FIȘĂ DE POST REFERENT DE SPECIALITATE MEDIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT DE SPECIALITATE MEDIC

1.2. Cod C.O.R.:221106

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu medici specialiști, alți referenți, personalul de secretariat medical, tehnicieni radiologi, farmaciști, personalul de facturare, departamentul de calitate, IT. Externe: Colaborează cu laboratoare de analize medicale, case de asigurări de sănătate, alte instituții medicale, furnizori de servicii IT, arhive medicale, autorități de reglementare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul de specialitate medic asigură suport medical și administrativ în vederea optimizării fluxurilor de informații și a eficientizării activității din cadrul instituției. Responsabilitățile includ colectarea, verificarea și centralizarea datelor medicale, redactarea de rapoarte, comunicarea cu pacienții și alte instituții, precum și participarea la îmbunătățirea proceselor interne. Colaborează cu personalul medical și administrativ, respectând cu strictețe confidențialitatea datelor și procedurile legale în vigoare. Scopul principal este de a facilita accesul la informații corecte și complete, contribuind la o îngrijire medicală de calitate."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Înregistrarea și gestionarea cererilor de consultații și investigații paraclinice, respectând protocoalele instituționale.
- Verificarea conformității documentelor medicale (trimitere, rezultate analize, radiografii) cu cerințele legale și procedurale.
- Centralizarea și arhivarea electronică a documentelor medicale, asigurând accesibilitatea și securitatea informațiilor.
- Asigurarea fluxului de informații între medicul curant, pacienți și alte departamente ale instituției.
- Transcrierea și interpretarea rezultatelor investigațiilor paraclinice, cu evidențierea anomaliilor pentru atenția medicului.
- Gestionarea programărilor pacienților, optimizând utilizarea resurselor și minimizând timpii de așteptare.
- Asigurarea comunicării eficiente cu pacienții, oferind informații clare și concise privind procedurile medicale și documentele necesare.
- Verificarea și actualizarea bazelor de date cu informații despre pacienți, asigurând acuratețea și completitudinea datelor.
- Pregătirea de rapoarte statistice privind activitatea medicală, conform cerințelor instituționale și legislative.
- Gestionarea corespondenței medicale, redactarea de scrisori și răspunsuri la solicitări.
- Monitorizarea stocurilor de materiale consumabile și medicamente, solicitând aprovizionarea în timp util.
- Asigurarea respectării confidențialității datelor medicale, conform legislației în vigoare (GDPR).
- Colaborarea cu departamentul financiar pentru gestionarea aspectelor legate de facturare și încasări.
- Participarea la îmbunătățirea proceselor interne, identificând soluții pentru optimizarea fluxurilor de lucru.
- Asigurarea suportului administrativ pentru realizarea de studii clinice și cercetări medicale, dacă este cazul.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Diplomă de bacalaureat.
- Diplomă de studii postliceale sau studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul medical (asistență medicală, farmacie, tehnician de radiologie, etc.).
- Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul medical, cu focus pe managementul informațiilor medicale și/sau gestiunea documentelor medicale (avantaj).
- Cunoștințe solide de anatomie, fiziologie și terminologie medicală.
- Cunoștințe aprofundate privind legislația medicală și protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
- Cunoștințe avansate de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) și sisteme de gestiune electronică a documentelor medicale (EMR/EHR).
- Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare electronică și scanare a documentelor.
- Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, inclusiv redactarea de rapoarte și corespondență oficială.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient cu personalul medical și administrativ.
- Abilități de organizare, planificare și prioritizare a sarcinilor.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
- Cunoștințe de limbi străine (engleză – avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 1 an în domeniul medical, preferabil în roluri administrative sau de suport.
- Experiență în gestionarea documentelor medicale, inclusiv înregistrare, arhivare și recuperare.
- Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune electronică a documentelor medicale (EMR/EHR) – constituie un avantaj semnificativ.
- Experiență în interacțiunea cu pacienții, oferind informații și suport administrativ.
- Experiență în redactarea de rapoarte și corespondență oficială, respectând terminologia medicală specifică.
- Experiență în gestionarea programărilor și optimizarea fluxurilor de pacienți.
- Experiență în lucrul cu baze de date și în asigurarea acurateței informațiilor.
- Experiență în respectarea confidențialității datelor medicale și a legislației în vigoare (GDPR).
- Experiență în lucrul în echipă multidisciplinară, colaborând eficient cu personalul medical și administrativ.
- Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor administrative, propunând soluții eficiente.
- Experiență în utilizarea echipamentelor de scanare și arhivare electronică a documentelor.
- Experiență în realizarea de statistici medicale și raportare către autorități competente (avantaj).
- Experiență în gestionarea stocurilor de materiale consumabile și medicamente (dacă este cazul).
- Experiență în îmbunătățirea proceselor administrative și optimizarea fluxurilor de lucru.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare avansată a sistemelor de operare Windows.
- Cunoștințe solide de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune electronică a documentelor medicale (EMR/EHR) – preferabil sisteme precum: Epic, Cerner, Meditech.
