FIȘĂ DE POST EXPERT ELABORARE-EVALUARE DOCUMENTATII ACHIZITII INVESTITIONALE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:EXPERT ELABORARE-EVALUARE DOCUMENTATII ACHIZITII INVESTITIONALE

1.2. Cod C.O.R.:241261

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul departamentului de achiziții, cu Ofițerii de achiziții, cu Juristul departamentului, cu Contabilul responsabil de achiziții, cu Inginerii/Proiectanții responsabili de specificațiile tehnice, cu Directorul tehnic, cu Directorul financiar, cu Managerul de proiect, cu Departamentul de IT pentru suportul tehnic, cu Departamentul de resurse umane pentru aspecte legate de contracte. Externe: Colaborează cu Furnizorii/Contractorii, cu Autoritățile de control (ANRMAP, Curtea de Conturi), cu Organismele de certificare, cu Consultanții externi (dacă este cazul), cu Organizațiile profesionale din domeniu, cu Alți potențiali contractori, cu Reprezentanții beneficiarilor, cu Organismele de reglementare (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Expertul Elaborare-Evaluare Documentații Achiziții Investiționale are rolul de a coordona și asigura întocmirea, analiza și evaluarea documentelor necesare pentru derularea achizițiilor publice de lucrări, servicii și furnizuri de investiții. Responsabilitățile includ redactarea studiilor de fezabilitate, a documentelor de licitație (caiete de sarcini, specificații tehnice), analiza ofertelor, verificarea conformității cu legislația în vigoare și asigurarea respectării termenelor stabilite. Scopul principal este optimizarea procesului de achiziție, garantând transparența, eficiența și respectarea intereselor instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și evaluarea documentațiilor de achiziție publică, în conformitate cu legislația în vigoare (Legea nr. 98/2016, OUG nr. 25/2017, HG nr. 61/2011, etc.)
Redactarea studiilor de fezabilitate pentru investiții, inclusiv analiza cost-beneficiu și estimarea fluxurilor financiare.
Întocmirea documentelor de licitație (caiete de sarcini, specificații tehnice, liste de livrabile, criterii de selecție și atribuire).
Analiza comparativă a ofertelor, verificarea conformității cu cerințele din documentația de achiziție și cu legislația aplicabilă.
Evaluarea tehnică și financiară a ofertelor, utilizând metodologii adecvate și justificarea deciziilor.
Participarea la ședințele de clarificări și răspunsul la întrebările ofertanților.
Redactarea referatelor de evaluare a ofertelor și justificarea recomandărilor.
Participarea la ședințele C.A.P. (Comisia de Achiziții Publice) și susținerea evaluărilor.
Monitorizarea și raportarea progresului achizițiilor, identificarea și gestionarea riscurilor.
Verificarea și actualizarea periodică a bazelor de date cu furnizori și contractori.
Asigurarea respectării termenelor limită pentru depunerea ofertelor și pentru finalizarea achizițiilor.
Colaborarea cu departamentele tehnice pentru definirea cerințelor tehnice și pentru asigurarea calității soluțiilor propuse.
Participarea la negocierea contractelor de achiziție, în vederea optimizării condițiilor financiare și tehnice.
Verificarea conformității contractelor cu legislația în vigoare și cu documentația de achiziție.
Asigurarea arhivării corecte și complete a documentelor de achiziție.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, cu specializarea în științe economice, drept, administrație publică, inginerie sau un domeniu conex.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în achiziții publice, managementul proiectelor, drept comercial sau un domeniu relevant.
Certificare în achiziții publice (de exemplu, certificat emis de A.N.R.M. – Autoritatea Națională pentru Reglementarea Multilaterală a Serviciilor) – constituie un avantaj competitiv.
Cunoștințe solide a legislației achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016, OUG nr. 25/2017, HG nr. 61/2011, etc.) și a normelor metodologice de aplicare.
