FIȘĂ DE POST SPECIALIST IMBUNATATIRE PROCESE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST IMBUNATATIRE PROCESE

1.2. Cod C.O.R.:242102

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu managerii de departamente, analiști de business, specialiști IT, manageri de proiect, auditori interni, specialiști în conformitate, pentru identificarea oportunităților de îmbunătățire și implementarea soluțiilor.
Externe: Colaborează cu furnizori de software, consultanți externi, auditori externi, pentru a asigura alinierea cu cele mai bune practici și pentru a obține expertiză suplimentară în procese și tehnologii.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul Îmbunătățire Procese este responsabil pentru identificarea, analiza și implementarea de soluții menite să optimizeze eficiența și performanța proceselor operaționale ale organizației. Activitatea presupune cartografierea fluxurilor de lucru, identificarea blocajelor și a oportunităților de eficientizare, propunerea de îmbunătățiri și monitorizarea rezultatelor. Colaborează cu diverse departamente pentru a asigura alinierea cu obiectivele strategice și contribuie la reducerea costurilor, creșterea productivității și îmbunătățirea calității serviciilor oferite. Este necesară o gândire analitică, atenție la detalii și abilități de comunicare eficiente."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analizează și documentează procesele existente, utilizând metodologii precum BPMN (Business Process Model and Notation).
Identifică ineficiențe, blocaje și oportunități de optimizare în procesele operaționale.
Propune soluții de îmbunătățire a proceselor, incluzând redefinirea fluxurilor de lucru, automatizarea sarcinilor și implementarea de noi tehnologii.
Efectuează analiza cost-beneficiu a propunerilor de îmbunătățire a proceselor.
Colaborează cu echipele de proiect pentru implementarea soluțiilor de îmbunătățire a proceselor.
Dezvoltă și menține documentația proceselor, incluzând proceduri, instrucțiuni de lucru și diagrame de flux.
Monitorizează indicatorii de performanță ai proceselor (KPI) și raportează rezultatele managementului.
Identifică și analizează cauzele principale ale problemelor legate de procese, utilizând instrumente precum diagrama Ishikawa (Fishbone).
Implementează sisteme de control al proceselor pentru a asigura conformitatea cu standardele și reglementările.
Facilitează ateliere de lucru cu stakeholderii pentru a obține feedback și a valida soluțiile propuse.
Realizează analize de risc asociate proceselor și propune măsuri de mitigare.
Participă la audituri interne și externe legate de procese.
Evaluează impactul schimbărilor legislative și reglementare asupra proceselor și propune ajustări.
Dezvoltă și livrează instruiri pentru angajați cu privire la noile procese și proceduri.
Implementează și gestionează sisteme de management al documentelor asociate proceselor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul Inginerie Industrială, Management, Economie sau un domeniu conex.
Certificare în metodologii de îmbunătățire a proceselor, precum Lean Six Sigma (Yellow Belt, Green Belt, Black Belt).
Cunoștințe avansate de BPMN (Business Process Model and Notation) și alte metodologii de modelare a proceselor.
Certificare în utilizarea instrumentelor de Business Process Management (BPM) - de exemplu, ARIS, Signavio, Camunda.
Cunoștințe solide de statistica aplicată și analiza datelor.
Cunoștințe de programare (de exemplu, VBA, Python) constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (de exemplu, Excel, Power BI, Tableau).
Certificare în utilizarea metodologiilor Agile (Scrum, Kanban).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) - de exemplu, SAP, Oracle.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
Experiență în utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor (de exemplu, Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (de exemplu, Microsoft Teams, Slack).
Certificare în domeniul securității informațiilor (de exemplu, ISO 27001).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al versiunilor (de exemplu, Git).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare robotică a proceselor (RPA).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 3 ani în domeniul îmbunătățirii proceselor, preferabil în producție, servicii sau un domeniu conex.
Experiență în aplicarea metodologiilor Lean Six Sigma, inclusiv identificarea și analiza cauzelor principale (Root Cause Analysis).
