FIȘĂ DE POST MANAGER IMBUNATATIRE PROCESE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER IMBUNATATIRE PROCESE

1.2. Cod C.O.R.:242108

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu echipele operaționale, IT, managementul de proiect, departamentul financiar, departamentul de resurse umane, departamentele de vânzări și marketing, pentru identificarea și implementarea îmbunătățirilor proceselor. Externe: Colaborează cu furnizori de soluții tehnologice, consultanți externi, auditori, parteneri strategici, pentru a optimiza procesele și a asigura conformitatea cu standardele relevante.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Managerul Îmbunătățire Procese este responsabil pentru identificarea, analiza și implementarea de soluții menite să optimizeze eficiența operațională și să reducă costurile. El/Ea va conduce proiecte de îmbunătățire continuă, utilizând metodologii precum Lean și Six Sigma, pentru a eficientiza fluxurile de lucru și a îmbunătăți calitatea produselor/serviciilor. De asemenea, va colabora cu diverse departamente pentru a asigura alinierea proceselor și a promova o cultură a îmbunătățirii continue în cadrul organizației. Rolul implică monitorizarea indicatorilor de performanță și raportarea rezultatelor obținute.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor operaționale, prin analiza datelor și observarea fluxurilor de lucru.
Cartografierea proceselor existente (as-is) și proiectarea celor îmbunătățite (to-be), utilizând notatii standard (BPMN, UML).
Aplicarea metodologiilor Lean Six Sigma (DMAIC, PDCA) pentru rezolvarea problemelor și optimizarea proceselor.
Definirea și implementarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) pentru monitorizarea eficienței proceselor.
Conducerea echipelor multidisciplinare în proiecte de îmbunătățire a proceselor, asigurând respectarea termenelor și bugetelor.
Facilitarea atelierelor de lucru (workshop-uri) pentru identificarea cauzelor fundamentale (root cause analysis) ale problemelor.
Dezvoltarea și implementarea de soluții de automatizare a proceselor, utilizând instrumente software adecvate (RPA, BPM).
Analiza costurilor proceselor și identificarea oportunităților de reducere a costurilor prin optimizarea fluxurilor de lucru.
Monitorizarea și evaluarea impactului soluțiilor implementate, prin analiza datelor și feedback-ul utilizatorilor.
Documentarea proceselor îmbunătățite, crearea de proceduri standard și instruirea personalului.
Identificarea și gestionarea riscurilor asociate proiectelor de îmbunătățire a proceselor.
Promovarea unei culturi a îmbunătățirii continue în cadrul organizației, prin organizarea de sesiuni de training și workshop-uri.
Colaborarea cu departamentele IT și funcționale pentru integrarea soluțiilor de îmbunătățire a proceselor în sistemele existente.
Elaborarea de rapoarte de progres și prezentarea rezultatelor către managementul superior.
Gestionarea resurselor alocate proiectelor de îmbunătățire a proceselor, optimizând utilizarea acestora.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în inginerie, economie, științe exacte sau un domeniu conex.
Certificare Six Sigma (Yellow Belt, Green Belt, Black Belt) – constituie un avantaj semnificativ.
Certificare Lean Management – constituie un avantaj.
Experiență demonstrabilă în managementul proiectelor, preferabil în proiecte de îmbunătățire a proceselor.
Cunoștințe solide despre metodologii de îmbunătățire continuă (Lean, Six Sigma, Kaizen, PDCA).
Cunoștințe despre tehnici de analiză a datelor (statistica descriptivă, analiza de regresie, analiza de variație).
Cunoștințe despre instrumente software de modelare a proceselor (BPMN, Visio, Lucidchart).
Cunoștințe despre instrumente software de analiză statistică (Minitab, SPSS, R).
Cunoștințe despre tehnici de facilitare a atelierelor de lucru (brainstorming, diagramă Ishikawa, 5 Why).
Cunoștințe despre principiile managementului schimbării.
Abilități de comunicare și prezentare excelente, atât verbal, cât și scris.
Abilități de leadership și de motivare a echipelor.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Cunoștințe avansate de operare pe calculator (Microsoft Office Suite).
Cunoașterea limbii engleze – nivel avansat (scris și vorbit).

