FIȘĂ DE POST EXPERT CONFORMITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:EXPERT CONFORMITATE

1.2. Cod C.O.R.:241238

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele juridic, financiar, audit intern, securitate, IT și managementul de risc pentru implementarea și monitorizarea programelor de conformitate. Asistă echipele operaționale în interpretarea și aplicarea legislației.
Externe: Colaborează cu autoritățile de reglementare, consultanți externi specializați în conformitate, auditori externi și furnizori de servicii de conformitate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Expertul în Conformitate asigură respectarea cadrului legal și a reglementărilor interne în toate activitățile organizației. Responsabilitățile principale includ monitorizarea continuă a schimbărilor legislative, evaluarea impactului acestora, implementarea și actualizarea procedurilor de conformitate, instruirea personalului și efectuarea de audituri interne. Scopul este de a minimiza riscurile legale și reputaționale, garantând o operare transparentă și etică, în conformitate cu standardele stabilite și cu legislația în vigoare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Monitorizează și interpretează legislația relevantă (națională și europeană), inclusiv reglementări specifice domeniului de activitate.
Evaluează impactul modificărilor legislative asupra proceselor și sistemelor interne.
Dezvoltă, implementează și actualizează politici, proceduri și instrucțiuni de conformitate.
Organizează și conduce sesiuni de instruire și sensibilizare a personalului privind conformitatea.
Realizează evaluări de risc de conformitate și propune măsuri corective.
Efectuează audituri interne de conformitate pentru a verifica respectarea procedurilor.
Investighează potențiale încălcări ale legislației și reglementărilor, raportând rezultatele managementului.
Elaborează rapoarte de conformitate pentru management și autoritățile de reglementare.
Colaborează cu alte departamente pentru a asigura integrarea cerințelor de conformitate în procesele de afaceri.
Gestionază și actualizează registrele de documente relevante pentru conformitate.
Participă la inspecții și audituri externe, oferind suport și documentație.
Asigură monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) privind conformitatea.
Implementează și menține sisteme de management al conformității (Compliance Management Systems - CMS).
Evaluează și gestionează riscurile legate de spălarea banilor și finanțarea terorismului (AML/CFT).
Asigură respectarea principiilor de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență/master în științe juridice (Drept), Economie, Administrație Publică, Relații Internaționale sau domenii conexe.
Certificări profesionale în domeniul conformității (ex: Certified Compliance & Ethics Professional - CCeP, Certified Anti-Money Laundering Specialist - CAMS) – constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de legislație națională și europeană relevantă pentru domeniul de activitate (ex: legislație financiar-bancară, fiscală, protecția datelor, securitate cibernetică).
Cunoștințe aprofundate privind principiile și standardele de management al conformității (Compliance Management Systems - CMS).
Cunoștințe de audit intern și extern, inclusiv metodologii și tehnici de evaluare a riscurilor.
Cunoștințe decontabile și financiar-contabile – constituie un avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi europene constituie un avantaj).
Experiență în utilizarea bazelor de date și a sistemelor de management al documentelor – constituie un avantaj.
Certificare în domeniul securității cibernetice – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul conformității, auditului intern sau extern, managementului riscului sau juridic.
Experiență în interpretarea și aplicarea legislației relevante pentru domeniul de activitate.
Experiență în elaborarea și implementarea politicilor, procedurilor și instrucțiunilor de conformitate.
Experiență în efectuarea de evaluări de risc de conformitate și în propunerea de măsuri corective.
Experiență în gestionarea investigațiilor privind încălcări ale legislației și reglementărilor.
Experiență în realizarea de audituri interne de conformitate și în elaborarea de rapoarte.
Experiență în colaborarea cu autoritățile de reglementare și în gestionarea inspecțiilor.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al conformității (CMS) – constituie un avantaj.
Experiență în domeniul securității cibernetice și protecției datelor – constituie un avantaj.
Experiență în domeniul financiar-bancar și/sau în prevenirea și combaterea spălării banilor (AML) – constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (ex: SQL, Access).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conformității (CMS) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de analiză a riscurilor – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colectare și analiză a datelor (ex: Tableau, Power BI) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de programare (ex: Python, R) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de securitate cibernetică și utilizare a instrumentelor de securitate (ex: antivirus, firewall) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-discovery – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a tranzacțiilor – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a rețelelor sociale – constituie un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor complexe.
