FIȘĂ DE POST INSPECTOR DE SPECIALITATE IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:INSPECTOR DE SPECIALITATE IN ADMINISTRATIA PUBLICA

1.2. Cod C.O.R.:242203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii ierarhici pentru raportare și coordonare, cu alți inspectori pentru schimb de informații și expertiză, cu personalul din alte departamente pentru realizarea de proiecte comune, cu serviciul juridic pentru consultanță. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, cu furnizori de servicii, cu organizații neguvernamentale, cu cetățeni și cu alte persoane juridice, conform specificului activității.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Inspectorul de specialitate în administrația publică are rolul de a asigura buna funcționare a unei anumite arii de activitate din cadrul administrației publice locale sau centrale. El/ea efectuează verificări, analize și controale, contribuind la respectarea legislației și la îmbunătățirea eficienței proceselor administrative. De asemenea, elaborează proiecte de reglementări, răspunde solicitărilor cetățenilor și monitorizează implementarea politicilor publice, asigurând transparența și legalitatea acțiunilor întreprinse de instituție.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analizează și monitorizează implementarea legislației primare și secundare din domeniul specific de activitate.
Elaborează și actualizează proceduri operaționale standard, instrucțiuni de lucru și ghiduri metodologice.
Verifică legalitatea și corectitudinea documentelor administrative, contractelor și a altor înscrisuri.
Realizează verificări ale modului de respectare a prevederilor legale în activitatea personalului.
Monitorizează și evaluează indicatorii de performanță specifici domeniului de activitate.
Întocmește rapoarte de constatare a deficiențelor și propune măsuri corective.
Participă la elaborarea proiectelor de acte normative și administrative.
Răspunde solicitărilor din partea altor instituții publice, a cetățenilor și a mass-media.
Asigură suport tehnic și metodologic pentru personalul din subordine.
Organizează și coordonează activități de instruire și perfecționare profesională.
Efectuează studii și analize privind problemele specifice domeniului de activitate.
Participă la întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli al instituției.
Urmărește și analizează evoluția indicatorilor economici și sociali relevanți.
Asigură respectarea termenelor-limită în îndeplinirea sarcinilor de serviciu.
Colaborează cu alte instituții publice pentru realizarea unor proiecte comune.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu diplomă de bacalaureat, absolvite cu succes.
Preferabil studii universitare de master în științe administrative, științe juridice, economice sau echivalente.
Certificat de absolvire a unor cursuri de formare profesională în domeniul administrației publice, contabilitate, finanțe publice sau drept administrativ.
Certificat de absolvire a unor cursuri de operare a unor programe specifice utilizate în activitatea de specialitate (ex: sistemul electronic de achiziții publice, aplicații de contabilitate publică).
Cunoștințe de operare a calculatorului, la nivel avansat (Microsoft Office Suite).
Cunoștințe temeinice a legislației primare și secundare din domeniul specific de activitate.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim B2 (preferabil).
Atestat de formare profesională pentru funcția publică, în conformitate cu legislația în vigoare.
Experiență profesională relevantă în domeniul administrației publice (avantaj).
Certificat de absolvire a unor cursuri de formare în domeniul achizițiilor publice (pentru inspectorii specializați în achiziții).
Certificat de absolvire a unor cursuri de formare în domeniul managementului proiectelor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul administrației publice, într-o funcție relevantă pentru domeniul de activitate.
Experiență în elaborarea și analiza de documente administrative, contracte și alte înscrisuri oficiale.
Experiență în verificarea legalității și corectitudinii actelor administrative.
Experiență în aplicarea legislației primare și secundare din domeniul specific de activitate.
Experiență în realizarea de studii și analize privind problemele specifice domeniului de activitate.
Experiență în elaborarea de rapoarte de constatare a deficiențelor și propunerea de măsuri corective.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de specialitate (ex: aplicații de contabilitate publică, sistemul electronic de achiziții publice).
Experiență în redactarea de proiecte de acte normative și administrative (avantaj).
Experiență în coordonarea de echipe de lucru (pentru inspectorii care ocupă poziții de coordonare).
Experiență în gestionarea de proiecte (pentru inspectorii specializați în managementul proiectelor).
Experiență în relația cu alte instituții publice, cu cetățenii și cu mass-media (avantaj).
Experiență în realizarea de prezentări și discursuri publice (avantaj).
Experiență în gestionarea de documente și arhive (pentru inspectorii specializați în arhivistică).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemului de calculatoare (Windows, Linux – în funcție de specificul instituției).
