FIȘĂ DE POST SPECIALIST PLAN PROGRES

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST PLAN PROGRES

1.2. Cod C.O.R.:242109

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu managerul de proiect, inginerii de proiect, echipele de resurse umane, departamentul financiar, departamentul de achiziții și alte echipe implicate în execuția proiectului pentru a asigura alinierea planificării cu resursele și constrângerile. Externe: Colaborează cu furnizorii, subcontractanții și clienții pentru a coordona livrările și a gestiona dependențele, asigurând respectarea termenelor și a specificațiilor contractuale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul Plan Progres este responsabil pentru monitorizarea și evaluarea progresului planurilor de dezvoltare ale beneficiarilor, asigurând respectarea indicatorilor de performanță stabiliți și a termenelor limită. El/ea va colecta, analiza și sintetiza date relevante, elaborând rapoarte periodice și identificând eventualele deviații de la plan. De asemenea, va oferi suport în rezolvarea problemelor întâmpinate de beneficiari și va contribui la îmbunătățirea proceselor de monitorizare și raportare, în scopul maximizării impactului programului."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Monitorizează execuția planurilor de progres ale beneficiarilor, conform indicatorilor de performanță definiți.
Verifică respectarea termenelor limită și a bugetelor alocate în planurile de progres.
Analizează datele colectate din rapoartele de progres, identificând tendințe și anomalii.
Elaborează rapoarte periodice de progres, sintetizând informații relevante pentru factorii de decizie.
Identifică și analizează deviațiile de la planul inițial, propunând măsuri corective.
Colaborează cu beneficiarii pentru a depăși obstacolele întâmpinate în implementarea planurilor.
Asigură o comunicare eficientă între beneficiari, coordonatori de proiect și alte părți interesate.
Actualizează și menține baza de date cu informații despre progresul planurilor.
Participă la evaluarea impactului programelor și identificarea lecțiilor învățate.
Contribuie la îmbunătățirea instrumentelor și proceselor de monitorizare și evaluare.
Realizează analiza riscurilor asociate implementării planurilor de progres.
Oferă suport în elaborarea de planuri de acțiune corective și planuri de redresare.
Verifică conformitatea planurilor de progres cu reglementările și cerințele specifice.
Participă la ședințe de revizuire a progresului și oferă feedback constructiv.
Documentează procesele și procedurile de monitorizare a progresului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în științe economice, management, științe administrative sau domenii similare.
Avantaj: Studii postuniversitare (Master) în management de proiect, monitorizare și evaluare sau domenii conexe.
Certificare în management de proiect (PMP, PRINCE2) constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de metodologii de monitorizare și evaluare a proiectelor (ex: logica intervenției, teoria schimbării).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al proiectelor și a bazelor de date.
Cunoștințe de statistică descriptivă și analiză de date.
Cunoștințe de limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit).
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în monitorizarea și evaluarea proiectelor, preferabil în domeniul dezvoltării regionale sau social.
Experiență în colectarea, analiza și interpretarea datelor relevante pentru progresul proiectelor.
Experiență în elaborarea de rapoarte de progres și prezentarea acestora către factorii de decizie.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor întâmpinate de beneficiari în implementarea planurilor.
Experiență în utilizarea instrumentelor și tehnicilor de management al riscurilor.
Experiență în lucrul cu baze de date și sisteme de management al proiectelor.
Experiență în comunicarea cu diverse părți interesate, inclusiv beneficiari, coordonatori de proiect și finanțatori.
Experiență în redactarea de documente oficiale, inclusiv rapoarte, prezentări și note informative.
Experiență în analiza documentelor de proiect, identificând indicatori de performanță și termene limită.
Experiență în utilizarea software-ului de analiză statistică (ex: SPSS, R) constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (Windows, macOS).
Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Utilizarea eficientă a funcțiilor avansate Excel (tabele pivot, formule complexe, validare de date).
Utilizarea bazelor de date (ex: MS Access, MySQL) – nivel mediu.
Utilizarea software-ului de management de proiect (ex: MS Project, Asana, Jira).
Utilizarea software-ului de Business Intelligence (BI) (ex: Power BI, Tableau) – avantaj.
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) – avantaj.
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Utilizarea eficientă a platformelor de comunicare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
Utilizarea instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Utilizarea instrumentelor de vizualizare a datelor (ex: infografice, diagrame).
Cunoștințe de tehnici de căutare și analiză a informațiilor online.
Utilizarea instrumentelor de georeferențiere (GIS) – avantaj.
Cunoștințe de tehnici de scraping a datelor – avantaj.
Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA) – avantaj.
Cunoștințe de tehnici de machine learning – avantaj.
Utilizarea platformelor de social media pentru monitorizarea proiectelor – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă (scrisă și orală).
