FIȘĂ DE POST COORDONATOR SECRETARIAT STUDIOURI TERITORIALE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:COORDONATOR SECRETARIAT STUDIOURI TERITORIALE

1.2. Cod C.O.R.:242105

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii de studio, echipa administrativă, departamentul financiar, echipa tehnică, departamentul de marketing și vânzări, managerii de proiect și alți coordonatori de secretariat pentru asigurarea fluxului informațional și suportul operațional. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, parteneri media, agenții de publicitate, clienți interni/externi, instituții publice și alte organizații relevante pentru gestionarea relațiilor și îndeplinirea obiectivelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Coordonează activitățile administrative și de secretariat ale studioului teritorial, asigurând suport logistic pentru echipa artistică și tehnică. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, organizarea documentelor, monitorizarea fluxului de informații, relaționarea cu parteneri externi și furnizori, precum și suportul în pregătirea materialelor pentru evenimente și proiecte. Scopul principal este de a asigura buna funcționare a studioului și de a facilita comunicarea eficientă între membrii echipei și cu publicul."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, de la primire și înregistrare, până la arhivare și distribuție.
Organizarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre producții, artiști, contracte și echipamente.
Programarea și coordonarea ședințelor, întâlnirilor și a vizitelor, asigurând pregătirea materialelor necesare.
Redactarea și distribuirea corespondenței oficiale, inclusiv e-mailuri, scrisori și rapoarte.
Gestionarea agendei directorului/șefului de studio, prioritizând întâlnirile și termenele limită.
Coordonarea logisticii pentru producții, inclusiv transportul echipamentelor, cazarea personalului și asigurarea materialelor consumabile.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii (catering, curățenie, întreținere), negociind contracte și monitorizând calitatea serviciilor.
Pregătirea și urmărirea bugetului de secretariat, gestionând cheltuielile și justificările.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a politicilor de confidențialitate.
Gestionarea și actualizarea calendarelor de producție, asigurând sincronizarea între departamente.
Coordonarea comunicării interne, diseminând informații relevante către membrii echipei.
Pregătirea de prezentări și materiale promoționale pentru evenimente și conferințe.
Monitorizarea și raportarea indicatorilor de performanță ai secretariatului.
Gestionarea și arhivarea contractelor și a documentelor legale.
Asigurarea suportului administrativ pentru echipele de producție în timpul filmărilor și înregistrărilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul administrativ, economic sau juridic.
Calificare profesională în domeniu (ex: secretar medical, asistent administrativ, tehnician de secretariat).
Cunoștințe solide de operare pe calculator (Microsoft Office Suite – Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim conversational.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul administrativ (avantaj).
Cunoștințe despre legislația muncii și a protecției datelor (avantaj).
Cunoștințe despre procedurile de achiziții publice (avantaj).
Experiență în utilizarea unor sisteme de management al proiectelor (ex: Asana, Trello) – avantajează.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 2 ani în roluri administrative, de secretariat sau de asistență managerială.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxurilor de documente, inclusiv arhivare digitală și fizică.
Experiență în organizarea de evenimente și întâlniri, inclusiv pregătirea agendei și a materialelor necesare.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor (DMS) și a aplicațiilor de office suite.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizori și parteneri externi.
Experiență în redactarea de rapoarte, note interne și corespondență oficială.
Experiență în gestionarea bugetului și a cheltuielilor administrative.
Experiență în mediul de producție audio-video sau în industria culturală (avantaj).
Experiență în utilizarea unor sisteme de management al proiectelor (ex: Asana, Trello) – avantajează.
Experiență în mediul de lucru din studiouri de producție sau posturi de televiziune (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a aplicațiilor de procesare a textului și a foilor de calcul.
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe solide de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare digitală și fizică.
Abilitatea de a gestiona baze de date simple (ex: Access).
Utilizarea aplicațiilor de editare foto-video de bază (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere) – avantajează.
Cunoștințe despre protocoalele de comunicare electronică (ex: SMTP, POP3, IMAP).
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Dropbox).
Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor personale.
Utilizarea sistemelor de management al proiectelor (ex: Asana, Trello).
Cunoștințe despre standardele de formatare a documentelor (ex: ISO, APA).
Utilizarea aplicațiilor de creare a prezentărilor interactive.
Cunoștințe despre principiile de design grafic de bază – avantajează.
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor – avantajează.
Cunoștințe despre funcționarea rețelelor de calculatoare – avantajează.
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a performanței echipamentelor IT – avantajează.
Cunoștințe despre principiile de backup și recuperare a datelor – avantajează.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de organizare și planificare riguroasă.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a lua decizii în condiții de presiune.
Capacitate de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Atitudine diplomatică și abilitatea de a menține relații profesionale solide.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Gândire analitică și capacitate de a sintetiza informații.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Inițiativă și dorință de a învăța lucruri noi.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Abilitatea de a gestiona conflicte într-un mod constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe săptămână, gradul de respectare a termenelor limită pentru livrarea documentelor, numărul de evenimente organizate cu succes, nivelul de satisfacție al clienților interni/externi, reducerea erorilor administrative, optimizarea fluxurilor de lucru, respectarea bugetului alocat, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de reclamații/sesizări primite, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de întâlniri/conferințe programate și coordonate, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de proiecte administrative finalizate la timp, nivelul de acuratețe în introducerea datelor, eficiența gestionării corespondenței, numărul de proceduri administrative optimizate, reducerea costurilor administrative, gradul de conformitate cu reglementările legale, numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru echipa administrativă, numărul de probleme rezolvate proactiv.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării scrise, claritatea și concizia documentelor generate, respectarea standardelor de formatare, acuratețea datelor introduse, profesionalismul în interacțiunea cu clienții interni/externi, eficiența fluxului de informații, respectarea confidențialității, calitatea organizării evenimentelor, respectarea procedurilor interne, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a prioritiza sarcinile, respectarea termenelor limită, calitatea relațiilor profesionale, profesionalismul în gestionarea corespondenței, eficiența în utilizarea resurselor, calitatea raportării, respectarea politicilor interne, acuratețea în gestionarea agendei, calitatea prezentărilor, respectarea normelor de etichetă, profesionalismul în gestionarea situațiilor de criză, calitatea arhivării documentelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, atenție la detalii, capacitate de organizare, comunicare eficientă, lucru în echipă, flexibilitate, rezolvare de probleme, adaptabilitate, gestionarea timpului, gestionarea stresului, responsabilitate, discreție, profesionalism, etică profesională, respectarea confidențialității, diplomație, inițiativă în îmbunătățirea proceselor, capacitate de a învăța rapid, perseverență, orientare către client, gestionarea conflictelor, capacitate de a oferi feedback constructiv, capacitate de a lua decizii, capacitate de a prioritiza sarcinile, capacitate de a lucra independent, capacitate de a influența, capacitate de a delega, capacitate de a coordona, capacitate de a motiva, capacitate de a asculta activ.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, copiator, telefon fix, telefon mobil, fax, server de e-mail, sistem de arhivare electronică, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de gestionare a agendei, software de videoconferință, sistem de management al documentelor, echipamente de birou (agende, pixuri, dosare, etc.), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), sistem de backup, echipamente de rețea (router, switch), imprimantă multifuncțională, scanner portabil, proiector, echipamente de audioconferință, software de criptare, echipamente de securitate fizică (control acces, supraveghere video)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.