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani de experiență profesională în domeniul operațional, preferabil într-un rol de îmbunătățire a proceselor sau management al calității.
Experiență demonstrabilă în aplicarea metodologiilor Lean Six Sigma, inclusiv utilizarea instrumentelor statistice pentru analiza datelor.
Experiență în conducerea echipelor multidisciplinare în proiecte de îmbunătățire a proceselor, asigurând respectarea termenelor și bugetelor.
Experiență în cartografierea proceselor (as-is) și proiectarea celor îmbunătățite (to-be), utilizând notatii standard (BPMN).
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor operaționale, utilizând tehnici de root cause analysis (diagrama Ishikawa, 5 Why).
Experiență în facilitarea atelierelor de lucru (workshop-uri) pentru colectarea de idei și identificarea soluțiilor.
Experiență în implementarea soluțiilor de automatizare a proceselor, utilizând instrumente software (RPA, BPM).
Experiență în monitorizarea și evaluarea indicatorilor de performanță (KPI) și raportarea rezultatelor către management.
Experiență în gestionarea schimbării și în promovarea unei culturi a îmbunătățirii continue în cadrul organizației.
Experiență în utilizarea instrumentelor software de modelare a proceselor și de analiză statistică.
Experiență în lucrul cu baze de date și în extragerea de date pentru analiză.
Experiență în elaborarea de rapoarte și prezentări pentru a comunica rezultatele proiectelor.
Experiență în colaborarea cu diferite departamente din cadrul organizației pentru a implementa soluții.
Experiență în identificarea oportunităților de îmbunătățire a eficienței operaționale.
Experiență în lucrul într-un mediu dinamic și în gestionarea mai multor proiecte simultan.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul (Windows, Linux).
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio).
Cunoștințe avansate de utilizare a software-urilor de modelare a proceselor (BPMN 2.0, ARIS, Signavio).
Cunoștințe avansate de utilizare a software-urilor de analiză statistică (Minitab, SPSS, R).
Cunoștințe avansate de utilizare a platformelor RPA (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism).
Cunoștințe de programare (Python, VBA) - avantaj.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, Oracle, MySQL).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de Business Intelligence (Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (MS Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (SAP, Oracle).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de control al versiunilor (Git).
Cunoștințe de utilizare a platformelor cloud (AWS, Azure, Google Cloud).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a proceselor (Value Stream Mapping).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (Data Mining, Machine Learning).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (Grafana).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare a software-ului (Selenium).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței aplicațiilor (APM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a configurației (Ansible, Puppet).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Gândire analitică și rezolvare de probleme.
Orientare către rezultate și focus pe obiective.
Abilități de planificare și organizare.
Capacitate de a lucra sub presiune și în medii dinamice.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbare.
Gândire strategică și viziune pe termen lung.
Abilități de prezentare și facilitare.
Capacitate de a construi și menține relații de colaborare.
Abilități de gestionare a conflictelor.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Abilități de delegare și responsabilizare.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de luare a deciziilor, chiar și în condiții de incertitudine.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Empatie și capacitate de a înțelege perspective diferite.
Curiozitate intelectuală și dorință de a inova.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor operaționale, îmbunătățirea eficienței proceselor, creșterea satisfacției clienților, reducerea timpului de procesare, creșterea gradului de automatizare, diminuarea numărului de erori, creșterea gradului de conformitate, reducerea numărului de reclamații, îmbunătățirea indicatorilor de calitate, creșterea ROI al proiectelor de îmbunătățire, reducerea timpului de ciclu, creșterea productivității angajaților, diminuarea numărului de rebuturi, creșterea gradului de utilizare a resurselor, îmbunătățirea indicatorilor de performanță a furnizorilor, creșterea gradului de adopție a noilor tehnologii, reducerea timpului de răspuns la incidente, creșterea gradului de respectare a termenelor limită, îmbunătățirea indicatorilor de sustenabilitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației proceselor, eficiența colaborării cu echipele, gradul de implicare în proiecte de îmbunătățire, calitatea prezentărilor și a rapoartelor, gradul de satisfacție al clienților interni, capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, calitatea soluțiilor propuse, eficiența implementării soluțiilor, gradul de respectare a standardelor de calitate, capacitatea de a gestiona riscurile, calitatea comunicării cu managementul, gradul de inovare, capacitatea de a construi relații de încredere, eficiența gestionării schimbărilor, gradul de aliniere cu obiectivele strategice, calitatea mentoratului oferit echipei, gradul de respectare a termenelor limită, capacitatea de a rezolva probleme complexe, eficiența gestionării conflictelor, gradul de adaptare la schimbări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare spre rezultate, gândire analitică, rezolvare de probleme, comunicare eficientă, leadership, flexibilitate, adaptabilitate, colaborare, gândire strategică, atenție la detalii, gestionarea timpului, reziliență, proactivitate, capacitate de învățare, orientare către client, gestionarea conflictelor, delegare, motivație, gestionarea schimbării.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, software de analiză a proceselor (ex: Visio, ARIS, BPMN), software de statistică (ex: Excel, R, SPSS), software de management de proiect (ex: MS Project, Jira), platforme de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack), software de automatizare robotică a proceselor (RPA), instrumente de colectare și analiză a datelor, software de modelare a fluxurilor de lucru, echipamente de videoconferință, imprimantă, scanner, plotter..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.