FIȘĂ DE POST SECRETAR INSTITUT, FACULTATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR INSTITUT, FACULTATE

1.2. Cod C.O.R.:235901

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul didactic, administrativ, studenții, conducerea instituției, membrii comisiilor, alte servicii de secretariat, departamentele financiare și juridice pentru gestionarea fluxului de documente, organizarea evenimentelor și asigurarea suportului administrativ. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii (ex: IT, curierat), alte instituții de învățământ, ministere, agenții guvernamentale, organizații profesionale, parteneri externi pentru corespondență, achiziții și alte activități specifice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Institutului/Facultății asigură suport administrativ și organizatoric pentru activitățile științifice, didactice și de cercetare. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, redactarea de documente oficiale, organizarea de ședințe și evenimente, ținerea evidenței documentelor, suport pentru personalul didactic și studenți, precum și respectarea procedurilor interne. Persoana care ocupă acest post contribuie la buna funcționare a institutului/facultății și la asigurarea unui climat de lucru eficient și profesionist.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și distribuirea convocărilor pentru ședințele Senatului, ale Consiliului didactic, ale Comisiilor de specialitate.
Gestionarea fluxului de documente, inclusiv înregistrarea, arhivarea și recuperarea acestora, respectând reglementările privind evidența documentelor.
Redactarea, corectura și formatarea de rapoarte, procese-verbale, hotărâri, comunicate și alte documente oficiale.
Asigurarea suportului administrativ pentru organizarea și desfășurarea examenelor, concursurilor și altor evenimente academice.
Gestionarea corespondenței instituționale, atât în format scris, cât și electronic, asigurând răspunsuri prompte și corecte.
Monitorizarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre personalul didactic, studenți și programele de studii.
Întocmirea și transmiterea de statistici și rapoarte către Ministerul Educației și alte instituții relevante.
Asigurarea suportului logistic pentru activitățile desfășurate în cadrul instituției (sala de ședințe, echipamente, materiale de birotică).
Gestionarea și actualizarea registrului de vizitatori.
Asigurarea legăturii între secretariat și celelalte departamente ale instituției.
Verificarea și completarea formularelor și cererilor depuse de personalul didactic și studenți.
Întocmirea de copii legalizate și autentificate ale documentelor.
Gestionarea și evidența documentelor confidențiale.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a reglementărilor legale privind activitatea secretariatului.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor administrative ale instituției.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul secretariatului, contabilității sau a administrației publice reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, cu accent pe pachetul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a unui sistem de arhivare electronică (de preferință, utilizarea unui sistem integrat de management al documentelor).
Cunoștințe de legislație specifică educației (Statutul Universitar, Regulamentul de organizare și funcționare al instituției de învățământ superior).
Cunoștințe de dactilografiere și stenografiere (reprezintă un avantaj).
Cunoștințe avansate de limba română (gramatică, ortografie, punctuație) pentru redactarea de documente oficiale.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană) reprezintă un avantaj, în funcție de specificul instituției.
Abilități de comunicare eficiente, atât scrise, cât și orale, pentru a interacționa cu personalul didactic, studenții și vizitatorii.
Abilități de organizare și planificare pentru gestionarea eficientă a fluxului de informații și a sarcinilor administrative.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități de secretariat, preferabil în mediul academic sau administrativ.
Experiență în gestionarea fluxului de documente, inclusiv înregistrarea, arhivarea și recuperarea acestora.
Experiență în redactarea și formatarea de documente oficiale (procese-verbale, rapoarte, comunicate).
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) la un nivel avansat.
Experiență în utilizarea unui sistem de arhivare electronică (de preferință, un sistem integrat de management al documentelor).
Experiență în organizarea de evenimente și întâlniri, inclusiv pregătirea agendei, gestionarea invitațiilor și asigurarea logisticii.
Experiență în comunicarea cu personalul didactic, studenții și vizitatorii, atât verbal, cât și în scris.
Experiență în gestionarea corespondenței instituționale, atât în format scris, cât și electronic.
Experiență în lucrul cu baze de date și în monitorizarea informațiilor relevante.
Experiență în respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale privind activitatea secretariatului.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a procesorului de text Microsoft Word pentru redactarea de documente oficiale (rapoarte, procese-verbale, note).
Utilizarea avansată a foii de calcul Microsoft Excel pentru gestionarea datelor și generarea de rapoarte.
Utilizarea programului Microsoft PowerPoint pentru crearea de prezentări.
Cunoștințe de utilizare a programului Microsoft Outlook pentru gestionarea corespondenței electronice și a agendei.