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii în condiții de presiune.
Abilități de leadership și de a influența comportamentul altora.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative.
Capacitate de a lucra independent și de a se autogestiona.
Abilități de a observa și de a identifica potențiale riscuri de conformitate.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Capacitate de a se adapta la schimbări și de a învăța continuu.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Capacitate de a respecta confidențialitatea informațiilor sensibile.
Abilități de a lucra cu persoane de diferite nivele ierarhice.
Capacitate de a demonstra integritate și etică profesională.
Abilități de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții reciproc avantajoase.
Abilități de a motiva și inspira colegii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de evaluări de risc de conformitate finalizate, număr de încălcări ale legislației identificate și remediate, număr de audituri interne de conformitate efectuate, număr de recomandări de îmbunătățire a conformității implementate, număr de inspecții ale autorităților de reglementare gestionate cu succes, număr de traininguri de conformitate organizate și număr de participanți, scorul de conformitate obținut în urma evaluărilor interne și externe, număr de politici și proceduri de conformitate elaborate și actualizate, număr de rapoarte de conformitate generate și distribuite, număr de investigații de încălcări ale conformității finalizate, număr de procese de due diligence finalizate, număr de incidente de securitate gestionate, număr de reclamații de conformitate primite și rezolvate, număr de erori de raportare identificate și corectate, număr de recomandări de îmbunătățire a controlului intern implementate, procent de respectare a termenelor limită pentru depunerea rapoartelor de conformitate, procent de respectare a indicatorilor de performanță cheie (KPI) de conformitate, scorul de satisfacție al clienților interni cu privire la serviciile de conformitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea evaluărilor de risc (acuratețe, exhaustivitate, relevanță), claritatea și concizia rapoartelor de conformitate, eficacitatea trainingurilor de conformitate (evaluare feedback participanți), gradul de respectare a procedurilor interne de către angajați (observații din audituri), eficiența comunicării cu autoritățile de reglementare (evaluare răspunsuri și feedback), gradul de aliniere a politicilor și procedurilor cu legislația în vigoare (verificare legală), capacitatea de a identifica și analiza tendințele emergente în domeniul conformității, capacitatea de a propune soluții inovatoare pentru îmbunătățirea conformității, gradul de colaborare cu alte departamente pentru a asigura conformitatea, calitatea documentației privind conformitatea (accesibilitate, ușurință de înțelegere), gradul de satisfacție al managementului cu privire la serviciile de conformitate, acuratețea și completitudinea informațiilor furnizate în rapoartele de conformitate, respectarea confidențialității informațiilor sensibile, gradul de adaptabilitate la schimbările legislative și de reglementare, eficiența investigațiilor privind încălcările de conformitate, calitatea relațiilor de lucru cu autoritățile de reglementare, gradul de implicare în proiecte de îmbunătățire a conformității.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și raportarea încălcărilor de conformitate, atenție la detalii în analiza documentelor și a proceselor, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, obiectivitate în evaluarea riscurilor și a conformității, abilitatea de a comunica eficient cu diverse categorii de persoane, perseverență în investigarea încălcărilor și în găsirea de soluții, flexibilitate în adaptarea la schimbările legislative și de reglementare, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitate de a influența pozitiv comportamentul colegilor, abilitatea de a lucra independent și de a se autogestiona, curiozitate în a învăța și a se perfecționa în domeniul conformității, responsabilitate în asumarea rezultatelor acțiunilor, capacitate de a anticipa potențiale probleme de conformitate, abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții reciproc avantajoase, capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, telefon, software de analiză a riscurilor, software de management al conformității, software de procesare a datelor, software de raportare, acces la baze de date legislative și de reglementare, echipamente de arhivare electronică, aplicații de colaborare online, software de criptare a datelor, echipamente de securitate fizică a datelor (ex: dulapuri blindate), dispozitive de stocare externă (ex: hard disk-uri externe, stick-uri USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.