FIȘĂ DE POST REFERENT BANCAR/ SOCIETATE DE LEASING

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT BANCAR/ SOCIETATE DE LEASING

1.2. Cod C.O.R.:241236

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu ofițerii de credit, analiștii financiari, specialiștii în conformitate, departamentul de vânzări, departamentul juridic, departamentul de marketing, departamentul de suport clienți, superiori. Externe: Colaborează cu clienții (persoane fizice/juridice), experți contabili, notari, evaluatori de bunuri, brokeri de asigurări, furnizori de servicii de recuperare creanțe, parteneri de business, instituții financiare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul bancar/societate de leasing asigură suport administrativ și informativ pentru clienți, procesând documente, verificând cereri de credit și leasing, și oferind informații despre produsele și serviciile oferite. Rolul implică gestionarea eficientă a fluxului de documente, menținerea evidenței clienților și a dosarelor, precum și colaborarea cu alte departamente pentru a asigura o experiență pozitivă pentru clienți și respectarea procedurilor interne. Este esențială atenția la detalii, capacitatea de a lucra cu volum mare de informații și abilități de comunicare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea activităților specifice unui Referent Bancar/Societate de Leasing indică o poziție crucială în suportul operațional și relația cu clienții. Activitățile principale se concentrează pe procesarea documentelor, gestionarea informațiilor, verificarea conformității și asigurarea fluxului eficient al datelor în cadrul organizației. 1. Primirea și verificarea documentelor justificative pentru cereri de credit și leasing, conform procedurilor interne.
2. Introducerea datelor în sistemul informatic, asigurând acuratețea și completitudinea informațiilor.
3. Verificarea bonității clienților, utilizând diverse surse de informații și instrumente de evaluare a riscului.
4. Pregătirea dosarelor de credit și leasing pentru aprobare, respectând termenele stabilite.
5. Gestionarea corespondenței cu clienții, oferind răspunsuri la solicitări și clarificări privind documentele necesare.
6. Actualizarea și menținerea evidenței clienților în baza de date, asigurând corectitudinea și disponibilitatea informațiilor.
7. Monitorizarea termenelor de plată și urmărirea clienților cu întârzieri, conform procedurilor de recuperare.
8. Pregătirea rapoartelor periodice privind stadiul cererilor de credit și leasing, pentru management.
9. Asigurarea conformității cu legislația bancară și cu reglementările privind protecția datelor personale.
10. Arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic, respectând politica de păstrare a datelor.
11. Colaborarea cu ofițerii de credit și cu alți specialiști din departament pentru rezolvarea problemelor.
12. Participarea la îmbunătățirea proceselor interne și la implementarea de noi tehnologii.
13. Asigurarea suportului pentru clienții existenți, oferind informații despre produsele și serviciile oferite.
14. Verificarea și actualizarea constantă a listei de taxe și comisioane aplicabile.
15. Pregătirea documentelor pentru audituri interne și externe, asigurând transparența și corectitudinea datelor."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Absolvire de studii medii superioare, preferabil în domeniul economic (Contabilitate, Finanțe, Comerț).
2. Absolvire de studii universitare de licență, preferabil în domeniul economic (Finanțe-Bănci, Economie, Administrație a Afacerilor).
3. Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul bancar sau financiar (constituie un avantaj).
4. Cunoștințe solide de operare a unui calculator și a aplicațiilor de birou (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint).
5. Cunoștințe aprofundate a produselor și serviciilor bancare/de leasing (credite, depozite, leasing operațional/financiar).
6. Cunoștințe aprofundate a legislației bancare și financiare (inclusiv reglementările privind protecția datelor cu caracter personal).
7. Cunoștințe privind utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea bancară/de leasing (CRM, sisteme de procesare a creditelor).
8. Certificare în domeniul financiar (e.g., CFA, FRM) – constituie un avantaj competitiv.
9. Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit) – necesare pentru comunicarea cu parteneri internaționali și pentru accesarea de resurse de specialitate.
10. Cunoștințe de limbi străine suplimentare (e.g., germană, franceză) – constituie un avantaj suplimentar.