- Utilizarea programelor de scanare și procesare a imaginilor (ex: Adobe Acrobat).
- Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de scanare și arhivare electronică a documentelor.
- Utilizarea programelor de baze de date (ex: Microsoft Access, SQL) – constituie un avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de telemedicină (dacă este cazul).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (ex: Skype, Microsoft Teams).
- Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de copiere și imprimare.
- Utilizarea programelor de criptare a datelor și protecție a informațiilor confidențiale.
- Utilizarea instrumentelor de analiză statistică a datelor medicale (ex: SPSS, R) – constituie un avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a stocurilor (dacă este cazul).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online și a bazelor de date medicale (ex: PubMed).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor medicale (ex: DICOM viewer) – dacă este cazul.
- Utilizarea programelor de videoconferință și teleasistență medicală.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
- Utilizarea programelor de raportare și generare de grafice.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) – avantaj.
- Utilizarea platformelor de colaborare online și management de proiect.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, adaptate la diferite audiențe (pacienți, personal medical, administrație).
- Capacitate de a gestiona eficient situații de stres și de a menține calmul în condiții dificile.
- Abilități de rezolvare a problemelor, cu focus pe identificarea cauzelor și propunerea de soluții concrete.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor, cu impact direct asupra calității serviciilor.
- Abilități de organizare și planificare, cu capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
- Capacitatea de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă multidisciplinară.
- Abilități de negociere și persuasiune, pentru a facilita comunicarea și rezolvarea conflictelor.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, cu disponibilitatea de a învăța lucruri noi și de a se adapta la proceduri noi.
- Empatie și capacitate de a înțelege nevoile pacienților și de a oferi suport adecvat.
- Abilități de gestionare a timpului și de a lucra sub presiune.
- Capacitatea de a lua decizii corecte și bine informate, în limitele competențelor.
- Abilități de observare și analiză, pentru a identifica probleme și oportunități.
- Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor medicale.
- Abilități de gestionare a conflictelor și de a găsi soluții constructive.
- Capacitatea de a lucra independent și de a iniția acțiuni.
- Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
- Capacitatea de a demonstra profesionalism și etică în relația cu pacienții și colegii.
- Abilități de a construi și menține relații profesionale.
- Capacitatea de a demonstra inițiativă și proactivitate.
- Abilități de a gestiona informațiile sensibile și de a respecta reglementările legale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare medicale procesate corect pe zi, acuratețea datelor introduse în sistemul EMR, timpul mediu de răspuns la solicitările de informații, numărul de erori de facturare, gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea documentelor, numărul de reclamații din partea pacienților legate de serviciile prestate, gradul de conformitate cu procedurile interne și cu reglementările legale, numărul de audituri interne/externe cu rezultate pozitive, eficiența fluxului de lucru (măsurată prin reducerea timpului necesar pentru finalizarea sarcinilor), gradul de satisfacție a personalului medical cu privire la suportul oferit, numărul de solicitări rezolvate la prima interacțiune, procentul de dosare completate conform standardelor, numărul de documente scanate și arhivate corect, rata de utilizare a sistemelor informatice, numărul de instruiri/workshop-uri participate pentru îmbunătățirea competențelor, timpul mediu de rezolvare a problemelor legate de sistemele informatice, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, rata de eroare în transcrierea datelor, numărul de proceduri standardizate implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea și exhaustivitatea datelor introduse în sistemul EMR, respectarea confidențialității informațiilor medicale, promptitudinea și corectitudinea răspunsurilor la solicitări, calitatea documentației create și actualizate, gradul de respectare a procedurilor interne și a reglementărilor legale, claritatea și concizia comunicărilor, profesionalismul în interacțiunea cu pacienții și personalul medical, adaptabilitatea la schimbări și noi tehnologii, capacitatea de a identifica și rezolva probleme, eficiența fluxului de lucru, calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, gradul de satisfacție al utilizatorilor sistemului EMR, respectarea termenelor limită, coerența și completitudinea dosarelor medicale, respectarea standardelor de calitate, capacitatea de a oferi suport adecvat personalului medical, gradul de conformitate cu politicile de securitate a datelor, calitatea documentării proceselor, gradul de înțelegere a terminologiei medicale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, comunicare eficientă, orientare către rezultate, gestionarea timpului, colaborare, profesionalism, empatie, gestionarea stresului, responsabilitate, organizare, gândire analitică, luarea deciziilor, gestionarea conflictelor, respectarea confidențialității, etică profesională, proactivitate, perseverență, flexibilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, sistem EMR (Electronic Medical Record), software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de gestionare a documentelor, software de arhivare electronică, telefon fix, telefon mobil, scaner de documente, copiator multifuncțional, sistem de scanare a codurilor de bare, echipamente de arhivare fizică (rafturi, dosare, etichete), echipamente de protecție a datelor (parole, criptare), sistem de backup a datelor, echipamente de scanare a documentelor medicale, echipamente de gestionare a fluxului de documente..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.