FIȘĂ DE POST REFERENT DE SPECIALITATE INVATAMANT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT DE SPECIALITATE INVATAMANT

1.2. Cod C.O.R.:235106

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul unității de învățământ, cu secretarul școlii, cu ceilalți referenți de specialitate, cu personalul didactic, cu personalul administrativ și cu elevii pentru asigurarea fluxului informațional și suportul necesar activităților specifice. Externe: Colaborează cu inspectorii școlari, cu reprezentanții consiliului local/județean, cu părinții/reprezentanții legali ai elevilor, cu instituții publice și private implicate în educație, pentru realizarea obiectivelor postului.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Referentul de specialitate în învățământ asigură suport administrativ și metodologic pentru funcționarea eficientă a unității de învățământ. Activitățile principale includ gestionarea documentelor specifice procesului de învățământ, consilierea elevilor și a părinților, coordonarea activităților extrașcolare, asigurarea legăturii între unitatea de învățământ și instituțiile superioare de control, precum și informarea comunității școlare cu privire la reglementările și evenimentele relevante. Scopul principal este facilitarea desfășurării optime a procesului educațional și îmbunătățirea climatului școlar.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

* Asigură suport administrativ și metodologic pentru activitățile unității de învățământ, conform reglementărilor în vigoare.
* Gestionează fluxul documentelor specifice procesului de învățământ (cereri, rapoarte, situații, corespondență), asigurând arhivarea și accesibilitatea acestora.
* Monitorizează și actualizează baza de date a elevilor, ținând evidența datelor demografice, a situației școlare și a altor informații relevante.
* Organizează și coordonează proceduri de înscriere, mutare și exmatriculare a elevilor, respectând termenele și cerințele legale.
* Asigură suport în organizarea și desfășurarea examenelor naționale și a altor evaluări, conform calendarului și metodologiei stabilite.
* Elaborează și actualizează proceduri interne, instrucțiuni de lucru și alte documente specifice activității unității de învățământ.
* Colaborează cu consilierul școlar și cu alți specialiști pentru a oferi suport elevilor și părinților în probleme educaționale și psihologice.
* Asigură legătura între unitatea de învățământ și instituțiile superioare de control (inspectorat școlar, ministerul educației), transmiterea documentelor solicitate și asigurarea răspunsurilor la solicitări.
* Informează comunitatea școlară (elevi, părinți, cadre didactice) cu privire la reglementările educaționale, evenimentele școlare și alte informații relevante.
* Participă la elaborarea planurilor de dezvoltare a unității de învățământ și contribuie la implementarea acestora.
* Organizează și coordonează activități de promovare a imaginii unității de învățământ.
* Asigură suport în organizarea și desfășurarea activităților extrașcolare și a proiectelor educaționale.
* Monitorizează și analizează indicatorii de performanță ai unității de învățământ, raportând către conducere.
* Contribuie la îmbunătățirea climatului școlar și la prevenirea situațiilor de risc.
* Efectuează alte sarcini specifice domeniului, dispuse de conducere.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
* Preferabil studii postliceale sau studii universitare de scurtă durată (licență), în domeniul educației sau într-un domeniu conex (ex: științe administrative, științe sociale).
* Certificat de absolvire a cursului de formare pentru referenți de specialitate în învățământ, conform metodologiei specifice (dacă este cazul).
* Cunoștințe solide de legislație educațională, inclusiv Legea Educației Naționale și alte reglementări în vigoare.
* Cunoștințe de utilizare a calculatorului, inclusiv a programelor de office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) și a aplicațiilor specifice gestionării datelor educaționale (ex: platforme online de gestionare a elevilor).
* Abilități de comunicare scrisă și verbală eficiente, pentru a redacta documente, a răspunde la solicitări și a interacționa cu diverse categorii de persoane.
* Capacitate de organizare și planificare a activităților, respectarea termenelor limită și gestionarea eficientă a timpului.
* Abilități de analiză și sinteză a informațiilor, pentru a identifica probleme, a propune soluții și a lua decizii informate.
* Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
* Experiență în lucrul cu baze de date și cu aplicații software specifice domeniului educațional (constituie un avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

