FIȘĂ DE POST CONSULTANT SISTEM DE CALITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CONSULTANT SISTEM DE CALITATE

1.2. Cod C.O.R.:214134

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul general, managerul de producție, șeful departamentului de cercetare și dezvoltare, managerul de achiziții, personalul din departamentul de vânzări, auditorii interni, reprezentanții departamentului de resurse umane, pentru a asigura conformitatea cu cerințele de calitate și îmbunătățirea continuă a proceselor. Externe: Colaborează cu organisme de certificare, clienți, furnizori, consultanți externi, pentru a asigura respectarea standardelor, gestionarea reclamațiilor și evaluarea performanței.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Consultantul Sistem de Calitate are rolul de a asista organizația în implementarea, menținerea și îmbunătățirea continuă a sistemului de management al calității, conform standardelor relevante (ex: ISO 9001). Activitățile includ evaluarea proceselor, identificarea punctelor slabe, elaborarea de proceduri și instrucțiuni, instruirea personalului, efectuarea de audituri interne și urmărirea acțiunilor corective. Scopul principal este asigurarea conformității cu cerințele legale și contractuale, precum și creșterea satisfacției clienților și a eficienței operaționale.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analizează documentația existentă, inclusiv politica calității, proceduri și instrucțiuni de lucru.
Identifică și evaluează riscurile și oportunitățile asociate sistemului de management al calității, utilizând tehnici precum analiza SWOT și FMEA.
Efectuează audituri interne ale sistemului de management al calității, conform planului de audit și standardelor aplicabile (ex: ISO 9001).
Elaborează rapoarte de audit detaliate, cu identificarea neconformităților, abaterilor și punctelor forte.
Propune și implementează acțiuni corective și preventive pentru remedierea neconformităților și îmbunătățirea eficacității sistemului.
Participă la investigarea cauzelor fundamentale ale neconformităților și la elaborarea de planuri de acțiune.
Asistă departamentele în dezvoltarea și revizuirea documentației sistemului de management al calității (manual de calitate, proceduri, instrucțiuni).
Organizează și conduce sesiuni de instruire pentru personalul implicat în sistemul de management al calității.
Monitorizează indicatorii de performanță ai sistemului de management al calității și analizează tendințele.
Participă la verificarea conformității cu cerințele legale și contractuale.
Facilitează îmbunătățirea continuă a proceselor, prin aplicarea metodologii precum PDCA (Plan-Do-Check-Act) și Kaizen.
Contribuie la pregătirea organizației pentru audituri externe de certificare sau recertificare.
Analizează feedback-ul clienților și identifică oportunități de îmbunătățire a calității produselor/serviciilor.
Participă la analiza datelor colectate din procesele de inspecție și testare.
Sprijină managementul în luarea deciziilor legate de îmbunătățirea calității.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvire studii superioare (licență/master) în domeniul ingineriei, managementului calității, științelor economice sau într-un domeniu conex.
Certificare în sistemul de management al calității (ex: ISO 9001 Lead Auditor, Six Sigma Green Belt/Black Belt).
Cunoștințe solide despre standardele și modelele de management (ex: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, EFQM).
Cunoștințe aprofundate despre metodologii de îmbunătățire continuă (ex: PDCA, Kaizen, Lean Manufacturing).
Experiență în utilizarea instrumentelor statistice pentru analiza datelor și controlul proceselor (ex: SPC, histogramă, diagrama Pareto).
Cunoștințe despre tehnicile de audit intern și managementul riscului.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice utilizate în managementul calității (ex: software de audit, sisteme ERP).
Abilități de comunicare, negociere și prezentare.
Certificare în managementul proiectelor (ex: PMP) – constituie un avantaj.
Cunoașterea limbii engleze – nivel avansat (scris și vorbit).
Experiență în domeniul specific al organizației (ex: producție, servicii, construcții) – constituie un avantaj.
Certificare în domeniul securității și sănătății în muncă – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani de experiență profesională în domeniul managementului calității, într-o poziție similară.
Experiență în implementarea și menținerea sistemelor de management al calității, conform standardelor ISO 9001 și a altor standarde relevante.
Experiență în efectuarea de audituri interne ale sistemului de management al calității, inclusiv elaborarea rapoartelor de audit și urmărirea acțiunilor corective.
Experiență în investigarea cauzelor fundamentale ale neconformităților și în elaborarea de planuri de acțiune.
Experiență în utilizarea instrumentelor statistice pentru analiza datelor și controlul proceselor.
Experiență în elaborarea și revizuirea documentației sistemului de management al calității (manual de calitate, proceduri, instrucțiuni).
Experiență în organizarea și conducerea sesiunilor de instruire pentru personalul implicat în sistemul de management al calității.
Experiență în facilitarea îmbunătățirii continue a proceselor, prin aplicarea metodologiilor PDCA și Kaizen.
Experiență în pregătirea organizației pentru audituri externe de certificare sau recertificare.
Experiență în analiza feedback-ului clienților și identificarea oportunităților de îmbunătățire a calității produselor/serviciilor.
Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice utilizate în managementul calității (ex: software de audit, sisteme ERP).
