FIȘĂ DE POST MANAGER DE FACILITATI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER DE FACILITATI

1.2. Cod C.O.R.:242117

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul general, directorul financiar, managerul de proiect, echipele de întreținere, administratorii de clădiri, personalul de securitate, departamentul IT și departamentul de achiziții pentru a asigura funcționarea optimă a facilităților. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii (curățenie, pază, mentenanță), contractorii, consultanții tehnici, autoritățile locale și companiile de asigurări pentru a gestiona contractele și a respecta reglementările.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Managerul de Facilități este responsabil pentru gestionarea și optimizarea operațiunilor de întreținere, reparații și curățenie a clădirilor și a spațiilor aferente. Asigură funcționarea eficientă a sistemelor tehnice (încălzire, ventilație, electricitate), coordonează echipele de personal, respectă normele de siguranță și igienă, și gestionează bugetul alocat. Scopul principal este crearea și menținerea unui mediu de lucru sigur, confortabil și propice pentru activitatea angajaților, conform standardelor stabilite și în concordanță cu politicile companiei.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea și coordonarea activităților de întreținere preventivă și corectivă a clădirilor, instalațiilor și echipamentelor.
Supervizarea echipelor de tehnicieni, agenți de curățenie și personal auxiliar.
Elaborarea și implementarea planurilor de mentenanță, conform cerințelor legale și contractuale.
Gestionarea bugetului alocat pentru operațiuni de facilități, monitorizarea cheltuielilor și optimizarea resurselor.
Negocierea și administrarea contractelor cu furnizori de servicii (curățenie, pază, mentenanță specializată).
Asigurarea conformității cu normele de siguranță, sănătate și protecție a muncii (SSPM).
Implementarea și monitorizarea sistemelor de management al clădirilor (BMS).
Gestionarea eficientă a consumului de energie și apă, cu scopul de a reduce costurile operaționale.
Coordonarea lucrărilor de modernizare, renovare și îmbunătățire a infrastructurii.
Gestionarea situațiilor de urgență (incendii, inundații, avarii), conform procedurilor stabilite.
Realizarea de rapoarte periodice privind performanța operațiunilor de facilități.
Monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Gestionarea relației cu chiriașii și rezolvarea problemelor legate de facilități.
Implementarea politicilor de sustenabilitate și eficiență energetică.
Asigurarea respectării graficelor de lucru și a procedurilor interne.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul Inginerie Civilă, Mecanică, Electrică, Automatizări sau Managementul Facilităților.
Calificări profesionale complementare în domeniul Managementului Facilităților, Managementului Calității sau Managementului Riscului.
Certificare în domeniul sistemelor de management al clădirilor (BMS) sau al eficienței energetice (ex: LEED, BREEAM).
Cunoștințe solide de legislație în domeniul siguranței și sănătății în muncă (SSPM).
Cunoștințe aprofundate privind funcționarea și întreținerea instalațiilor termice, electrice, sanitare și de ventilație.
Experiență în utilizarea software-urilor de management al facilităților (CMMS) și a aplicațiilor de business (ex: MS Office).
Cunoștințe de contabilitate și bugetare, cu accent pe analiza costurilor și optimizarea resurselor.
Abilități de comunicare și negociere, pentru a interacționa eficient cu furnizorii, echipa și managementul.
Cunoștințe de limbi străine (engleză), pentru a facilita comunicarea cu partenerii internaționali.
Certificare în domeniul managementului proiectelor (ex: PMP), constituie un avantaj.
Cunoștințe despre principiile sustenabilității și a economiei circulare, constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul operațiunilor de facilități, preferabil într-un mediu corporatist sau industrial.
Experiență în gestionarea echipelor de mentenanță și curățenie, cu focus pe dezvoltarea competențelor și motivarea personalului.
Experiență în negocierea și administrarea contractelor cu furnizori de servicii (curățenie, pază, mentenanță specializată), cu accent pe optimizarea costurilor.
Experiență în implementarea și monitorizarea sistemelor de management al clădirilor (BMS), cu focus pe eficientizarea consumului de energie și apă.
Experiență în gestionarea bugetului alocat pentru operațiuni de facilități, cu accent pe respectarea prevederilor și identificarea oportunităților de economisire.
Experiență în coordonarea lucrărilor de modernizare, renovare și îmbunătățire a infrastructurii, respectând termenele și bugetul alocat.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență (incendii, inundații, avarii), conform procedurilor stabilite și legislației în vigoare.
Experiență în utilizarea software-urilor de management al facilităților (CMMS) și a aplicațiilor de business (ex: MS Office), pentru a eficientiza activitățile și a genera rapoarte precise.
Experiență în auditarea și îmbunătățirea proceselor de facilități, conform standardelor de calitate și a cerințelor legale.
Experiență în implementarea politicilor de sustenabilitate și eficiență energetică, contribuind la reducerea impactului asupra mediului.
Experiență în gestionarea relației cu chiriașii și rezolvarea problemelor legate de facilități, asigurând satisfacția acestora.
