FIȘĂ DE POST EXPERT RECEPTIE INVESTITII INDUSTRIALE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:EXPERT RECEPTIE INVESTITII INDUSTRIALE

1.2. Cod C.O.R.:241258

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul Financiar pentru verificarea conformității investițiilor cu bugetul alocat, cu departamentul Juridic pentru analiza contractelor și conformitatea legală, cu departamentul Tehnic pentru evaluarea aspectelor tehnice ale investițiilor, cu departamentul de Achiziții pentru verificarea procedurilor de achiziție, cu departamentul de Producție pentru monitorizarea progresului investițiilor, cu departamentul de Controlul Calității pentru asigurarea respectării standardelor de calitate, cu directorii de proiect pentru coordonarea activităților de recepție și punere în funcțiune, cu echipa de audit intern pentru verificarea conformității cu procedurile interne. Externe: Colaborează cu furnizorii de echipamente și servicii, cu auditori externi, cu instituții financiare (bănci, fonduri de investiții), cu autorități de reglementare (ANR, ISPE), cu consultanți externi (fiscali, juridici), cu companii de asigurări, cu reprezentanți ai industriei.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Expertul Receptie Investiții Industriale este responsabil cu verificarea și procesarea documentelor justificative aferente investițiilor în domeniul industrial. Asigură conformitatea cu legislația în vigoare, politica internă și procedurile specifice, efectuând analize detaliate și identificând eventuale discrepanțe. Colaborează cu departamentele financiare și juridice pentru clarificarea situațiilor complexe și pentru optimizarea fluxului de informații. Scopul principal este de a asigura o înregistrare corectă și eficientă a investițiilor, contribuind la transparența și integritatea procesului."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea și validarea documentelor justificative pentru investiții industriale, conform prevederilor legale și procedurilor interne.
Analiza și reconcilierea facturilor, contractelor și altor înscrisuri primite de la furnizori și beneficiari.
Înregistrarea corectă a tranzacțiilor în sistemul contabil, respectând planul de conturi și regulile de contabilizare.
Monitorizarea și urmărirea stadiului de plată al facturilor, asigurând respectarea termenelor de achitare.
Identificarea și corectarea erorilor din documentele justificative, colaborând cu departamentele implicate.
Gestionarea fluxului de documente, asigurând o arhivare eficientă și accesibilitatea informațiilor.
Pregătirea de rapoarte periodice privind stadiul investițiilor, evidențiind eventualele probleme sau oportunități.
Participarea la audituri interne și externe, oferind suport cu documentele justificative.
Interpretarea și aplicarea legislației fiscale și contabile referitoare la investiții industriale.
Colaborarea cu departamentul juridic pentru analiza contractelor și a clauzelor specifice.
Verificarea conformității cu politicile interne privind achizițiile și managementul resurselor.
Actualizarea și îmbunătățirea procedurilor de recepție a investițiilor, în scopul optimizării proceselor.
Analiza riscurilor asociate investițiilor și propunerea de măsuri de mitigare.
Gestionarea relației cu furnizorii și beneficiarii, clarificând situații și rezolvând probleme.
Participarea la elaborarea de studii de fezabilitate și evaluarea impactului investițiilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în domeniul economic (Contabilitate, Finanțe, Economie).
Avantaj: Studii postuniversitare în contabilitate sau finanțe.
Certificare în domeniul contabilității (ACCA, CIMA sau echivalent).
Cunoștințe solide de contabilitate generală și fiscalitate.
Cunoștințe aprofundate privind reglementările privind investițiile industriale.
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle, SAGE).
Cunoștințe foarte bune de utilizare a Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Experiență în analiza documentelor financiare și juridice.
Cunoștințe de limba engleză – nivel avansat (citit, scris, vorbit).
Abilități de comunicare și relaționare eficientă.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Orientare către detalii și acuratețe.
Abilități de organizare și planificare a activității.
Cunoștințe despre standardele IFRS (International Financial Reporting Standards).

