FIȘĂ DE POST REGLEMENTATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REGLEMENTATOR

1.2. Cod C.O.R.:242206

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):


Interne: Colaborează cu departamentele juridic, financiar, audit intern, managementul riscului, operațiuni, IT și cele responsabile de implementarea politicilor și procedurilor, asigurând conformitatea cu reglementările aplicabile și oferind consultanță specializată.
Externe: Colaborează cu autorități de reglementare, consultanți externi, auditori, furnizori de servicii de conformitate și alte părți interesate, menținând relații profesionale și asigurând respectarea cerințelor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Reglementatorul are rolul de a asigura conformitatea activităților și proceselor cu legislația în vigoare, cu standardele interne și cu politicile companiei. Monitorizează și evaluează riscurile, identifică deficiențe și propune măsuri corective. Colaborează cu diverse departamente pentru a implementa și menține un sistem de management eficient, asigurând transparența, responsabilitatea și respectarea principiilor etice. Scopul principal este de a contribui la buna funcționare a organizației și la protejarea intereselor părților implicate, prin respectarea cadrului legal și a reglementărilor aplicabile."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor specifice pentru codul COR 242206 – Reglementator, indică un rol esențial în asigurarea conformității legale și operaționale, cu accent pe domeniul financiar-bancar sau al asigurărilor.
Monitorizarea și evaluarea continuă a riscurilor de reglementare (compliance risk), identificând potențiale lacune și vulnerabilități.
Implementarea și actualizarea procedurilor interne de conformare, în concordanță cu legislația națională și europeană.
Analiza și interpretarea modificărilor legislative și a ghidurilor de reglementare, cu impact asupra activităților entității.
Elaborarea de rapoarte periodice privind stadiul conformității, adresate conducerii și autorităților de reglementare.
Organizarea și desfășurarea de training-uri de conformare pentru angajați, cu scopul de a crește gradul de conștientizare și respectare a reglementărilor.
Participarea la audituri interne și externe de conformare, oferind suport și clarificări cu privire la procesele și procedurile aplicabile.
Gestionarea și investigarea sesizărilor și reclamațiilor referitoare la încălcări ale reglementărilor.
Colaborarea cu departamentele juridic, financiar, riscului și operațiuni pentru a asigura o abordare integrată a conformității.
Verificarea și monitorizarea tranzacțiilor suspecte, în conformitate cu prevederile privind combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.
Asigurarea respectării cerințelor privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Participarea la elaborarea și revizuirea politicilor de securitate cibernetică, în concordanță cu reglementările aplicabile.
Monitorizarea fluxurilor informaționale și a documentelor interne pentru a detecta potențiale încălcări ale reglementărilor.
Implementarea și menținerea sistemelor de raportare a incidentelor de conformare.
Participarea la discuții și consultări cu autoritățile de reglementare.
Elaborarea de studii de fezabilitate pentru implementarea de noi proceduri de conformare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:


Absolvirea studiilor universitare de licență (nivel ISCED 6) în științe economice, științe juridice, administrație publică sau într-un domeniu conex.
Avantaj: Absolvirea studiilor universitare de master (nivel ISCED 7) într-un domeniu relevant, cum ar fi drept financiar, managementul riscului, conformitate sau securitate cibernetică.
Certificări profesionale în domeniul conformității (Compliance Officer), managementul riscului sau securitate cibernetică, recunoscute de organisme naționale sau internaționale (ex: Certified Compliance & Ethics Professional - CCEP).
Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și europene relevante pentru domeniul de activitate al entității (ex: Legea nr. 227/2015 privind supravegherea activităților de asigurare și reasigurare, Regulamentul (UE) 2015/848 privind piața instrumentelor financiare).
Cunoștințe solide a principiilor și tehnicilor de management al riscului, inclusiv identificarea, evaluarea și mitigarea riscurilor.
Cunoștințe aprofundate a principiilor și tehnicilor de audit intern și extern.
Cunoștințe aprofundate a principiilor și tehnicilor de investigare a fraudelor și a încălcărilor de reglementare.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi avantajoase), pentru interpretarea documentelor de reglementare și comunicarea cu parteneri internaționali.
Experiență profesională relevantă în domeniul conformității, auditului sau managementului riscului, de minimum 2-3 ani (în funcție de nivelul postului).
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și a altor aplicații software utilizate în activitatea de conformitate (ex: sisteme de management al riscului, sisteme de raportare a incidentelor).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, de negociere și de prezentare a informațiilor.
Capacitate de analiză și de sinteză a informațiilor, de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Integritate profesională, obiectivitate, discreție și capacitate de a lucra în echipă.