Cunoștințe aprofundate a procedurilor de elaborare a studiilor de fezabilitate și a documentelor de licitație.
Cunoștințe despre tehnicile de analiză comparativă a ofertelor și de evaluare tehnică și financiară.
Cunoștințe despre utilizarea instrumentelor informatice specifice achizițiilor publice (ex: platforme electronice de achiziții, software de analiză a ofertelor).
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim B2, pentru interpretarea documentației tehnice și pentru comunicarea cu furnizorii internaționali.
Certificări în domeniul managementului proiectelor (ex: PRINCE2, PMP) – constituie un avantaj.
Cunoștințe despre principiile managementului riscului și a calității în achizițiile publice.
Cunoștințe despre principiile economiei de piață și a managementului financiar.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză cost-beneficiu și de prognoză financiară.
Cunoștințe despre standardele de mediu și de sustenabilitate în achizițiile publice.
Cunoștințe despre principiile dreptului contractual și a negociere.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul achizițiilor publice, cu accent pe achiziții de lucrări, servicii și furnizuri de investiții.
Experiență în elaborarea și evaluarea documentațiilor de achiziție publică, conform legislației în vigoare.
Experiență în redactarea studiilor de fezabilitate și a documentațiilor tehnice pentru achiziții publice.
Experiență în analiza comparativă a ofertelor și în evaluarea tehnică și financiară a acestora.
Experiență în utilizarea platformelor electronice de achiziții publice și a instrumentelor informatice specifice.
Experiență în negocierea contractelor de achiziție publică și în gestionarea relațiilor cu furnizorii.
Experiență în monitorizarea execuției contractelor de achiziție publică și în soluționarea eventualelor probleme.
Experiență în gestionarea documentelor și a evidențelor referitoare la achizițiile publice.
Experiență în redactarea de rapoarte și prezentări privind activitatea de achiziții publice.
Experiență în interacțiunea cu autoritățile de control și cu alte instituții publice.
Experiență în gestionarea riscurilor asociate achizițiilor publice.
Experiență în analiza pieței și identificarea de furnizori potențiali.
Experiență în auditarea proceselor de achiziții publice.
Experiență în implementarea de sisteme de management al achizițiilor publice.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui calculator și a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a platformelor electronice de achiziții publice (ex: SEAP, eLicitație).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de analiză comparativă a ofertelor (ex: sisteme de e-licitație).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Primavera P6).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Abilități de redactare a documentelor tehnice și juridice în limba română, cu respectarea terminologiei specifice.
Abilități de utilizare a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare online (ex: e-mail, videoconferință).
Abilități de utilizare a instrumentelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată (pentru înțelegerea documentației în limbi străine).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Abilități de utilizare a instrumentelor de modelare financiară.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de simulare a proceselor de achiziție.
Cunoștințe de utilizare a software-ului CAD (dacă este relevant pentru domeniul de achiziții).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de geolocalizare (dacă este relevant pentru domeniul de achiziții).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a bazelor de date (ex: SQL).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de inteligență artificială (AI) aplicate în achiziții publice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare scrisă și orală, clară și concisă, în limba română.
Capacitatea de a negocia eficient cu furnizorii și cu alte părți implicate în procesul de achiziție.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitatea pentru acestea.
Capacitatea de a analiza critic informațiile și de a identifica soluții creative.
Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile în mod eficient.
Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Abilitatea de a lucra independent și de a demonstra inițiativă.
Capacitatea de a prezenta informații complexe într-un mod accesibil.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a fi orientat către rezultate și de a urmări performanța.
Capacitatea de a fi atent la detalii și de a evita erorile.
Abilitatea de a fi flexibil și de a răspunde la solicitări neprevăzute.
Capacitatea de a fi orientat către client și de a înțelege nevoile acestuia.
Abilitatea de a fi proactiv și de a anticipa problemele.
Capacitatea de a fi etic și de a respecta principiile de integritate.
