FIȘĂ DE POST DOCUMENTARIST ORDONANTARE LOGISTICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DOCUMENTARIST ORDONANTARE LOGISTICA

1.2. Cod C.O.R.:214137

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de achiziții, producție, vânzări, financiar-contabilitate și resurse umane pentru a asigura fluxul informațional și respectarea procedurilor. Asistă superiorii ierarhici în elaborarea de rapoarte și analize. Externe: Interacționează cu furnizori, clienți și alte entități externe, după aprobarea superiorilor, pentru a obține informații necesare procesării documentelor și pentru a asigura conformitatea cu reglementările.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Documentaristul ordonator logistic este responsabil cu gestionarea eficientă a fluxurilor documentare aferente activităților logistice. Asigură înregistrarea, arhivarea și accesul la documente precum comenzi, facturi, avize de însoțire, rapoarte de inventar și alte înscrisuri relevante. Colaborează cu departamentele de achiziții, depozit și transport pentru a asigura acuratețea și completitudinea informațiilor. Scopul principal este optimizarea proceselor, reducerea erorilor și facilitarea auditurilor, contribuind la buna funcționare a lanțului logistic."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea și procesarea documentelor de intrare/ieșire a mărfurilor, conform procedurilor interne.
Gestionarea fluxului documentar aferent operațiunilor de transport rutier, feroviar și maritim.
Verificarea conformității documentelor (facturi, avize, certificate de origine, etc.) cu legislația în vigoare și cu contractele încheiate.
Introducerea datelor din documente în sistemul informatic de gestiune a stocurilor (ERP).
Arhivarea documentelor în format fizic și electronic, respectând termenele legale și politicile companiei.
Generarea de rapoarte periodice privind mișcarea mărfurilor și stocuri, pe baza datelor înregistrate.
Monitorizarea și reconcilierea discrepanțelor dintre documente și stocul fizic.
Colaborarea cu departamentul financiar pentru procesarea facturilor și efectuarea plăților către furnizori.
Gestionarea documentelor de expediție, inclusiv pregătirea documentelor vamale (dacă este cazul).
Asigurarea trasabilității mărfurilor pe tot parcursul lanțului logistic.
Actualizarea constantă a bazei de date cu informații relevante privind furnizorii și clienții.
Participarea la inventarele periodice și verificarea acurateței datelor înregistrate.
Pregătirea documentelor necesare pentru audituri interne și externe.
Gestionarea corespondenței cu furnizorii și clienții, referitoare la documente.
Implementarea și îmbunătățirea continuă a procedurilor de gestionare a documentelor logistice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii generale, urmate de cursuri de specializare în domeniul logisticii și/sau transporturi.
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning), de preferință SAP sau similar.
Cunoștințe solide de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe de contabilitate și fiscalitate, referitoare la documentele de transport și comercializare.
Cunoștințe de legislație națională și europeană în domeniul transporturilor și comerțului internațional (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversațional (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul gestionării documentelor (dacă este cazul).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității și sănătății în muncă (SSM).
Calificarea profesională de lucrător în transporturi, seria B (dacă este cazul).
Experiență în gestionarea documentelor, preferabil în domeniul logisticii sau transporturilor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în gestionarea documentelor, preferabil în domeniul logisticii sau transporturilor.
Experiență în utilizarea unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning), de preferință SAP sau similar, pentru înregistrarea și procesarea documentelor.
Experiență în lucrul cu documente de transport (CMR, TIR, AWB, etc.).
Experiență în lucrul cu documente comerciale (facturi, avize, contracte, etc.).
Experiență în arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
Experiență în generarea de rapoarte privind mișcarea mărfurilor și stocuri.
Experiență în lucrul cu baze de date și în introducerea datelor.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (achiziții, depozit, transport, financiar).
Experiență în lucrul cu documente vamale (dacă este cazul).
Cunoștințe practice de utilizare a unui program de scanare și indexare a documentelor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (Windows, Microsoft Office).
Utilizare fluentă a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics – avantaj).
Cunoștințe solide de operare a programelor de scanare și indexare a documentelor.
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a datelor (Excel).
Cunoștințe de utilizare a programelor de generare a rapoartelor (Crystal Reports, etc.).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor (GED/DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al transporturilor (TMS – avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al depozitului (WMS – avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (SAP Business One, QuickBooks – avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a documentelor (Adobe Acrobat).
Cunoștințe de utilizare a programelor de vizualizare a datelor (Power BI, Tableau – avantaj).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor OCR (Optical Character Recognition) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de automatizare robotică a proceselor (RPA) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor cloud (AWS, Azure, Google Cloud) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de securitate cibernetică – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă.
Capacitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Atentia la detalii și acuratețe în lucrul cu documentele.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Adaptabilitate la schimbări și capacitatea de a învăța rapid.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona multiple activități simultan.
Rezolvarea problemelor și luarea deciziilor în mod eficient.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date și informații.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a lucra sub presiune și în situații de urgență.
Orientare către rezultate și îmbunătățirea continuă a proceselor.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Capacitatea de a colabora cu diverse departamente și niveluri ierarhice.
Abilitatea de a oferi suport și asistență colegilor.
Flexibilitate și disponibilitatea de a prelua sarcini suplimentare.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții constructive.
Spirit de observație și atenție la detalii în identificarea erorilor.
Abilitatea de a gestiona situații neprevăzute și de a găsi soluții creative.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, Numărul de documente arhivate conform procedurilor, Timpul mediu de procesare a unui document, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Respectarea termenelor limită pentru depunerea documentelor, Numărul de erori detectate și corectate, Nivelul de satisfacție al clienților interni, Numărul de solicitări de informații rezolvate, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Numărul de rapoarte generate și livrate la timp, Nivelul de conformitate cu reglementările legale și procedurile interne, Reducerea costurilor operaționale prin optimizarea proceselor, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice, Numărul de traininguri sau instruiri finalizate, Numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, Nivelul de implicare în proiecte de optimizare, Reducerea timpului de căutare a documentelor, Numărul de audituri trecute cu succes, Nivelul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, Procentul de documente procesate conform standardelor de calitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor standard de operare, Acuratețea datelor introduse, Claritatea și concizia rapoartelor generate, Eficiența fluxului de lucru, Nivelul de conformitate cu reglementările legale, Calitatea comunicării cu alte departamente, Capacitatea de a identifica și corecta erori, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu clienții interni, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a se adapta la schimbări, Nivelul de inițiativă în îmbunătățirea proceselor, Calitatea documentației create, Capacitatea de a rezolva probleme complexe, Nivelul de colaborare cu echipa, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Nivelul de atenție la detalii, Capacitatea de a lucra sub presiune, Nivelul de responsabilitate, Respectarea politicilor de securitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Atenție la detalii, Organizare, Adaptabilitate, Comunicare, Lucru în echipă, Rezolvarea problemelor, Orientare către rezultate, Gestionarea timpului, Profesionalism, Responsabilitate, Proactivitate, Flexibilitate, Etică profesională, Abilități de negociere, Capacitate de analiză, Gândire critică, Abilitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a gestiona conflicte.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Imprimantă, Scaner, Copiator, Arhivator documente, Software de gestionare a documentelor (ex: sistem de arhivare electronică), Software de procesare a textului (ex: Microsoft Word, LibreOffice Writer), Software de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Software de e-mail, Telefon, Telemobil, Aplicații de comunicare internă (ex: Slack, Microsoft Teams), Arhivă fizică (pentru documente ne-electronicizate), Dispozitive de stocare externă (ex: hard disk extern, USB), Scanner portabil..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.