Cunoștințe solide de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de contabilitate publică (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe de operare a sistemului electronic de achiziții publice (ex: SEAP).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe de programare (avantaj, în funcție de specificul instituției).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management al documentelor (ex: SharePoint).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de business intelligence (BI) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză de date (ex: SPSS, R) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de geolocalizare (GIS) (pentru inspectorii specializați în urbanism sau mediu).
Cunoștințe de utilizare a software-ului CAD (pentru inspectorii specializați în urbanism).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a rețelei.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare a software-ului.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a configurației software.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Capacitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a analiza informații complexe și de a trage concluzii logice.
Capacitatea de a lua decizii în condiții de incertitudine și de presiune.
Abilitatea de a organiza și de a planifica activități complexe.
Capacitatea de a gestiona timpul eficient și de a respecta termenele.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională.
Capacitatea de a fi orientat spre rezultate și de a atinge obiectivele stabilite.
Abilitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile cetățenilor.
Capacitatea de a gestiona situații de urgență și de a lua măsuri adecvate.
Abilitatea de a fi proactiv și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Capacitatea de a fi flexibil și de a se adapta la diferite stiluri de lucru.
Abilitatea de a demonstra inițiativă și de a propune soluții inovatoare.
Capacitatea de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă.
Abilitatea de a fi receptiv la feedback și de a învăța din experiență.
Capacitatea de a demonstra respect față de colegi și cetățeni.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de rapoarte întocmite și depuse la termen, procentul de respectare a termenelor de răspuns la solicitări, numărul de reclamații soluționate în termen, numărul de controale efectuate și finalizate, numărul de sancțiuni aplicate, numărul de proiecte implementate cu succes, gradul de satisfacție al beneficiarilor (cetățeni, alte instituții), numărul de proceduri administrative optimizate, reducerea numărului de erori în documente, creșterea eficienței fluxurilor de lucru, numărul de instruiri/seminare participate, numărul de îmbunătățiri propuse și implementate, reducerea timpului de procesare a documentelor, creșterea gradului de conformitate cu legislația în vigoare, numărul de documente arhivate corect, numărul de proceduri de achiziție publică gestionate conform legislației, numărul de contribuții la îmbunătățirea imaginii instituției, numărul de audituri interne/externe în care s-a demonstrat conformitate, numărul de colaborări cu alte instituții pentru realizarea de proiecte comune, numărul de soluții inovatoare implementate pentru îmbunătățirea serviciilor publice.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a legislației în vigoare, acuratețea și completitudinea rapoartelor întocmite, claritatea și concizia comunicărilor scrise, obiectivitatea și imparțialitatea în evaluarea situațiilor, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, etica și integritatea în exercitarea atribuțiilor, capacitatea de a lua decizii corecte și argumentate, abilitatea de a gestiona situații de conflict cu diplomație, promptitudinea și eficiența în răspunsul la solicitări, capacitatea de a identifica și propune soluții inovatoare, respectarea procedurilor interne și a standardelor de calitate, abilitatea de a colabora eficient cu colegii și alte instituții, capacitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile cetățenilor, abilitatea de a se adapta la schimbări legislative și procedurale, capacitatea de a menține un nivel ridicat de concentrare și atenție la detalii, capacitatea de a gestiona volumul de muncă în mod eficient, respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a prezenta informații complexe într-un mod accesibil, abilitatea de a învăța continuu și de a se perfecționa profesional.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, responsabilitate, orientare către rezultate, atenție la detalii, perseverență, flexibilitate, adaptabilitate, capacitate de a lucra sub presiune, reziliență, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de comunicare, capacitate de a lua decizii, gândire critică, capacitate de a învăța, etică profesională, orientare către client, colaborare, leadership, organizare, planificare, gestionarea timpului, gestionarea stresului, capacitate de a lucra independent, capacitate de a oferi feedback constructiv, capacitate de a accepta feedback, capacitate de a prioritiza, capacitate de a delega, capacitate de a motiva, capacitate de a construi relații, capacitate de a influența, capacitate de a negocia, capacitate de a anticipa, capacitate de a inova.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scanner, telefon, fax, arhivator, software specific (ex: Microsoft Office, sisteme de management al documentelor, baze de date), echipamente de protecție (dacă este cazul, în funcție de specificul activității), mijloace de transport (dacă este cazul, pentru deplasări), echipamente de videoconferință, echipamente de arhivare digitală, software de criptare, echipamente de securitate cibernetică, echipamente de măsurare (dacă este cazul, în funcție de specificul activității)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.