Abilitatea de a fi rezistent la presiuni și de a menține obiectivitatea.
Capacitatea de a fi un bun ascultător și de a înțelege perspectivele altora.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documentații de achiziție publicate în conformitate cu legislația în vigoare, Respectarea termenelor limită pentru elaborarea documentațiilor de achiziție, Numărul de contestații primite și rezolvate cu succes, Numărul de erori identificate în documentațiile de achiziție înainte de publicare, Gradul de conformitate a documentațiilor de achiziție cu standardele interne, Timpul mediu de răspuns la solicitările de clarificări din partea potențialilor contractori, Numărul de contracte atribuite în urma documentațiilor elaborate, Valoarea totală a contractelor atribuite în urma documentațiilor elaborate, Numărul de întârzieri în atribuirea contractelor cauzate de erori în documentație, Numărul de întâlniri cu potențialii contractori pentru clarificări, Numărul de rapoarte de analiză comparativă a ofertelor elaborate, Numărul de recomandări formulate pentru optimizarea procesului de achiziție, Numărul de audituri interne/externe în care documentațiile au fost evaluate pozitiv, Reducerea costurilor de achiziție prin optimizarea documentațiilor, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru colegi privind elaborarea documentațiilor, Numărul de îmbunătățiri aduse procesului de elaborare a documentațiilor, Numărul de proceduri de achiziție revizuite și actualizate, Procentul de documente elaborate în conformitate cu specificațiile tehnice, Nivelul de satisfacție al clienților interni privind calitatea documentațiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării documentelor, respectând cerințele legale și tehnic, Claritatea și concizia specificațiilor tehnice, Gradul de acuratețe al informațiilor incluse în documentații, Respectarea termenelor de publicare a documentelor, Nivelul de detaliu al analizei comparative a ofertelor, Capacitatea de a anticipa și gestiona riscurile asociate achizițiilor, Gradul de conformitate cu politicile interne și procedurile de achiziție, Eficiența procesului de negociere cu furnizorii, Calitatea comunicării cu părțile interesate (comandanți, potențiali contractori, departamente interne), Nivelul de obiectivitate în evaluarea ofertelor, Capacitatea de a identifica oportunități de optimizare a costurilor, Gradul de inovare în abordarea problemelor legate de achiziții, Calitatea argumentării în răspunsul la contestații, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a se adapta la schimbările legislative și jurisprudențiale, Nivelul de profesionalism în interacțiunea cu furnizorii, Gradul de acuratețe al termenilor și definițiilor utilizate, Capacitatea de a identifica și corecta erorile în documentații, Nivelul de satisfacție al clienților interni privind calitatea serviciilor. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale proceselor de achiziție, Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a menține calmul în situații critice, Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, cu diverse părți interesate, Flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative și procedurale, Capacitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilitatea pentru acestea, Abilitatea de a demonstra atenție la detalii și de a evita erorile, Capacitatea de a fi proactiv și de a anticipa problemele, Abilitatea de a fi orientat către client și de a înțelege nevoile acestuia, Abilitatea de a fi etic și de a respecta principiile de integritate, Capacitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a accepta feedback, Abilitatea de a demonstra reziliență și de a depăși obstacolele, Abilitatea de a fi organizat și de a menține o evidență clară a documentelor, Abilitatea de a demonstra perseverență în atingerea obiectivelor, Abilitatea de a fi creativ în găsirea de soluții la probleme complexe. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer performant, Software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Software de management al documentelor, Scanner, Imprimantă, Telemobil, Software de videoconferință (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet), Software de arhivare electronică, Sistem de stocare extern (hard disk, cloud storage), Software de criptare a datelor, Software de verificare ortografică și gramaticală, Software de analiză a datelor, Software de management al proiectelor, Software de gestionare a fluxurilor de lucru, Software de semnare electronică, Licențe software specifice domeniului achizițiilor publice..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.