5.2. Experiență Profesională:


Experiență de minimum 3 ani în roluri de conformitate, audit intern sau management al riscului, într-o instituție financiară (bancă, societate de asigurări, instituție de investiții) sau într-o altă organizație supusă unor reglementări stricte.
Experiență în implementarea și gestionarea sistemelor de management al conformității, inclusiv elaborarea de politici, proceduri și fluxuri de lucru.
Experiență în efectuarea de evaluări ale riscurilor de reglementare (compliance risk assessments) și în dezvoltarea de planuri de acțiune pentru mitigarea acestor riscuri.
Experiență în monitorizarea și raportarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) în domeniul conformității, precum și în analiza tendințelor și identificarea zonelor de îmbunătățire.
Experiență în efectuarea de investigații interne privind încălcări ale reglementărilor sau ale politicilor interne, inclusiv colectarea de probe, interogarea martorilor și redactarea de rapoarte.
Experiență în interacțiunea cu autoritățile de reglementare (ex: BNR, ASF) și în răspunsul la solicitările acestora, inclusiv furnizarea de informații, prezentarea de rapoarte și participarea la inspecții.
Experiență în realizarea de traininguri și sesiuni de informare pentru angajați cu privire la reglementările aplicabile și la obligațiile lor.
Experiență în utilizarea de sisteme software specializate pentru managementul conformității, auditului intern și managementului riscului (ex: GRC - Governance, Risk, and Compliance).
Experiență în elaborarea și revizuirea de politici și proceduri interne, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare și cu standardele internaționale.
Experiență în managementul proiectelor, inclusiv planificarea, execuția și monitorizarea proiectelor de conformitate, în respectarea termenelor și bugetelor stabilite.
Experiență în colaborarea cu alte departamente din cadrul organizației (ex: juridic, financiar, operațiuni) pentru a asigura o abordare integrată a conformității.
Experiență în adaptarea la schimbările legislative și de reglementare, și în implementarea măsurilor necesare pentru a asigura conformitatea continuă.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):


Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (SQL, Access) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Cunoștințe și experiență în utilizarea de sisteme GRC (Governance, Risk, and Compliance) - preferabil experiență cu platforme precum MetricStream, RSA Archer, ServiceNow GRC.
Cunoștințe aprofundate de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) – ex: Tableau, Power BI, QlikView – pentru vizualizarea datelor și identificarea tendințelor.
Cunoștințe de programare (ex: Python, R) pentru automatizarea sarcinilor repetitive și pentru analiza avansată a datelor (avantaj).
Experiență în utilizarea de software specializat pentru monitorizarea tranzacțiilor (Transaction Monitoring Systems - TMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-discovery pentru identificarea, colectarea și analiza probelor electronice.
Abilitatea de a utiliza instrumente de analiză a rețelelor sociale pentru identificarea riscurilor de reputație și de conformitate.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare a incidentelor și a evenimentelor adverse (Incident Management Systems).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de securitate cibernetică pentru identificarea și gestionarea riscurilor de securitate.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (Document Management Systems - DMS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: SharePoint, Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Webex).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-mail marketing și de social media management (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a identității și a accesului (Identity and Access Management - IAM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare și de securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de back-up și de recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare a sistemelor informatice.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a configurației (Configuration Management Systems).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):


