FIȘĂ DE POST SPECIALIST/ ANALIST ORGANIZARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST/ ANALIST ORGANIZARE

1.2. Cod C.O.R.:241311

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, managerii de departamente, specialiștii în IT, analiștii de business, managerii de proiect, auditorii interni, specialiștii în resurse umane, managerii de calitate, echipa de suport operațional, directorii financiari, specialiștii în achiziții, echipele de vânzări și marketing, departamentele juridice, departamentele de cercetare și dezvoltare, managerii de transformare digitală, coordonatorii de procese, analiștii de date, specialiștii în securitate cibernetică, echipele de inovare, managerii de risc. Externe: Colaborează cu furnizori de software, consultanți de management, auditori externi, clienți, parteneri de afaceri, instituții guvernamentale, organizații de standardizare, furnizori de servicii cloud, companii de cercetare de piață, furnizori de soluții de automatizare, organizații profesionale, instituții de învățământ superior, furnizori de servicii de securitate cibernetică, consorții industriale, asociații de afaceri, organizații non-guvernamentale, prestatori de servicii de audit energetic.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul/Analistul de Organizare este responsabil cu îmbunătățirea eficienței operaționale a entității, prin analiza proceselor existente, identificarea oportunităților de optimizare și propunerea de soluții inovatoare. Activitatea presupune documentarea fluxurilor de lucru, elaborarea de recomandări pentru restructurări, implementarea de sisteme și proceduri noi, precum și monitorizarea rezultatelor. Colaborează cu diverse departamente pentru a asigura alinierea cu obiectivele strategice și pentru a contribui la o gestionare mai eficientă a resurselor umane și materiale, în scopul creșterii performanței generale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza proceselor de business și documentarea acestora prin elaborarea de fluxograme, diagrame SIPOC și alte instrumente de vizualizare.
Identificarea ineficiențelor, blocajelor și oportunităților de îmbunătățire a proceselor existente.
Realizarea de studii de fezabilitate pentru proiecte de optimizare a proceselor, incluzând estimarea costurilor și a beneficiilor.
Elaborarea de recomandări concrete pentru restructurarea proceselor, incluzând modificarea fluxurilor de lucru, eliminarea etapelor redundante și automatizarea sarcinilor.
Participarea la proiecte de implementare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și CRM (Customer Relationship Management), asigurând integrarea eficientă a proceselor de business.
Definirea și implementarea de indicatori de performanță (KPI) pentru monitorizarea eficienței proceselor și a progresului către obiectivele stabilite.
Realizarea de analize de cauză și efect (Root Cause Analysis) pentru identificarea problemelor fundamentale care afectează performanța proceselor.
Dezvoltarea și implementarea de proceduri standard de lucru (SOP) pentru a asigura coerența și calitatea operațiunilor.
Facilitarea atelierelor de lucru (workshops) cu echipele operaționale pentru a colecta informații, a identifica soluții și a obține aprobări pentru modificările propuse.
Monitorizarea și evaluarea impactului modificărilor implementate, prin compararea indicatorilor de performanță înainte și după optimizare.
Identificarea și implementarea de soluții de automatizare a proceselor, utilizând tehnologii precum RPA (Robotic Process Automation).
Participarea la audituri interne și externe, oferind suport în identificarea neconformităților și în propunerea de măsuri corective.
Gestionarea documentației referitoare la procese, asigurând actualizarea și accesibilitatea acesteia.
Colaborarea cu departamentul IT pentru a asigura suportul tehnic necesar implementării soluțiilor de optimizare a proceselor.
Participarea la definirea și implementarea de sisteme de management al calității (ex: ISO 9001).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvire de studii superioare (licență/master) în științe economice, management, inginerie industrială, informatică sau domenii similare.
Certificări profesionale în managementul proceselor de business (ex: Lean Six Sigma – Yellow Belt, Green Belt, Black Belt).
Certificări în analiza de business (ex: IIBA – ECBA, CCBA, CBAP).
Cunoștințe solide de metodologii de management al proiectelor (ex: PRINCE2, Agile, Scrum).
Cunoștințe aprofundate de software pentru modelarea proceselor (ex: Visio, ARIS, Bizagi).
Cunoștințe de sisteme ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) și CRM (ex: Salesforce, Microsoft Dynamics CRM).
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză de date (ex: Excel, SQL, Power BI, Tableau).
Cunoștințe de statistici și metode cantitative pentru analiza performanței proceselor.
Cunoștințe de limbaje de programare (avantaj, nu obligatoriu).
Cunoștințe de metodologii de management al calității (ex: ISO 9001).
Certificare în Robotic Process Automation (RPA) (avantaj).
Cunoștințe de metodologii de business process reengineering (BPR) (avantaj).
Cursuri de specializare în managementul schimbării (Change Management) (avantaj).
Cunoștințe de limbi străine (engleza obligatorie, alte limbi constituie un avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în analiza proceselor de business și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în utilizarea instrumentelor de modelare a proceselor (ex: Visio, ARIS, Bizagi) pentru documentarea fluxurilor de lucru.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate pentru proiecte de optimizare a proceselor, incluzând estimarea costurilor și a beneficiilor.
