FIȘĂ DE POST REFERENT DE SPECIALITATE ASIGURARI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT DE SPECIALITATE ASIGURARI

1.2. Cod C.O.R.:241244

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu agenții de asigurări, subscrietori, actuari, departamentul financiar, departamentul juridic, departamentul de vânzări și cu alte departamente suport pentru a asigura procesarea eficientă a dosarelor și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu clienții (persoane fizice și juridice), brokeri de asigurări, experți evaluatori, instituții financiare și alte entități implicate în procesarea daunelor și administrarea portofoliului de asigurări.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul de specialitate asigurări asigură suport tehnic și administrativ pentru activitățile de subscriere, analiză de risc și gestionare a portofoliului de asigurări. Responsabilitățile includ verificarea documentelor, întocmirea de rapoarte, gestionarea corespondenței, actualizarea bazelor de date și asistarea superiorilor în procesul de evaluare a daunelor. Candidatul ideal posedă cunoștințe de specialitate în domeniul asigurărilor, abilități de comunicare și organizare, precum și atenție la detalii. Scopul principal este de a contribui la buna funcționare a departamentului și la respectarea politicilor interne și reglementărilor legale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea atribuțiilor pentru postul de Referent de Specialitate Asigurări indică o funcție esențială în suportul activităților de subscriere, evaluare a riscurilor și administrarea portofoliului de asigurări. Rolul presupune o cunoaștere aprofundată a produselor de asigurare, a legislației specifice și a procedurilor interne. * Gestionarea fluxului de documente referitoare la propuneri de asigurare, contracte și istoricul de daune.
* Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și cu politicile companiei.
* Introducerea datelor în sistemul informatic de gestionare a asigurărilor (GIS).
* Calculul primelor de asigurare pe baza datelor furnizate și a tabelelor actuariale.
* Analiza riscurilor asociate propunerilor de asigurare, identificând factorii de risc și evaluând probabilitatea producerii daunelor.
* Pregătirea de rapoarte periodice privind evoluția portofoliului de asigurări, indicatorii de performanță și tendințele pieței.
* Gestionarea corespondenței cu clienții, brokerii și alte părți interesate, oferind informații și soluționând solicitări.
* Actualizarea bazelor de date cu informații relevante despre clienți, contracte și produse.
* Asigurarea respectării termenelor limită pentru procesarea documentelor și efectuarea plăților.
* Colaborarea cu departamentul de daune pentru evaluarea și lichidarea daunelor produse.
* Participarea la întocmirea de oferte și prezentări pentru clienți.
* Monitorizarea și analiza indicatorilor de risc pentru a identifica potențiale probleme.
* Verificarea documentelor justificative pentru plata daunelor.
* Participarea la audituri interne și externe.
* Asigurarea respectării prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Studii medii complete, cu specializarea în domeniul economic sau juridic.
* Studii postliceale în domeniul asigurărilor, actuariale sau economice.
* Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul asigurărilor (de exemplu, subscriere, evaluare de daune, prevenirea riscurilor).
* Certificări profesionale în domeniul asigurărilor (de exemplu, Certificare de Agent de Asigurări, Certificare de Broker de Asigurări).
* Cunoștințe solide de legislație privind asigurările (Legea 367/2017, Normele de aplicare, etc.).
* Cunoștințe de contabilitate și finanțe.
* Cunoștințe de utilizare a calculatoarelor și a programelor de gestiune a asigurărilor (GIS).
* Cunoștințe avansate de operare pe Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
* Experiență în utilizarea de baze de date și a instrumentelor de analiză a datelor.
* Abilități de comunicare scrisă și verbală, inclusiv redactarea de rapoarte și prezentări.
* Cunoștințe de limbi străine (engleză – avantaj).
* Certificat de aviz tehnic (în funcție de specificul produselor de asigurare).
* Cunoștințe despre principiile de prevenire și gestionare a riscurilor.
* Experiență în domeniul bancar (avantaj).
* Cunoștințe de contabilitate generală și fiscală (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