Experiență în cartografierea și modelarea proceselor utilizând BPMN sau alte metodologii similare.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță ai proceselor (KPI).
Experiență în utilizarea instrumentelor de Business Process Management (BPM) pentru modelare, analiză și automatizare a proceselor.
Experiență în conducerea atelierelor de lucru (workshop) cu stakeholderii pentru a obține feedback și a valida soluțiile propuse.
Experiență în analiza datelor și generarea de rapoarte pentru a identifica tendințe și oportunități de îmbunătățire.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză statistică pentru a valida ipotezele și a măsura impactul soluțiilor implementate.
Experiență în conducerea proiectelor de îmbunătățire a proceselor, de la identificare până la implementare și monitorizare.
Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare pentru a implementa soluții de îmbunătățire a proceselor.
Experiență în documentarea proceselor și a procedurilor, asigurând claritatea și accesibilitatea informațiilor.
Experiență în identificarea și gestionarea riscurilor asociate proceselor, implementând măsuri preventive și corective.
Experiență în utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor pentru a urmări progresul și a asigura respectarea termenelor limită.
Experiență în prezentarea rezultatelor analizelor și a recomandărilor către management, utilizând un limbaj clar și concis.
Experiență în utilizarea instrumentelor RPA (Robotic Process Automation) pentru automatizarea sarcinilor repetitive.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată de sistem de operare Windows.
Cunoștințe solide de utilizare a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio).
Utilizare avansată a Microsoft Excel, inclusiv formule complexe, tabele pivot și grafice.
Cunoștințe aprofundate de utilizare a software-ului de modelare a proceselor (ex: ARIS, Signavio, Camunda).
Utilizare competentă a software-ului de analiză statistică (ex: Minitab, SPSS, R).
Cunoștințe de programare (de preferință Python sau similar) pentru automatizarea sarcinilor și analiza datelor.
Utilizare a software-ului de vizualizare a datelor (ex: Tableau, Power BI) pentru crearea de dashboard-uri interactive.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor RPA (Robotic Process Automation) precum UiPath, Automation Anywhere sau Blue Prism.
Utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) pentru organizarea și distribuirea informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) precum SAP sau Oracle.
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack) pentru comunicare și gestionarea proiectelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al versiunilor (Git, SVN).
Utilizare a instrumentelor de testare a performanței proceselor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Jira, Asana).
Utilizare a software-ului de simulare a proceselor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a fluxului de lucru.
Utilizare a platformelor de e-learning și webinarii pentru dezvoltare profesională.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor textuale.
Utilizare a software-ului de creare de diagrame de flux (ex: Lucidchart).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a proceselor în timp real.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Gândire analitică și abilități de rezolvare a problemelor.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.
Abilități de organizare și gestionare a timpului.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a influența și de a motiva echipele.
Gândire critică și obiectivă.
Abilități de prezentare și facilitare a atelierelor de lucru.
Adaptabilitate la schimbare și reziliență în fața obstacolelor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de leadership și de gestionare a conflictelor.
Orientare către client și capacitate de a înțelege nevoile acestuia.
Empatie și capacitate de a construi relații de încredere.
Abilități de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
Creativitate și capacitate de a genera idei inovatoare.
Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.
Abilități de a construi consens și de a obține sprijin pentru inițiativele propuse.
Capacitate de a gestiona schimbarea și de a implementa soluții în mod eficient.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de analiză a proceselor (ex: Visio, BPMN), Software de statistică (ex: Excel, R, SPSS), Software de management al proiectelor (ex: Jira, MS Project), Software de gestionare a documentelor, Software de automatizare robotică a proceselor (RPA), Dispozitive de stocare a datelor (ex: hard disk extern, stick USB), Scanner, Imprimantă, Cameră foto/video (pentru documentare), Echipamente de protecție a vederii (monitor suplimentar), Echipamente de audiție (căști)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.