Capacitatea de a analiza critic informații complexe și de a trage concluzii logice și bine argumentate.
Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, adaptând limbajul la publicul țintă (superior, colegi, subordonați, autorități).
Capacitatea de a lucra independent și de a gestiona sarcini multiple în mod eficient, respectând termene limită stricte.
Abilitatea de a colabora eficient cu alte departamente și de a construi relații de încredere cu colegii și partenerii.
Capacitatea de a rezolva probleme complexe, identificând cauzele fundamentale și propunând soluții inovatoare și practice.
Abilitatea de a lua decizii corecte și bine informate, chiar și în situații de incertitudine sau de presiune.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a negocia soluții acceptabile pentru toate părțile implicate.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații de criză.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări legislative, tehnologice și de piață.
Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională impecabilă.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback deschis.
Abilitatea de a demonstra atenție la detalii și de a evita erorile.
Capacitatea de a demonstra inițiativă și de a propune îmbunătățiri continue.
Abilitatea de a demonstra flexibilitate și de a se adapta la diferite stiluri de lucru.
Capacitatea de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a demonstra abilități de leadership și de a inspira și motiva echipa.
Capacitatea de a demonstra abilități de negociere și de persuasiune.
Abilitatea de a demonstra abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor.
Capacitatea de a demonstra abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Abilitatea de a demonstra abilități de comunicare interculturală (în cazul interacțiunilor cu parteneri internaționali).

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi:
Numărul de rapoarte de conformitate generate și depuse la timp, procentul de conformitate cu reglementările interne și externe, numărul de audituri interne și externe efectuate și rezultatele acestora, numărul de incidente de conformitate detectate și remediate, numărul de recomandări de îmbunătățire a sistemului de management al conformității implementate, numărul de traininguri de conformitate organizate și participarea la acestea, numărul de modificări legislative și de reglementare urmărite și analizate, numărul de procese interne și externe evaluate și optimizate din perspectiva conformității, scorul de risc al conformității, numărul de erori sau omisiuni identificate în documentele de conformitate, numărul de reclamații sau sesizări primite din partea clienților sau autorităților și modul de răspuns, numărul de sancțiuni sau amenzi primite din cauza neconformităților, numărul de proiecte de conformitate finalizate la timp și în buget, scorul de satisfacție al clienților interni cu serviciile de conformitate, numărul de recomandări de îmbunătățire a proceselor de business generate pe baza analizelor de conformitate, procentul de implementare a recomandărilor de îmbunătățire a conformității, numărul de procese de due diligence efectuate și calitatea evaluărilor, numărul de controale interne efectuate și eficacitatea acestora.
6.2. Indicatori Calitativi:
Calitatea analizelor de risc și impact, acuratețea interpretării reglementărilor, claritatea și concizia rapoartelor de conformitate, eficacitatea comunicării cu părțile interesate (management, colegi, autorități), gradul de înțelegere a implicațiilor reglementărilor asupra activității companiei, relevanța și utilitatea recomandărilor de îmbunătățire a conformității, promptitudinea reacției la modificările legislative și de reglementare, capacitatea de a identifica și evalua riscurile emergente, gradul de colaborare cu alte departamente pentru a asigura conformitatea, nivelul de expertiză demonstrat în domeniul reglementărilor, capacitatea de a oferi consultanță și îndrumare cu privire la probleme de conformitate, calitatea documentației de suport a conformității, gradul de încredere acordat de management și de alte părți interesate, eficiența proceselor de lucru pentru asigurarea conformității, calitatea evaluărilor de impact ale reglementărilor, gradul de inovare în abordarea problemelor de conformitate, calitatea prezentărilor și a instruirilor de conformitate, gradul de adaptabilitate la schimbări și la situații neprevăzute, capacitatea de a anticipa și de a preveni incidente de conformitate.
6.3. Indicatori Comportamentali:
Orientare către rezultate, atenție la detalii, gândire analitică, capacitate de luare a deciziilor, inițiativă, responsabilitate, perseverență, reziliență, flexibilitate, adaptabilitate, comunicare eficientă, relaționare interpersonala, lucru în echipă, managementul timpului, managementul stresului, gândire strategică, rezolvarea problemelor, capacitate de a învăța, etică profesională, independență, obiectivitate, proactivitate, încredere în sine, capacitate de a influența, empatie, capacitate de a oferi feedback constructiv, abilități de negociere, orientare către client.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:

Calculator, imprimantă, scaner, telefon, software specializat de management al conformității, baze de date legislative și de reglementare, platforme de e-learning, sisteme de raportare, programe de analiză de risc, instrumente de comunicare online, software de procesare a textului, foi de calcul electronice, sisteme de management al documentelor, echipamente de protecție (în funcție de domeniul de activitate), dispozitive de stocare a datelor, acces la internet, echipamente de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.