FIȘĂ DE POST SPECIALIST DIGITALIZARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST DIGITALIZARE

1.2. Cod C.O.R.:242118

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, personalul din departamentul IT, specialiști în gestionarea datelor, administratorul bazei de date, personalul din departamentul juridic pentru conformitatea documentelor. Externe: Colaborează cu furnizori de echipamente de scanare, consultanți IT pentru suport tehnic, firme de arhivare externe (dacă este cazul), departamentele clienților (în cazul digitalizării documentelor externe).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul în digitalizare are rolul de a asigura transpunerea documentelor fizice în format digital, respectând proceduri interne și standarde de calitate. Activitatea presupune scanarea, indexarea și arhivarea electronică a materialelor, asigurând accesibilitatea și conservarea acestora pe termen lung. De asemenea, specialistul contribuie la optimizarea fluxurilor de lucru, identificând soluții pentru digitalizarea eficientă și la îmbunătățirea sistemelor de gestionare a documentelor digitale. Este necesară atenție sporită la detalii și o bună cunoaștere a echipamentelor de scanare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Efectuarea scanării documentelor diverse, respectând cerințele de rezoluție și format specificate.
Verificarea calității imaginii scanate, corectarea defectelor minore (rotire, contrast, etc.).
Indexarea documentelor scanate, utilizând metadate relevante pentru facilitarea căutării și recuperării.
Introducerea datelor din documente în sisteme informatice, cu acuratețe și conformitate cu protocoalele stabilite.
Gestionarea fluxului de documente, asigurând respectarea termenelor limită și priorităților.
Arhivarea electronică a documentelor, conform politicii de arhivare a instituției.
Realizarea de backup-uri regulate ale datelor digitale.
Identificarea și raportarea problemelor tehnice legate de echipamentele de scanare și software.
Asigurarea confidențialității și securității datelor digitale.
Participarea la optimizarea proceselor de digitalizare, propunând soluții pentru creșterea eficienței.
Gestionarea și întreținerea echipamentelor de scanare (curățare, verificare funcționare).
Conversia documentelor în formate digitale variate (PDF, TIFF, JPEG, etc.).
Crearea de scripturi simple pentru automatizarea unor sarcini repetitive de digitalizare (dacă este cazul).
Asigurarea respectării standardelor de calitate și a procedurilor interne privind digitalizarea.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura integrarea eficientă a documentelor digitale în fluxurile de lucru.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu profil tehnic (ex: informatică, electronică).
Calificări profesionale relevante pentru domeniul digitalizării (ex: operator introducere date, tehnician sisteme informatice).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de birou (Microsoft Office, OpenOffice).
Cunoștințe minime de funcționare a echipamentelor de scanare și a software-urilor asociate.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în digitalizare (avantaj).
Cunoștințe de bază despre standarde de arhivare electronică (ex: ISO 14988).
Cunoștințe de bază despre protocoale de transfer de date (ex: FTP, SFTP).
Cunoștințe de operare a sistemelor de tipărire și scanare în rețea.
Cunoștințe de limba engleză tehnică (pentru consultarea documentației).
Abilități de comunicare și relaționare, pentru a colabora eficient cu alte departamente.
Aptitudini de învățare rapidă și adaptare la noile tehnologii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în operarea echipamentelor de scanare și introducere date.
Experiență în digitalizarea documentelor diverse (ex: facturi, contracte, formulare).
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Experiență în arhivarea electronică a documentelor, respectând politicile de arhivare ale instituției.
Experiență în conversia documentelor în diverse formate digitale (PDF, TIFF, JPEG).
Experiență în controlul calității datelor introduse și a imaginilor scanate.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de editare a imaginilor (ex: pentru corectarea defectelor minore).
Experiență în lucrul cu baze de date și sisteme de indexare (avantaj).
Experiență în identificarea și raportarea problemelor tehnice legate de echipamentele de scanare.
Experiență în lucrul într-un mediu de birou și respectarea termenelor limită.
Experiență în lucrul cu documente confidențiale și respectarea normelor de securitate a datelor.
Experiență în optimizarea proceselor de digitalizare și propunerea de soluții pentru creșterea eficienței (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
Utilizarea avansată a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de operare a echipamentelor de scanare (desktop, portabile, de producție).