* Experiență minimă de 1 an în domeniul educațional, preferabil în unități de învățământ (școli, licee, colegii).
* Experiență în gestionarea documentelor și a fluxurilor de informații, inclusiv arhivarea și indexarea acestora.
* Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice gestionării datelor educaționale (ex: registre electronice, platforme online de administrare a elevilor).
* Experiență în redactarea de corespondență oficială și în elaborarea de rapoarte, conform cerințelor legale.
* Experiență în lucrul cu baze de date și în extragerea de informații relevante.
* Experiență în interacțiunea cu diverse categorii de persoane (elevi, părinți, cadre didactice, reprezentanți ai instituțiilor superioare de control).
* Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente și activități educaționale (constituie un avantaj).
* Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) (constituie un avantaj).
* Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams) (constituie un avantaj).
* Experiență în implementarea și utilizarea de sisteme de raportare educațională (constituie un avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
* Utilizare avansată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Cunoștințe solide de utilizare a procesorului de text Microsoft Word (redactare, formatare, inserare obiecte).
* Utilizare avansată a programului Microsoft Excel (creare tabele, formule, grafice, funcții statistice).
* Utilizare a programelor de prezentare PowerPoint (creare prezentări, animații, tranziții).
* Cunoștințe de operare a programelor de arhivare și comprimare a datelor (ZIP, RAR).
* Utilizare a programelor de scanare și procesare a imaginii (OCR).
* Cunoștințe de utilizare a internetului și a motoarelor de căutare (Google, Bing).
* Utilizare a platformelor online de colaborare (Google Workspace, Microsoft Teams).
* Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
* Utilizare a bazelor de date (ex: Microsoft Access).
* Cunoștințe de programare în limbaje de script (ex: VBA, Python) (constituie un avantaj).
* Utilizare a sistemelor de raportare educațională (ex: ISRED, ELU).
* Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Skype).
* Utilizare a sistemelor de gestionare a identității și accesului (IAM).
* Cunoștințe de securitate cibernetică și protecție a datelor (GDPR).
* Utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI).
* Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (ex: Microsoft Azure, Amazon Web Services).
* Utilizare a aplicațiilor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Trello).
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
* Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
* Abilități de organizare și planificare a activităților.
* Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
* Abilități de rezolvare a problemelor și de a lua decizii informate.
* Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
* Abilități de negociere și de a construi relații de colaborare.
* Capacitate de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
* Orientare către detalii și acuratețe.
* Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
* Capacitate de a lucra cu diverse categorii de persoane (elevi, părinți, cadre didactice, personal administrativ).
* Abilități de a oferi suport și consiliere.
* Capacitate de a respecta confidențialitatea informațiilor.
* Orientare către rezultate și performanță.
* Abilități de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
* Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține o atitudine pozitivă.
* Abilități de a influența și de a motiva.
* Capacitate de a oferi feedback constructiv.
* Abilități de a lucra cu tehnologii digitale și de a le integra în activități.
* Capacitate de a iniția și de a implementa îmbunătățiri continue.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect, Termenul de finalizare a documentelor respectat, Numărul de erori în procesarea documentelor, Numărul de solicitări de informații rezolvate în termen, Gradul de satisfacție al utilizatorilor (cadre didactice, personal administrativ, părinți), Numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, Numărul de solicitări de date procesate corect, Procentul de acuratețe a datelor introduse, Numărul de proceduri documentare actualizate, Numărul de sesiuni de instruire organizate, Numărul de proceduri de îmbunătățire a fluxurilor de lucru implementate, Numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, Procentul de conformitate cu reglementările legale și interne, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Numărul de documente arhivate conform procedurilor, Numărul de cereri de informații rezolvate fără escaladare, Procentul de respectare a termenelor de raportare, Numărul de probleme identificate și rezolvate în procesul de lucru, Numărul de recomandări de îmbunătățire implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse, Respectarea confidențialității informațiilor, Claritatea și concizia documentelor întocmite, Respectarea procedurilor și a reglementărilor interne, Calitatea interacțiunilor cu utilizatorii, Promptitudinea răspunsurilor la solicitări, Eficiența fluxurilor de lucru, Capacitatea de a identifica și de a rezolva probleme, Profesionalismul în comunicare, Abilitatea de a gestiona situații de conflict, Capacitatea de a oferi suport și consiliere, Respectarea termenelor de finalizare a sarcinilor, Adaptabilitatea la schimbări, Capacitatea de a lucra în echipă, Inițiativa în identificarea de soluții, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea standardelor de calitate, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă, Profesionalismul în gestionarea documentelor, Capacitatea de a îmbunătăți continuu procesele.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către detalii, Abilități de comunicare, Capacitate de organizare, Inițiativă, Flexibilitate, Adaptabilitate, Rezolvarea problemelor, Gestionarea timpului, Lucru în echipă, Profesionalism, Etică profesională, Abilități de negociere, Capacitate de a gestiona situații de stres, Abilitatea de a prioritiza, Abilitatea de a învăța, Abilitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a oferi feedback, Abilitatea de a asculta activ, Abilitatea de a influența, Abilitatea de a colabora, Abilitatea de a gestiona conflicte.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scaner, Arhivator, Telefon, Fax, Aparat de copiat, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Software de gestionare a documentelor, Software de arhivare electronică, Sistem de stocare extern (hard disk, stick USB), Aparat de legat, Consumabile pentru imprimantă (cartușe, toner), Aplicații de comunicare online (e-mail, videoconferință)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.