvate, număr de proceduri de urgență gestionate cu succes, număr de rapoarte de risc întocmite, număr de acțiuni de prevenire a criminalității organizate, număr de programe de informare publicată, număr de solicitări de asistență juridică răspuns, număr de contribuții la îmbunătățirea procedurilor consulare, număr de evenimente de criză gestionate eficient.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor legale și administrative, acuratețea informațiilor furnizate, claritatea comunicării, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, respectarea confidențialității datelor, eficiența în gestionarea situațiilor de urgență, adaptabilitatea la schimbări legislative, calitatea rapoartelor întocmite, respectarea termenelor de răspuns, coerența în aplicarea politicilor consulare, calitatea serviciilor de asistență juridică, respectarea eticii profesionale, capacitatea de a gestiona conflicte, profesionalismul în reprezentarea statului, acuratețea în traduceri și interpretări, gradul de satisfacție al partenerilor, respectarea drepturilor omului, calitatea documentelor consulare, coerența în aplicarea standardelor de calitate, transparența în procesele decizionale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, adaptabilitate, reziliență, empatie, orientare către client, comunicare eficientă, lucru în echipă, atenție la detalii, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, gândire critică, luare de decizii, flexibilitate, profesionalism, etică profesională, capacitate de a învăța, gestionarea stresului, leadership, spirit de colaborare, orientare spre rezultate, proactivitate, capacitate de a influența, gestionarea conflictelor, perseverență, responsabilitate, integritate, inițiativă, diplomație, tact.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, telefon, fax, calculator de birou, arhivă electronică, sistem de management al documentelor, software de traducere, software de procesare a textului, software de gestionare a bazei de date, sistem de comunicații securizate, echipamente de protecție personală (în situații de urgență), mijloace de transport (în funcție de atribuții), echipamente de videoconferință, dispozitive de stocare a datelor, aparatură de arhivare, instrumente de măsurare (în funcție de atribuții), sisteme de securitate a informațiilor, instrumente de comunicare instantanee, software de criptare, echipamente de supraveghere video (în funcție de atribuții)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.