Experiență în managementul proiectelor, cu focus pe respectarea termenelor și bugetului alocat.
Experiență în gestionarea riscurilor legate de operațiunile de facilități, identificând și implementând măsuri preventive.
Experiență în elaborarea și implementarea planurilor de acțiune pentru îmbunătățirea performanței operaționale.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (ex: IT, HR, Financiar) pentru a asigura o funcționare eficientă a întregii organizații.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de management al clădirilor (BMS) - Siemens, Honeywell, Schneider Electric.
Experiență în utilizarea software-urilor CMMS (Computerized Maintenance Management System) – Maximo, SAP PM, Infor EAM.
Cunoștințe solide de utilizare a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Abilitatea de a interpreta diagrame electrice, scheme hidraulice și planuri de instalații.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de măsurare și diagnosticare a instalațiilor (termometre, manometre, analizatoare de calitatea aerului).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului și supraveghere video (CCTV).
Abilitatea de a utiliza software de modelare energetică (ex: eQUEST, Trane TRACE).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de detecție și stingere a incendiilor (sprinklere, hidranți, sisteme de alarmă).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ventilație și condiționare a aerului (HVAC).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de generare de energie electrică (generatoare diesel, UPS).
Abilitatea de a utiliza software de analiză a datelor și generare de rapoarte (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de automatizare industrială (PLC, SCADA).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al energiei (EMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al deșeurilor.
Abilitatea de a utiliza software de cartografiere GIS pentru analiza spațială a infrastructurii.
Cunoștințe de utilizare a platformelor cloud pentru stocarea și analiza datelor (AWS, Azure, Google Cloud).
Abilitatea de a utiliza instrumente de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Zoom).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Abilitatea de a utiliza software de proiectare asistată de calculator (CAD).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitatea de a motiva o echipă multidisciplinară.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, cu diverse categorii de interlocutori.
Abilitatea de a negocia și de a gestiona relații contractuale cu furnizori.
Gândire analitică și capacitatea de a rezolva probleme complexe.
Orientare către rezultate și capacitatea de a prioritiza activități.
Gestionarea timpului și respectarea termenelor limită.
Abilitatea de a lua decizii în situații de criză și de a gestiona riscuri.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Abilitatea de a lucra independent și în echipă.
Orientare către client și capacitatea de a răspunde eficient la solicitări.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții constructive.
Gândire strategică și capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
Integritate și respectarea eticii profesionale.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor operaționale, creșterea eficienței energetice, gradul de satisfacție a utilizatorilor, timpul de răspuns la solicitări, numărul de incidente raportate, timpul de rezolvare a incidentelor, respectarea bugetului alocat, gradul de îndeplinire a obiectivelor de întreținere preventivă, reducerea numărului de defecțiuni majore, îmbunătățirea indicatorilor de siguranță, optimizarea utilizării spațiului, reducerea deșeurilor, creșterea duratei de viață a echipamentelor, conformitatea cu reglementările legale și standardele de calitate, reducerea timpului de nefuncționare a clădirii, îmbunătățirea scorului de evaluare a sustenabilității, optimizarea contractelor cu furnizorii, creșterea gradului de automatizare a proceselor, reducerea consumului de apă, îmbunătățirea eficienței sistemelor HVAC, creșterea gradului de utilizare a energiei regenerabile.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea relațiilor cu stakeholderii, eficiența comunicării, respectarea procedurilor și a standardelor, gradul de satisfacție al echipei, capacitatea de a anticipa și preveni problemele, calitatea planificării și organizării, eficiența gestionării situațiilor de urgență, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă, calitatea rapoartelor și a prezentărilor, capacitatea de a lua decizii corecte și la timp, respectarea confidențialității, gradul de inovare în soluții, calitatea colaborării interdepartamentale, capacitatea de a motiva și dezvolta echipa, gradul de adaptabilitate la schimbări, respectarea termenelor limită, calitatea documentației, eficiența în gestionarea conflictelor, gradul de profesionalism, capacitatea de a reprezenta compania.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, inițiativă, flexibilitate, reziliență, gândire strategică, leadership, comunicare eficientă, capacitate de delegare, rezolvarea problemelor, luarea deciziilor, gestionarea timpului, adaptabilitate, colaborare, orientare către rezultate, gândire analitică, gestionarea conflictelor, planificare și organizare, gestionarea stresului, asumarea responsabilității, atenție la detalii, capacitate de inovare, empatie, etică profesională, proactivitate, gestionarea schimbării, capacitatea de a învăța.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Laptop, smartphone, tabletă, software de gestionare a clădirilor (BMS), software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), software de contabilitate, software de gestionare a contractelor, sistem de comunicații (telefon, videoconferință), imprimantă/copiator multifuncțională, sistem de control acces, sistem de supraveghere video (CCTV), sistem de detectare și alarmă incendiu, software de modelare energetică, software de proiectare asistată de calculator (CAD), sistem de gestionare a documentelor, software de analiză de date, instrumente de diagnosticare a echipamentelor, dispozitive de măsurare a parametrilor energetici, software de raportare, platforme de colaborare online..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.