Utilizarea software-urilor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
Utilizarea software-urilor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a fișierelor și a arhivei digitale.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de baze de date (ex: Microsoft Access).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de transfer de date (FTP, SFTP).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de virtualizare (avantaj).
Cunoștințe de rețelistică de bază (TCP/IP, DNS, DHCP).
Cunoștințe de securitate a datelor și protejarea informațiilor confidențiale.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de teleconferință și colaborare online.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de monitorizare a echipamentelor de scanare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de diagnosticare a problemelor hardware.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare și analiză a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor de scanare (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare a datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management al imprimantelor (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare pe perioade îndelungate.
Abilități de organizare și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Gândire analitică și capacitate de a identifica erori.
Abilități de a învăța rapid și de a asimila informații noi.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și propunerea de soluții.
Răbdare și perseverență în fața dificultăților.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
Orientare către rezultate și îmbunătățire continuă.
Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra cu diverse tipuri de documente și formate.
Abilități de a respecta confidențialitatea informațiilor.
Disponibilitate de a participa la training-uri și workshop-uri.
Abilități de a menține un mediu de lucru curat și organizat.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente scanate pe oră, Număr de documente procesate corect pe zi, Volum total de documente digitalizate pe lună, Procentaj de erori în introducerea datelor, Timp mediu de scanare a unui document, Procentaj de respectare a termenelor limită pentru finalizarea proiectelor de digitalizare, Număr de probleme tehnice raportate și rezolvate, Procentaj de satisfacție a utilizatorilor serviciilor de digitalizare, Număr de documente indexate corect, Procentaj de conformitate cu standardele de calitate a datelor, Număr de documente arhivate conform procedurilor, Timp mediu de procesare a unui lot de documente, Volum de date procesate fără intervenție manuală, Număr de documente recuperate din arhivă în urma solicitărilor, Procentaj de utilizare eficientă a resurselor de scanare, Număr de proiecte de digitalizare finalizate în avans față de termenul stabilit, Procentaj de îmbunătățire a eficienței procesului de scanare, Număr de sugestii de îmbunătățire a procesului implementate, Procentaj de reducere a costurilor de stocare a documentelor fizice, Număr de documente scanate în format accesibil (ex: text căutabil).
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea scanării, Claritatea imaginii scanate, Corectitudinea indexării, Respectarea confidențialității datelor, Calitatea metadatelor asociate documentelor, Respectarea standardelor de arhivare, Conformitatea cu cerințele legale, Gradul de utilizare a funcțiilor avansate ale software-ului, Eficiența fluxului de lucru, Gradul de automatizare a proceselor, Calitatea raportării, Respectarea procedurilor de securitate, Gradul de satisfacție al clienților interni, Calitatea documentației de suport, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Gradul de inițiativă în îmbunătățirea proceselor, Respectarea politicilor de mediu, Gradul de adaptare la noile tehnologii, Calitatea comunicării cu echipa.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de operare standard, Atenție la detalii și acuratețe, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Inițiativă în rezolvarea problemelor, Capacitatea de a se adapta la schimbări, Abilitatea de a lucra în echipă, Comunicare eficientă, Orientare către rezultate, Responsabilitate și seriozitate, Capacitatea de a învăța rapid, Gestionarea eficientă a timpului, Abilitatea de a lucra independent, Atenție sporită la confidențialitate, Abilitatea de a respecta termenele limită, Capacitatea de a menține un mediu de lucru ordonat, Abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv, Capacitatea de a identifica și raporta erori, Abilitatea de a respecta regulile de securitate cibernetică, Capacitatea de a se concentra pe sarcini repetitive, Abilitatea de a gestiona volumul mare de muncă.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner profesional, Software de management al documentelor, Stație de lucru performantă, Monitor cu rezoluție înaltă, Tastatură ergonomică, Mouse optic, Imprimantă (pentru validare/verificare), Scaner portabil (pentru documente voluminoase), Dispozitiv de stocare extern (pentru backup), Software de editare imagine, Sistem de operare stabil, Conexiune la rețea securizată, Program de criptare date, Software de recuperare date, Dispozitiv de autentificare multi-factor, Căști cu microfon (pentru comunicare), Software de gestionare a scanerelor, Sistem de control al accesului, Software de monitorizare a performanței scanerului, Cabluri și adaptoare diverse..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.