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse părți interesate.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor.
Abilitatea de a analiza critic informațiile și de a lua decizii bazate pe date.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme complexe.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a negocia soluții.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Organizare și atenție la detalii.
Responsabilitate și etică profesională.
Creativitate și capacitate de a găsi soluții inovatoare.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Reziliență și capacitate de a depăși obstacolele.
Abilitatea de a influența și de a motiva echipa.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rapoarte de progres elaborate și livrate la timp, gradul de acuratețe al datelor introduse în sistemul de management al proiectelor, număr de probleme identificate și rezolvate în timpul implementării planurilor, gradul de satisfacție al beneficiarilor față de suportul oferit, număr de întâlniri de monitorizare organizate și desfășurate conform planului, gradul de respectare a bugetului proiectului, număr de riscuri identificate și gestionate eficient, număr de devieri de la planul inițial și măsuri corective implementate, număr de recomandări formulate și implementate pentru îmbunătățirea proceselor, gradul de utilizare a indicatorilor de performanță pentru luarea deciziilor, număr de audituri interne sau externe supervizate și rezultatele acestora, număr de sesiuni de training sau workshop-uri organizate pentru echipele de proiect, număr de îmbunătățiri procesuale implementate și impactul acestora asupra eficienței proiectului, număr de documente și proceduri actualizate și distribuite, număr de întâlniri cu părțile interesate (stakeholders) organizate și rezultatele acestora, gradul de respectare a termenelor limită pentru raportare, număr de erori sau omisiuni identificate în rapoartele de progres, număr de feedback-uri pozitive primite de la superiori sau colegi, număr de inovații sau soluții creative implementate pentru îmbunătățirea performanței proiectului, gradul de conformitate cu reglementările și standardele aplicabile, număr de proiecte monitorizate simultan și performanța generală a acestora.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor de progres (claritate, acuratețe, exhaustivitate), eficiența comunicării cu echipele de proiect și părțile interesate, gradul de aliniere a planurilor cu obiectivele strategice, capacitatea de a identifica și gestiona riscurile, nivelul de înțelegere a impactului deciziilor asupra proiectului, calitatea relațiilor de colaborare cu echipele multidisciplinare, gradul de implicare în identificarea de oportunități de îmbunătățire, capacitatea de a adapta planurile la schimbările din mediul extern, eficiența în rezolvarea problemelor și gestionarea conflictelor, nivelul de profesionalism în interacțiunile cu stakeholderii, calitatea documentației de suport pentru luarea deciziilor, gradul de inițiativă în identificarea de soluții inovatoare, capacitatea de a transmite informații complexe într-un mod accesibil, calitatea feedback-ului oferit și primit, gradul de înțelegere a implicațiilor etice ale deciziilor, capacitatea de a învăța din experiență și de a îmbunătăți continuu procesele, nivelul de respectare a standardelor de calitate și conformitate, eficiența în utilizarea instrumentelor și tehnologiilor de management de proiect, calitatea prezentărilor și a materialelor de comunicare, gradul de aliniere cu valorile și obiectivele organizației, capacitatea de a anticipa și de a răspunde la nevoile părților interesate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții pentru depășirea blocajelor, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse, flexibilitate și adaptabilitate la schimbările frecvente din mediul de proiect, orientare către rezultate și atenție la detalii, abilitatea de a comunica eficient și de a construi relații de colaborare cu diverse echipe, capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis, perseverență în depășirea obstacolelor și rezolvarea problemelor, proactivitate în identificarea și raportarea riscurilor și a devierilor de la plan, responsabilitate în asumarea rezultatelor acțiunilor și deciziilor, abilitatea de a învăța din experiență și de a îmbunătăți continuu procesele, capacitatea de a lucra autonom și de a lua decizii în limitele mandatului, abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, abilitatea de a colabora eficient într-o echipă multidisciplinară, capacitatea de a se adapta la diverse stiluri de lucru și culturi organizaționale, abilitatea de a influența pozitiv asupra comportamentului și performanței echipei, capacitatea de a gestiona eficient resursele disponibile, capacitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, capacitatea de a demonstra integritate și profesionalism în toate interacțiunile, capacitatea de a genera idei noi și creative pentru îmbunătățirea performanței proiectului, capacitatea de a demonstra leadership și de a motiva echipa.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de management de proiect (Microsoft Project, Primavera P6, Jira, Asana sau echivalent), software de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace sau echivalent), scanner, imprimantă, telefon, conexiune la internet, dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), software de analiză de date (Power BI, Tableau sau echivalent), software de creare de diagrame (Visio sau echivalent), sistem de management al documentelor, cititoare PDF..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.