FIȘĂ DE POST INSPECTOR DE INTEGRITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:INSPECTOR DE INTEGRITATE

1.2. Cod C.O.R.:242209

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul juridic, audit intern, resurse umane, conducerea executivă, departamentele operaționale, conformitate și securitate. Asigură raportarea directă către directorul de conformitate sau către o funcție echivalentă. Externe: Colaborează cu autorități de reglementare, consultanți externi, firme de avocatură specializate, experți contabili, agenții de investigații private (dacă este necesar), organizații de control și supraveghere.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Inspectorul de integritate are rolul esențial de a contribui la menținerea și consolidarea unui climat de integritate în cadrul organizației. Responsabilitățile principale includ investigarea suspiciunilor de încălcări ale codurilor de conduită și ale legislației aplicabile, analizarea documentelor relevante, efectuarea de interviuri și redactarea de rapoarte detaliate. De asemenea, colaborează cu alte departamente pentru a dezvolta și implementa politici de prevenire a corupției și a altor forme de comportament necorespunzător, promovând o cultură a transparenței și a responsabilității.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analizează și investighează denunțuri, sesizări și informații referitoare la potențiale încălcări ale normelor de integritate, a legislației în vigoare și a politicilor interne.
Efectuează verificări documentare și interogări pentru a stabili fapte și a evalua gravitatea potențialelor încălcări.
Realizează interviuri cu persoanele implicate, martori și alte surse de informații relevante, respectând confidențialitatea și principiile unei proceduri echitabile.
Elaborează rapoarte de investigare detaliate, cu prezentarea faptelor stabilite, a probatoriilor colectate și a concluziilor formulate.
Formulează recomandări privind măsurile disciplinare sau alte acțiuni corective ce urmează a fi luate, în conformitate cu reglementările aplicabile.
Monitorizează implementarea măsurilor dispuse și evaluează eficacitatea acestora în prevenirea recidivelor.
Contribuie la elaborarea și actualizarea codurilor de etică, a procedurilor de integritate și a politicilor interne.
Organizează și susține sesiuni de informare și de training pentru angajați cu privire la principiile integrității și la obligațiile legale.
Identifică și evaluează riscurile de corupție și de alte forme de comportament necorespunzător, propunând măsuri de prevenire și control.
Colaborează cu alte departamente (audit intern, juridic, resurse umane) pentru a asigura o abordare integrată a gestionării riscurilor de integritate.
Verifică declarațiile de avere și interese ale persoanelor aflate în poziții de conducere, conform legislației.
Asigură respectarea confidențialității informațiilor sensibile obținute în timpul investigațiilor.
Monitorizează evoluția legislației în domeniul integrității și propune adaptarea politicilor interne.
Participă la elaborarea de studii și analize privind starea integrității în cadrul organizației.
Elaborează și actualizează instrumente de monitorizare a indicatorilor de integritate.”

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice, științe administrative, economice sau profil similar.
Masterat în științe juridice, management, administrarea afacerilor sau alte domenii relevante, constituie un avantaj.
Certificare în domeniul integrității, conformitate sau audit (de exemplu, Certified Compliance & Ethics Professional - CCEP), reprezintă un avantaj.
Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și a celei europene în domeniul prevenirii și combaterea corupției, a conflictului de interese și a altor forme de comportament necorespunzător.
Cunoștințe temeinice a principiilor și tehnicilor de investigare, inclusiv colectarea, analiza și evaluarea probatoriilor.
Cunoștințe despre tehnicile de interviu și de negociere, cu accent pe obținerea de informații relevante și menținerea unei atitudini imparțiale.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor informatice de specialitate (de exemplu, baze de date, software de analiză a datelor), reprezintă un avantaj.
Abilități de redactare a rapoartelor de investigare, a documentelor juridice și a altor tipuri de documente oficiale, într-un limbaj clar, concis și precis.
Cunoștințe avansate de limba română (scris și vorbit), precum și cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză), reprezintă un avantaj.
Experiență profesională relevantă în domeniul juridic, de audit, de conformitate sau de investigații, constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unor cursuri de formare profesională în domeniul integrității, conformității sau auditului, reprezintă un avantaj.
Înregistrare în Baroul României, pentru persoanele cu studii juridice, constituie un avantaj.