Utilizarea unui sistem de arhivare electronică (de exemplu, un sistem de management al documentelor – EDM).
Cunoștințe de utilizare a unui sistem de management al informațiilor (MIS).
Utilizarea unui sistem de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management System).
Cunoștințe de utilizare a unui sistem de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea unui sistem de management al bazelor de date (de exemplu, Microsoft Access).
Cunoștințe de utilizare a unui sistem de gestionare a conținutului (CMS).
Utilizarea eficientă a internetului și a motoarelor de căutare pentru a accesa informații relevante.
Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și imprimare.
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (de exemplu, Adobe Photoshop, GIMP) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a programelor de criptare a datelor (pentru asigurarea confidențialității).
Utilizarea programelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (Google Docs, Microsoft SharePoint).
Utilizarea eficientă a programelor de teleconferință.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra eficient atât în echipă, cât și independent.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Atitudine proactivă și orientare către soluții.
Adaptabilitate la schimbări și capacitate de a gestiona situații neprevăzute.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Atitudine pozitivă și profesionalism în interacțiunile cu publicul.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilități de negociere și mediere în situații conflictuale.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Inițiativă și dorință de a învăța lucruri noi.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Flexibilitate și disponibilitate de a prelua sarcini suplimentare.
Capacitate de a oferi suport și asistență colegilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect și la timp, volumul de corespondență gestionată, numărul de evenimente organizate cu succes, gradul de satisfacție al utilizatorilor (studenți, personal didactic, administrativ), numărul de erori în înregistrarea documentelor, respectarea termenelor limită pentru depunerea rapoartelor, numărul de reclamații sau solicitări rezolvate, gradul de utilizare a sistemelor informatice, eficiența fluxurilor de lucru, reducerea timpului de procesare a documentelor, gradul de conformitate cu procedurile interne, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, numărul de traininguri/seminarii participate pentru îmbunătățirea competențelor, numărul de sugestii/inițiative propuse pentru optimizarea activității, gradul de respectare a bugetului alocat activităților de secretariat, numărul de documente scanate și arhivate, numărul de solicitări de informații răspunse prompt, numărul de întâlniri/ședințe programate și gestionate eficient, numărul de proceduri/manuale actualizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentelor întocmite (claritate, acuratețe, respectarea formatului), corectitudinea informațiilor furnizate, promptitudinea răspunsurilor la solicitări, profesionalismul în interacțiunea cu publicul, respectarea confidențialității informațiilor, organizarea și structurarea arhivei, eficiența fluxului de lucru, respectarea procedurilor interne, gradul de satisfacție al utilizatorilor, acuratețea datelor introduse în sisteme informatice, respectarea termenelor limită, calitatea serviciilor de suport administrativ, gradul de conformitate cu reglementările legale, claritatea și concizia comunicărilor, acuratețea în transmiterea informațiilor, profesionalismul în gestionarea situațiilor de urgență, gradul de inițiativă în îmbunătățirea proceselor, respectarea etichetei profesionale, capacitatea de a gestiona situații conflictuale, calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, gradul de implicare în activitățile de îmbunătățire continuă, capacitatea de a anticipa nevoile utilizatorilor, gradul de adaptabilitate la schimbări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de organizare, responsabilitate, comunicare eficientă, adaptabilitate, orientare către rezultate, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, lucrul în echipă, flexibilitate, profesionalism, discreție, etică profesională, gestionarea stresului, spirit de colaborare, perseverență, proactivitate, gândire analitică, capacitate de a învăța, empatie, respectarea confidențialității, abilități de negociere, capacitate de a lua inițiativă, abilități de planificare, atenție la acuratețe, abilități de comunicare scrisă, abilități de comunicare verbală, orientare către client, reziliență, capacitate de a gestiona priorități, capacitate de a lucra independent, capacitate de a respecta termene limită, abilități de prezentare, capacitate de a oferi suport, capacitate de a gestiona conflicte.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, fax, telefon, arhivator, mașină de scris (rar), software de procesare a textului (ex: Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel, LibreOffice Calc), software de gestionare a documentelor, software de arhivare electronică, internet, e-mail, sistem de management al documentelor (DMS), sistem de management al informațiilor (MIS), telefon fix, telefon mobil, echipamente de videoconferință, echipamente de prezentare (ex: proiector, ecran), software de contabilitate (dacă este cazul), sistem de management al resurselor umane (HRMS) (dacă este cazul), sistem de management al învățământului (LMS) (dacă este cazul)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.