Experiență în implementarea de sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) și CRM (Customer Relationship Management).
Experiență în utilizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru monitorizarea eficienței proceselor.
Experiență în realizarea de analize de cauză și efect (Root Cause Analysis).
Experiență în facilitarea atelierelor de lucru (workshops) cu echipele operaționale.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză de date (ex: Excel, SQL, Power BI, Tableau).
Experiență în implementarea de soluții de automatizare a proceselor, preferabil cu tehnologii RPA (Robotic Process Automation).
Experiență în audituri interne și externe, oferind suport în identificarea neconformităților.
Experiență în managementul schimbării (Change Management).
Experiență în business process reengineering (BPR).
Experiență în managementul proiectelor, utilizând metodologii Agile sau Scrum (avantaj).
Experiență în lucrul cu baze de date și interogări SQL (avantaj).
Experiență în lucrul într-o industrie specifică (ex: producție, servicii financiare, retail) (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare PC și sistem de operare Windows.
Cunoștințe avansate de Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a software-ului de modelare a proceselor (Visio, ARIS, Bizagi).
Cunoștințe avansate de utilizare a instrumentelor de analiză de date (SQL, Power BI, Tableau).
Cunoștințe de programare (Python, R) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a platformelor RPA (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date relaționale (MySQL, PostgreSQL, Oracle) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de management de proiect (MS Project, Jira, Asana) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a fluxurilor de lucru (process mining tools) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de simulare a proceselor (process simulation software) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de business intelligence (BI) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de control al versiunilor (Git) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare software (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (AWS, Azure, Google Cloud) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței aplicațiilor (APM) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de virtualizare (VMware, VirtualBox) (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a facilita discuții și ateliere de lucru.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gândire analitică și abilități de rezolvare a problemelor.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de organizare și gestionare a timpului.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbare.
Proactivitate și inițiativă.
Abilități de leadership și influență.
Capacitate de a gestiona conflicte.
Abilități de prezentare și raportare.
Gândire critică și obiectivă.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de gestionare a stresului.
Empatie și abilități interpersonale.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a lucra sub presiune și în termene limită.
Abilități de a lua decizii informate și responsabile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor operaționale, creșterea eficienței proceselor, diminuarea timpului de procesare, îmbunătățirea satisfacției clienților, creșterea gradului de automatizare, reducerea numărului de erori, creșterea gradului de conformitate, îmbunătățirea indicatorilor de performanță cheie (KPI), reducerea timpului de implementare a proiectelor, creșterea gradului de adoptare a noilor tehnologii, îmbunătățirea fluxului de lucru, creșterea gradului de utilizare a datelor, reducerea riscurilor operaționale, creșterea gradului de standardizare, îmbunătățirea calității datelor, creșterea gradului de vizibilitate a proceselor, reducerea timpului de răspuns la incidente, îmbunătățirea gradului de utilizare a resurselor, creșterea gradului de aliniere cu obiectivele strategice.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației proceselor, acuratețea analizelor, claritatea recomandărilor, eficiența colaborării cu stakeholderii, gradul de aliniere cu standardele de excelență operațională, capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, gradul de inovare în soluțiile propuse, calitatea prezentărilor și a rapoartelor, gradul de implicare în proiecte de transformare organizațională, capacitatea de a gestiona schimbarea, gradul de respectare a termenelor limită, capacitatea de a lua decizii bazate pe date, gradul de satisfacție al echipei, capacitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții, gradul de profesionalism și etică în activitate, capacitatea de a construi relații de încredere cu partenerii, gradul de adaptabilitate la schimbările din mediu, capacitatea de a comunica eficient cu diverse audiențe, gradul de respectare a politicilor și procedurilor interne. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, atenție la detalii, capacitate de a învăța, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, gândire critică, comunicare eficientă, colaborare, orientare către rezultate, gestionarea timpului, organizare, planificare, luare de decizii, gestionarea conflictelor, leadership, flexibilitate, perseverență, etică profesională, orientare către client, gestionarea stresului, capacitate de a influența, asumarea responsabilității, gestionarea schimbării, capacitatea de a anticipa, gândire strategică, capacitatea de a delega, capacitatea de a oferi feedback constructiv, capacitatea de a motiva echipa, capacitatea de a construi relații profesionale, capacitatea de a lucra sub presiune. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, imprimantă, scaner, plotter, server, sistem de stocare date, software de analiză a proceselor (ex: Visio, ARIS, BPMN), software de modelare a datelor, software de gestionare a proiectelor, software de automatizare robotică a proceselor (RPA), software de business intelligence (BI), aplicații de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack), instrumente de analiză statistică, instrumente de vizualizare a datelor, telefoane mobile, echipamente de videoconferință, software de criptare a datelor, sisteme de securitate cibernetică, software de management al documentelor, echipamente de protecție a vederii, tastatură ergonomică, mouse ergonomic..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.