Atestat de formare în domeniul securității naționale, dacă activitatea implică acces la informații clasificate, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe despre principiile și tehnicile de management al riscurilor, inclusiv identificarea, evaluarea și controlul riscurilor de integritate, reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 3 ani în domeniul juridic, de audit intern, de conformitate, de investigații sau în alte roluri relevante pentru asigurarea integrității.
Experiență în investigarea unor cazuri de corupție, fraudă, conflict de interese sau alte încălcări ale normelor de integritate, constituie un avantaj semnificativ.
Experiență în redactarea de rapoarte de investigare, cu prezentarea detaliată a faptelor stabilite, a probatoriilor colectate și a concluziilor formulate, este esențială.
Experiență în realizarea de interviuri cu persoane implicate în investigații, martori și alte surse de informații, respectând principiile unei proceduri echitabile și asigurând confidențialitatea.
Experiență în analiza documentelor și a datelor financiare pentru identificarea unor potențiale anomalii sau semne de risc, reprezintă un avantaj.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (juridic, financiar, resurse umane) pentru a asigura respectarea normelor de integritate și a preveni riscurile.
Experiență în utilizarea de software specializat pentru gestionarea cazurilor de investigație, analiza datelor și raportare, constituie un avantaj.
Experiență în elaborarea și implementarea de programe de prevenire a corupției și de promovare a culturii de integritate, reprezintă un avantaj.
Experiență în interacțiunea cu autoritățile de control (Agenția Națională de Integritate, Direcția Națională de Anticorupție) și în furnizarea de informații și documente, constituie un avantaj.
Experiență în realizarea de evaluări de risc de corupție și în identificarea măsurilor de control necesare pentru a reduce riscurile, reprezintă un avantaj.
Experiență în furnizarea de consultanță și training cu privire la normele de integritate și la procedurile de raportare, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea de cazuri de încălcări ale politicilor interne și în aplicarea măsurilor disciplinare corespunzătoare, reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui calculator și a aplicațiilor de birou (Microsoft Office Suite, Google Workspace).
Abilități de utilizare a bazelor de date (SQL, Access) pentru interogare, analiză și raportare a datelor.
Cunoștințe și abilități de utilizare a software-urilor de analiză a datelor (ex: Excel, Power BI, Tableau) pentru identificarea tendințelor și anomaliilor.
Utilizarea eficientă a platformelor de gestionare a cazurilor de investigație (case management systems) pentru documentare, urmărire și raportare.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de e-discovery pentru identificarea, colectarea și analiza datelor electronice relevante pentru investigații.
Abilități de utilizare a software-urilor de securitate cibernetică pentru identificarea și investigarea incidentelor de securitate.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a rețelei și a aplicațiilor pentru detectarea activităților suspecte.
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack) pentru comunicare și partajare de informații.
Abilități de utilizare a instrumentelor de căutare online și a bazelor de date publice pentru identificarea de informații relevante.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a rețelelor sociale pentru identificarea de informații și tendințe.
Utilizarea eficientă a software-urilor de criptare a datelor pentru protejarea informațiilor confidențiale.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) pentru organizarea și accesarea documentelor relevante.
Abilități de utilizare a instrumentelor de traducere automată pentru procesarea documentelor în limbi străine.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de învățare online (LMS) pentru accesarea de materiale de formare și evaluare.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de videoconferință pentru participarea la întâlniri și interviuri la distanță.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de audit digital pentru verificarea autenticității și integrității documentelor.
Abilități de utilizare a instrumentelor de geo-localizare pentru identificarea locațiilor relevante pentru investigații.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru conversia imaginilor în text editabil.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de analiză a imaginilor și a videoclipurilor pentru identificarea de elemente relevante.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de recuperare a datelor de pe dispozitivele de stocare.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate dovedită de analiză critică și de interpretare a informațiilor complexe.
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactarea de rapoarte clare și concise.
Capacitate de a conduce interviuri structurate și de a obține informații relevante de la persoane diverse.
Abilitatea de a lucra independent și de a gestiona multiple sarcini simultan, respectând termenele limită.
Capacitate de a menține obiectivitatea și imparțialitatea în situații dificile și sub presiune.
Abilitatea de a construi și menține relații de încredere cu diverse părți interesate.