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani experiență în domeniul contabilității, preferabil în industria industrială.
Experiență în procesarea documentelor justificative pentru investiții, inclusiv facturi, contracte și ordine de plată.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru înregistrarea tranzacțiilor financiare.
Experiență în reconcilierea bancară și verificarea conformității cu reglementările legale.
Experiență în analiza documentelor financiare și identificarea erorilor sau discrepanțelor.
Experiență în colaborarea cu departamentele juridice și financiare pentru clarificarea situațiilor complexe.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind stadiul investițiilor și a indicatorilor financiari.
Experiență în audit intern și extern, oferind suport cu documentele justificative.
Experiență în gestionarea relației cu furnizorii și beneficiarii, rezolvând probleme și clarificând situații.
Experiență în interpretarea și aplicarea legislației fiscale și contabile specifice investițiilor industriale.
Experiență în utilizarea programelor de analiză financiară și de raportare.
Experiență în optimizarea proceselor de recepție a investițiilor și în îmbunătățirea eficienței operaționale.
Experiență în gestionarea documentelor electronice și în utilizarea sistemelor de arhivare digitală.
Experiență în identificarea și evaluarea riscurilor asociate investițiilor și propunerea de măsuri de mitigare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de BI (Business Intelligence) pentru analiza datelor financiare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a programelor de contabilitate (SAP, Oracle, SAGE).
Utilizare eficientă a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (SQL, Access).
Utilizare avansată a programelor de analiză financiară (Bloomberg, Reuters).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare financiară (SAP BusinessObjects, Hyperion).
Utilizare a sistemelor de management electronic al documentelor (EDMS).
Cunoștințe de programare (VBA, Python) – avantaj.
Utilizare a instrumentelor de BI (Business Intelligence) – Power BI, Tableau.
Cunoștințe de utilizare a platformelor cloud (AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizare a sistemelor de facturare electronică (e-factura).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Utilizare a sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
Utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor (antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizare a sistemelor de control al accesului la resursele IT.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de virtualizare (VMware, Hyper-V).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Orientare către detalii și acuratețe în lucrul cu date financiare.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date financiare.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea sarcinilor.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Capacitate de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilități de prezentare și de raportare.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Gândire critică și capacitate de a evalua informațiile.
Abilități de gestionare a conflictelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de investiții recepționate în conformitate cu termenele stabilite, Gradul de conformitate a documentelor justificative, Timpul mediu de procesare a unei investiții, Numărul de erori identificate în procesul de recepție, Reducerea timpului de procesare prin optimizarea fluxurilor de lucru, Gradul de satisfacție al clienților interni (departamentele solicitante), Numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, Reducerea costurilor asociate recepției investițiilor, Numărul de rapoarte generate și distribuite la timp, Gradul de respectare a bugetului alocat activităților de recepție, Numărul de propuneri de îmbunătățire a proceselor implementate, Reducerea numărului de litigii/dispute legate de recepția investițiilor, Timpul mediu de răspuns la solicitările de informații, Procentul de investiții recepționate fără observații majore, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru echipa de recepție, Procentul de investiții recepționate în conformitate cu reglementările legale, Reducerea numărului de întârzieri în raportarea datelor, Gradul de automatizare a proceselor de recepție, Procentul de investiții recepționate în conformitate cu politicile interne.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale, Acuratețea și completitudinea documentației, Eficiența fluxului de lucru și optimizarea proceselor, Transparența și claritatea comunicării cu părțile interesate, Gradul de aliniere cu strategia generală a companiei, Capacitatea de a identifica și gestiona riscurile asociate investițiilor, Calitatea rapoartelor și a prezentărilor, Nivelul de profesionalism și etică în interacțiunile cu clienții și colegii, Capacitatea de a oferi soluții inovatoare și de a îmbunătăți continuu procesele, Respectarea confidențialității informațiilor sensibile, Gradul de colaborare cu alte departamente pentru atingerea obiectivelor comune, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute și de a lua decizii rapide, Nivelul de implicare în dezvoltarea și implementarea de noi tehnologii, Abilitatea de a adapta procesele la schimbările din mediul de afaceri, Capacitatea de a construi și menține relații solide cu partenerii, Nivelul de satisfacție al clienților interni cu privire la serviciile prestate, Gradul de respectare a termenelor limită și a bugetelor alocate, Capacitatea de a prezenta argumente solide și de a convinge părțile interesate, Nivelul de încredere și respect acordat de colegi și superiori, Abilitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții proactive. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client intern, Abilitatea de a lucra sub presiune, Capacitatea de a gestiona conflicte, Inițiativă și proactivitate, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Atenție la detalii și acuratețe, Abilitatea de a comunica eficient, Capacitatea de a învăța rapid, Flexibilitate și adaptabilitate, Abilitatea de a lucra în echipă, Abilitatea de a lua decizii, Orientare către rezultate, Responsabilitate și asumare, Abilitatea de a rezolva probleme, Abilitatea de a gestiona timpul, Capacitatea de a influența, Abilitatea de a negocia, Abilitatea de a conduce, Abilitatea de a delega, Abilitatea de a motiva. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de contabilitate, Software de gestiune a investițiilor, Scanner de documente, Imprimantă, Telemecanică, Sistem de arhivare electronică, Software de procesare a datelor, Aplicații de comunicare (e-mail, videoconferință), Software de criptare a datelor, Dispozitiv de stocare extern (USB, hard disk extern), Aplicații de raportare financiară, Software de management al fluxului de lucru, Sistem de management al documentelor (DMS), Aplicații de Business Intelligence (BI)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.