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 1-2 ani în activități administrative sau de secretariat, constituie un avantaj.
2. Experiență în domeniul bancar sau financiar, de preferință în roluri de suport operațional (procesare de credite, gestionare de documente), reprezintă un atu.
3. Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice activității bancare/de leasing (CRM, sisteme de procesare a creditelor, aplicații de gestiune a documentelor).
4. Experiență în gestionarea fluxurilor de informații și a documentelor, respectând termenele stabilite și procedurile interne.
5. Experiență în comunicarea cu clienții, oferind suport informațional și soluționând problemele întâmpinate.
6. Experiență în realizarea de rapoarte periodice privind stadiul proceselor de creditare/leasing.
7. Experiență în verificarea documentelor justificative și în asigurarea conformității cu cerințele legale și procedurale.
8. Experiență în lucrul cu volume mari de date și în asigurarea acurateței și integrității acestora.
9. Experiență în colaborarea cu diverse departamente din cadrul organizației pentru a asigura buna desfășurare a activităților.
10. Experiență în mediul multilingv și în utilizarea aplicațiilor de traducere automată – constituie un avantaj competitiv.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
2. Cunoștințe solide de operare a sistemelor de operare Windows.
3. Utilizarea eficientă a CRM-urilor (Customer Relationship Management) – preferabil Salesforce, Microsoft Dynamics.
4. Utilizarea sistemelor de procesare a creditelor și a aplicațiilor de gestiune a documentelor specifice activității bancare/de leasing.
5. Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL) – constituie un avantaj.
6. Utilizarea aplicațiilor de business intelligence (BI) – preferabil Tableau, Power BI – pentru analiza datelor.
7. Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică și de protecție a datelor.
8. Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (e.g., Zoom, Microsoft Teams).
9. Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-banking și a serviciilor online de plată.
10. Utilizarea aplicațiilor de scanare și de procesare a imaginilor.
11. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
12. Utilizarea aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) – constituie un avantaj competitiv.
13. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
14. Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor (e.g., Microsoft Project, Jira).
15. Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (e.g., SharePoint, Google Workspace).
16. Utilizarea aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow management).
17. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare financiară (e.g., SAP, Oracle).
18. Utilizarea aplicațiilor de gestionare a riscului de credit.
19. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de prevenire și combatere a spălării banilor (AML).
20. Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a tranzacțiilor financiare.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Comunicare eficientă (scrisă și verbală) – pentru interacțiunea cu clienții și colegii.
2. Orientare către client – capacitatea de a înțelege și de a răspunde nevoilor clienților.
3. Abilități de negociere – pentru a obține cele mai bune rezultate în interacțiunile cu clienții și partenerii.
4. Lucru în echipă – capacitatea de a colabora eficient cu membrii echipei pentru atingerea obiectivelor comune.
5. Gestionarea timpului – capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
6. Rezolvarea problemelor – capacitatea de a identifica și de a rezolva problemele într-un mod eficient și creativ.
7. Adaptabilitate – capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a face față situațiilor neprevăzute.
8. Atentia la detalii – capacitatea de a observa și de a analiza informațiile cu precizie.
9. Gândire analitică – capacitatea de a analiza datele și de a trage concluzii logice.
10. Abilități de organizare – capacitatea de a organiza informațiile și de a le prezenta într-un mod clar și concis.
11. Capacitatea de a lucra sub presiune – menținerea calmului și a eficienței în situații stresante.
12. Inițiativă – capacitatea de a identifica oportunități și de a acționa în consecință.
13. Empatie – capacitatea de a înțelege și de a răspunde emoțiilor clienților.
14. Abilități de prezentare – capacitatea de a prezenta informații într-un mod clar și convingător.
15. Integritate – respectarea standardelor etice și a politicilor companiei.
16. Flexibilitate – capacitatea de a se adapta la diferite stiluri de lucru și de a lucra cu diverse personalități.
17. Orientare către rezultate – concentrarea pe atingerea obiectivelor și pe depășirea așteptărilor.
18. Abilități de ascultare activă – capacitatea de a înțelege pe deplin mesajul vorbitorului.
19. Gestionarea conflictelor – capacitatea de a rezolva conflictele într-un mod constructiv.
20. Persuasiune – capacitatea de a convinge pe alții să adopte o anumită perspectivă sau să ia o anumită acțiune.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare de credit/leasing procesate, volumul de vânzări de produse bancare/leasing, gradul de satisfacție al clienților, numărul de reclamații/solicitări rezolvate, numărul de clienți noi atrași, valoarea portofoliului gestionat, rata de aprobare a cererilor de credit/leasing, respectarea termenelor limită pentru procesarea dosarelor, rata de retenție a clienților, numărul de produse/servicii vândute pe client, contribuția la atingerea obiectivelor de vânzări, numărul de audituri interne/externe depășite, rata de eroare în procesarea datelor, numărul de traininguri/dezvoltare profesională finalizate, respectarea politicilor interne și procedurilor, numărul de referințe pozitive de la clienți, contribuția la îmbunătățirea proceselor interne, numărul de inițiative de optimizare implementate, gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de parteneriate/relații cu clienții dezvoltate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor clienților, acuratețea informațiilor furnizate clienților, promptitudinea răspunsurilor la solicitări, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, claritatea explicațiilor privind produsele și serviciile oferite, conformitatea cu reglementările legale și cu politicile interne, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a construi și menține relații de încredere cu clienții, abilitatea de a oferi soluții personalizate pentru nevoile clienților, respectarea termenelor limită pentru procesarea documentelor, atenția la detalii în verificarea informațiilor, abilitatea de a lucra eficient sub presiune, capacitatea de a colabora cu alte departamente, respectarea standardelor de calitate, flexibilitatea în adaptarea la schimbări, inițiativa în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a gestiona situații de conflict, profesionalismul în comunicare, capacitatea de a oferi suport clienților, abilitatea de a construi o imagine pozitivă a companiei.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către client, atenție la detalii, rezolvarea problemelor, comunicare eficientă, adaptabilitate, lucru în echipă, gestionarea timpului, perseverență, flexibilitate, proactivitate, etică profesională, responsabilitate, empatie, gândire analitică, organizare, gestionarea stresului, capacitate de învățare, respectarea confidențialității, orientare spre rezultate, capacitate de negociere, abilități de prezentare, diplomație, asumare, spirit de colaborare, gestionarea conflictelor, capacitate de influențare, gândire critică, reziliență.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, fax, telefon, terminal POS, sistem software bancar/de leasing, sistem CRM, aplicații de procesare a datelor, software de contabilitate, echipamente de arhivare, sistem de videoconferință, echipamente de securitate a informațiilor, software de criptare, dispozitive de stocare a datelor, aplicații de comunicare internă, sisteme de backup, echipamente de protecție a datelor, software de analiză a riscurilor, terminale de înregistrare a datelor, echipamente de autentificare a utilizatorilor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.