Capacitate de a lucra eficient în echipă, colaborând cu alte departamente și specialiști.
Abilitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitatea pentru acțiunile întreprinse.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională în toate aspectele activității.
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor sensibile și de a respecta regulile de securitate.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid noi tehnici și proceduri.
Capacitate de a demonstra atenție la detalii și de a identifica erori sau discrepanțe.
Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa potențiale riscuri și probleme.
Capacitate de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a lucra sub supraveghere minimă și de a demonstra inițiativă.
Capacitate de a demonstra flexibilitate și de a se adapta la diferite stiluri de lucru.
Abilitatea de a gestiona emoțiile și de a rămâne calm în situații stresante.
Capacitate de a demonstra perseverență și de a depăși obstacolele.
Abilitatea de a demonstra curiozitate intelectuală și de a căuta în mod activ noi informații.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de investigații finalizate în raport cu planul anual, rata de conformitate cu politicile interne, numărul de încălcări de etică descoperite, numărul de recomandări de îmbunătățire a proceselor implementate, valoarea financiară a prejudiciilor prevenite, numărul de cazuri de fraudă detectate, numărul de reclamații primite și rezolvate, timpul mediu de investigare a unui caz, numărul de traininguri organizate pentru angajați privind integritatea, scorul de evaluare a riscurilor de corupție, numărul de angajați acoperiți de programele de integritate, numărul de audituri interne efectuate, numărul de recomandări de îmbunătățire a sistemului de control intern, rata de implementare a recomandărilor, numărul de cazuri de conflict de interese identificate și gestionate, numărul de încălcări ale prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal, numărul de raportări anonime primite și investigate, numărul de sancțiuni disciplinare aplicate pentru încălcări ale politicilor de integritate, procentul de angajați care au participat la programele de conștientizare privind integritatea.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor de investigație, acuratețea concluziilor, obiectivitatea evaluărilor, claritatea recomandărilor, eficiența procesului de comunicare cu părțile interesate, respectarea confidențialității, conformitatea cu prevederile legale și interne, profesionalismul în interacțiunile cu angajații, capacitatea de a identifica și analiza riscuri de integritate, gradul de satisfacție al managementului cu investigațiile efectuate, respectarea termenelor de finalizare a investigațiilor, calitatea documentării procesului de investigare, capacitatea de a construi relații de încredere cu angajații, gradul de conștientizare a angajaților cu privire la politicile de integritate, eficacitatea programelor de prevenire a corupției, calitatea trainingurilor oferite, respectarea procedurilor interne, gradul de îmbunătățire a proceselor interne ca urmare a investigațiilor, obiectivitatea în gestionarea conflictelor de interese, respectarea principiilor etice, calitatea interviurilor efectuate, claritatea și concizia recomandărilor de îmbunătățire, capacitatea de a identifica punctele slabe ale sistemului de control intern.
6.3. Indicatori Comportamentali: Demonstrarea integrității și onestității, respectarea confidențialității, capacitatea de a lucra sub presiune, atenția la detalii, capacitatea de a gândi critic, obiectivitatea în evaluare, abilitatea de a comunica eficient, capacitatea de a lua decizii corecte, abilitatea de a colabora, perseverența în investigații, responsabilitatea pentru acțiuni, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în identificarea problemelor, respectarea termenelor limită, gestionarea conflictelor, profesionalismul în interacțiuni, etica profesională, empatia față de părțile implicate, capacitatea de a învăța din experiențe, abilitatea de a menține obiectivitatea în situații dificile, gestionarea emoțiilor, capacitatea de a lucra independent, respectarea procedurilor interne, capacitatea de a construi relații de încredere, abilitatea de a asculta activ, capacitatea de a oferi feedback constructiv, gestionarea timpului eficientă, capacitatea de a prioritiza sarcinile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, software de procesare a textului, software de analiză a datelor, software de criptare, telefoane, camere foto/video, echipamente de înregistrare audio, software de gestionare a cazurilor, platforme de comunicare securizată, echipamente de protecție a datelor (ex: dispozitive de stocare criptate), instrumente de căutare și analiză a informațiilor online, imprimantă, scaner, software de audit, software de gestionare a documentelor, sistem de arhivare electronică, echipamente de protecție a informațiilor sensibile, dispozitive de stocare externe criptate..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.