Experiență în domeniul specific al organizației (ex: producție, servicii, construcții) – constituie un avantaj.
Experiență în managementul proiectelor – constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea și aplicarea standardelor ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001.
Utilizarea instrumentelor statistice de control al proceselor (SPC).
Cunoașterea metodologiilor de îmbunătățire continuă (PDCA, Kaizen, Lean Manufacturing).
Utilizarea diagramelor Pareto, a diagramei cauză-efect (Ishikawa), a diagramei scatter.
Utilizarea tehnicilor de analiza a modurilor de defectare și efect (FMEA).
Utilizarea tehnicilor de analiza a riscului (Risk Assessment).
Cunoașterea principiilor managementului riscului.
Cunoașterea metodologiei 8D.
Utilizarea software-ului de management al calității (QMS).
Utilizarea pachetelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Utilizarea software-ului statistic (ex: Minitab, SPSS).
Utilizarea instrumentelor de colectare și analiză a datelor.
Cunoașterea și aplicarea tehnicilor de audit intern.
Cunoașterea și aplicarea tehnicilor de management al documentelor.
Utilizarea instrumentelor de vizualizare a datelor (ex: grafice, tablouri de bord).
Cunoașterea principiilor de management al proiectelor.
Cunoașterea principiilor de comunicare eficientă.
Cunoașterea principiilor de negociere.
Cunoașterea principiilor de leadership.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Capacitatea de a influența și de a motiva echipele.
Gândire analitică și rezolvarea problemelor.
Organizare și gestionarea timpului.
Adaptabilitate și flexibilitate.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Inițiativă și proactivitate.
Atitudine pozitivă și reziliență.
Abilitatea de a gestiona conflictele.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv.
Capacitatea de a lucra sub presiune.
Abilitatea de a lua decizii informate.
Abilitatea de a prezenta informații complexe într-un mod clar și concis.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
Etică profesională și integritate.
Empatie și abilitatea de a construi relații de încredere.
Gestionarea stresului și autocontrol.
Abilitatea de a conduce și de a inspira.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de audituri interne efectuate, procent de conformitate identificat în urma auditurilor, număr de neconformități identificate și corectate, număr de acțiuni corective implementate la timp, îmbunătățirea scorului de satisfacție a clienților, reducerea numărului de reclamații, reducerea costurilor legate de neconformități, îmbunătățirea eficienței proceselor, reducerea timpului de răspuns la probleme, creșterea gradului de conștientizare a personalului cu privire la calitatea, număr de traininguri organizate pentru personal, îmbunătățirea scorului de performanță la inspecțiile externe, număr de recomandări implementate din rapoartele de audit, reducerea numărului de incidente legate de calitate, îmbunătățirea eficienței sistemului de management al calității, număr de proiecte de îmbunătățire a calității implementate, reducerea timpului de răspuns la solicitările de îmbunătățire a calității, creșterea gradului de respectare a procedurilor de calitate, număr de nonconformități minore identificate și închise în termenul stabilit.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației sistemului de management al calității, eficacitatea implementării procedurilor de audit, claritatea și concizia rapoartelor de audit, adecvarea acțiunilor corective propuse, nivelul de implicare în procesul de îmbunătățire continuă, capacitatea de a identifica riscuri potențiale, calitatea relațiilor de colaborare cu alte departamente, eficiența comunicării cu personalul din diverse nivele ierarhice, gradul de respectare a termenelor limită, obiectivitatea și imparțialitatea în evaluările efectuate, capacitatea de a oferi soluții inovatoare, gradul de înțelegere a nevoilor clienților, calitatea prezentărilor și a trainingurilor organizate, eficiența în gestionarea conflictelor, capacitatea de a influența pozitiv comportamentul personalului, gradul de adaptabilitate la schimbări, capacitatea de a inspira încredere și respect, eficiența în promovarea culturii calității, calitatea feedback-ului oferit, capacitatea de a facilita îmbunătățirea continuă a proceselor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire, capacitate de a lucra independent și în echipă, abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, comunicare clară și concisă, adaptabilitate la schimbări și la situații neprevăzute, rezolvarea problemelor cu creativitate și eficiență, atenție la detalii și acuratețe, perseverență în atingerea obiectivelor, proactivitate în anticiparea și prevenirea problemelor, flexibilitate în abordarea situațiilor complexe, abilitatea de a influența și motiva personalul, capacitatea de a construi relații profesionale solide, gestionarea eficientă a conflictelor, asumarea responsabilității pentru rezultate, respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii, etică profesională și respectarea regulilor de conduită, orientare către rezultate și îmbunătățirea continuă, abilitatea de a oferi feedback constructiv, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer performant, software de procesare a datelor (Microsoft Office Suite, Excel avansat), software de audit (ex: TeamMate, Qualitec), software de management al documentelor, echipamente de măsurare și testare (după necesitățile specifice ale industriei), camere foto/video, imprimantă portabilă, scanner portabil, telemetru laser, echipament de protecție personală (EPP), instrumente de analiză statistică, software de cartografiere a proceselor (ex: Visio), dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), instrumente de comunicare (telefon mobil, headset)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.