* Experiență minimă de 1 an în domeniul asigurărilor, preferabil în roluri de suport tehnic sau administrativ.
* Experiență în procesarea documentelor de asigurare, inclusiv propuneri, contracte și istoricul de daune.
* Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a asigurărilor (GIS).
* Experiență în calculul primelor de asigurare și în analiza riscurilor.
* Experiență în pregătirea de rapoarte privind evoluția portofoliului de asigurări.
* Experiență în gestionarea corespondenței cu clienții și brokerii.
* Experiență în verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și cu politicile companiei.
* Experiență în colaborarea cu departamentul de daune pentru evaluarea și lichidarea daunelor produse.
* Experiență în utilizarea programelor de calcul tabelar (Excel) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
* Experiență în monitorizarea termenelor limită pentru procesarea documentelor și efectuarea plăților.
* Experiență în identificarea și raportarea problemelor legate de procesele de asigurare.
* Experiență în îmbunătățirea proceselor de lucru și în optimizarea fluxurilor de informații.
* Experiență în lucrul cu baze de date și în extragerea de informații relevante.
* Experiență în redactarea de documente tehnice și prezentări.
* Experiență în lucrul cu sisteme CRM (Customer Relationship Management) (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Cunoștințe solide de operare a sistemelor de gestiune a asigurărilor (GIS).
* Utilizarea eficientă a programelor de calcul tabelar (Excel) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte actuariale.
* Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, Access – avantaj).
* Utilizarea sistemelor CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu clienții (avantaj).
* Cunoștințe de programare (VBA, Python – avantaj).
* Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea informațiilor relevante.
* Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor web și a platformelor online.
* Utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor.
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
* Utilizarea eficientă a tehnologiei de scanare și arhivare electronică a documentelor.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
* Utilizarea eficientă a instrumentelor de securitate a informațiilor.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
* Utilizarea eficientă a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor.
* Utilizarea eficientă a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA – Robotic Process Automation) (avantaj).
* Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace) (avantaj).
* Utilizarea instrumentelor de analiză statistică (SPSS, R) (avantaj).
* Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (AWS, Azure, Google Cloud) (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Comunicare eficientă, atât verbală cât și scrisă.
* Abilități de negociere și persuasiune.
* Orientare către client și abilități de gestionare a relațiilor.
* Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
* Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
* Organizare și planificare eficientă a activităților.
* Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
* Atentie la detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor.
* Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea situațiilor neprevăzute.
* Gândire analitică și capacitate de a interpreta date și informații complexe.
* Abilități de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
* Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
* Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
* Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și procese.
* Etică profesională și respectarea confidențialității informațiilor.
* Abilități de leadership și capacitatea de a motiva și inspira colegii.
* Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
* Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele altora.
* Abilități de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
* Spirit de inițiativă și dorință de a contribui la îmbunătățirea proceselor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de dosare procesate corect, Nivel de satisfacție a clienților, Timp mediu de răspuns la solicitări, Reducerea numărului de erori/reclamații, Gradul de respectare a termenelor limită, Eficiența utilizării sistemelor informatice, Numărul de soluții propuse pentru optimizarea proceselor, Contribuția la reducerea costurilor operaționale, Nivelul de acuratețe în raportarea datelor, Procentajul de dosare rezolvate la prima interacțiune, Timpul mediu de rezolvare a dosarelor, Numărul de traininguri/workshop-uri organizate/participat, Gradul de conformitate cu reglementările interne și externe, Numărul de îmbunătățiri procesuale implementate, Contribuția la creșterea vânzărilor prin identificarea oportunităților, Nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale, Reducerea timpului de procesare a dosarelor, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Procentajul de dosare închise în bugetul alocat, Numărul de recomandări pozitive primite de la clienți.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, Acuratețea documentației, Calitatea interacțiunii cu clienții, Respectarea confidențialității datelor, Eficiența comunicării, Capacitatea de a identifica riscuri, Calitatea soluțiilor propuse, Respectarea legislației în vigoare, Capacitatea de a gestiona situații complexe, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Capacitatea de a lucra în echipă, Respectarea termenelor limită, Profesionalismul în interacțiune, Capacitatea de a lua decizii corecte, Capacitatea de a gestiona conflicte, Capacitatea de a se adapta la schimbări, Inițiativa în identificarea problemelor, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Calitatea raportării datelor, Respectarea standardelor de calitate, Capacitatea de a oferi suport colegilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Adaptabilitate, Inițiativă, Orientare către rezultate, Atenție la detalii, Capacitate de analiză, Abilități de comunicare, Abilități de negociere, Capacitate de rezolvare a problemelor, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Organizare, Profesionalism, Etică profesională, Proactivitate, Responsabilitate, Capacitate de a învăța, Flexibilitate, Abilități de leadership, Gestionarea stresului, Abilități de luare a deciziilor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Telefon, Centrală telefonică, Software de gestionare a polițelor, Sistem de management al documentelor, Aplicații de procesare a datelor, Software de comunicare (e-mail, chat), Software de analiză a riscurilor, Aplicații de raportare, Dispozitiv de stocare extern (USB), Copiator, Fax..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.