FIȘĂ DE POST MANAGER DE CLADIRE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER DE CLADIRE

1.2. Cod C.O.R.:214116

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu administratorii de clădire, tehnicienii de întreținere, personalul de securitate, echipa de contabilitate, departamentul de achiziții, echipa de resurse umane, directorul general. Externe: Colaborează cu furnizorii de utilități, companiile de asigurări, firmele de curățenie, companiile de pază, contractorii, consultanții tehnici, autoritățile locale, inspectorii în construcții.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Managerul de clădire este responsabil pentru buna funcționare și întreținerea optimă a unei clădiri, asigurând un mediu sigur, confortabil și eficient pentru chiriași și utilizatori. Activitățile sale includ gestionarea contractelor de întreținere, supravegherea personalului, monitorizarea consumului de resurse, rezolvarea problemelor operative, respectarea normelor de siguranță și sănătate în muncă, precum și comunicarea cu părțile interesate. Scopul principal este de a maximiza valoarea proprietății și de a oferi servicii de cea mai bună calitate, contribuind la satisfacția chiriașilor și la buna reputație a clădirii.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, coordonarea și supervizarea activităților de întreținere a clădirii, inclusiv a instalațiilor electro-energetice, sanitare, termice și de ventilație.
Gestionarea eficientă a contractelor de servicii (curățenie, pază, mentenanță), negocierea termenilor și monitorizarea respectării clauzelor.
Supravegherea personalului de întreținere și a subcontractanților, asigurând calitatea lucrărilor și respectarea normelor de siguranță.
Monitorizarea consumului de energie și apă, identificarea oportunităților de optimizare și implementarea măsurilor de eficiență energetică.
Gestionarea bugetului alocat întreținerii clădirii, controlul costurilor și raportarea periodică a cheltuielilor.
Asigurarea respectării normelor de siguranță și sănătate în muncă, organizarea de instruiri și verificarea conformității.
Gestionarea relațiilor cu chiriașii, rezolvarea reclamațiilor și medierea conflictelor.
Monitorizarea stării tehnice a clădirii, identificarea problemelor și inițierea lucrărilor de reparații.
Implementarea și respectarea procedurilor de urgență (incendiu, inundații, cutremure).
Gestionarea documentației tehnice a clădirii (planuri, scheme, certificate).
Coordonarea lucrărilor de modernizare și îmbunătățire a clădirii.
Asigurarea conformității cu legislația în vigoare (mediu, construcții, sănătate și siguranță).
Raportarea periodică către proprietar sau conducerea companiei privind starea clădirii și activitățile desfășurate.
Gestionarea sistemelor de control acces și supraveghere video.
Optimizarea costurilor operaționale prin analiza datelor și identificarea soluțiilor inovatoare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de specialitate (inginerie civilă, instalații, construcții, arhitectură, management).
Avantaj: Studii postuniversitare în managementul facilităților (Facilities Management).
Certificare în Facilities Management (ex: IFMA CFM).
Cunoștințe solide de legislație în domeniul construcțiilor, siguranței și sănătății în muncă, protecției mediului.
Cunoștințe de operare a sistemelor integrate de management al clădirilor (BMS).
Cunoștințe de contabilitate și bugetare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor software specifice managementului clădirilor (ex: software de întreținere preventivă, software de facturare).
Certificat de formare profesională în domeniul siguranței și sănătății în muncă (conform legislației în vigoare).
Cunoștințe avansate de operare PC (Microsoft Office Suite, internet, e-mail).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel minim B2).
Experiență în conducerea unei echipe.
Calificări suplimentare: cursuri de negociere, comunicare eficientă, managementul timpului.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul construcțiilor, instalațiilor sau managementului facilităților.
Experiență de cel puțin 1 an în rol de coordonator sau supervizor de echipă.
Experiență în gestionarea contractelor de servicii și relațiilor cu furnizorii.
Experiență în elaborarea și monitorizarea bugetelor de întreținere.
Experiență în identificarea și implementarea soluțiilor de eficiență energetică.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și implementarea procedurilor de siguranță.
Experiență în utilizarea sistemelor integrate de management al clădirilor (BMS).
Experiență în gestionarea documentației tehnice a clădirilor.
Experiență în lucrul cu autorități publice și obținerea avizelor necesare.
Experiență în gestionarea proiectelor de modernizare și îmbunătățire a clădirilor.
Experiență în raportarea către conducerea companiei sau proprietari.
Experiență în auditarea și evaluarea performanței echipelor de întreținere.
Experiență în negocierea și administrarea contractelor de leasing.
Experiență în rezolvarea conflictelor cu chiriașii și furnizorii.
Experiență în implementarea de sisteme de control acces și supraveghere video.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor integrate de management al clădirilor (BMS).
Cunoștințe de operare a software-urilor de mentenanță preventivă (CMMS).
Cunoștințe de operare a software-urilor de facturare și contabilitate.
Cunoștințe de operare a sistemelor de control acces și supraveghere video (CCTV).
Cunoștințe de operare a sistemelor de alarmă incendiu și evacuare.
Cunoștințe de operare a sistemelor de automatizare a clădirilor (HVAC, iluminat).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de GIS (Sisteme Informatice Geografice).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de modelare 3D a clădirilor (BIM).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză energetică a clădirilor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de măsurare a parametrilor microclimatului.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de diagnosticare a instalațiilor electrice.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de ventilație și climatizare.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de tratare a apei.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de stingere a incendiilor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de curățenie industrială.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de ridicare și transport.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de generare a energiei electrice (ex: grup electrogen).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de comunicații (ex: telefonie IP, videoconferință).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă (verbală și scrisă).
Leadership și abilitatea de a motiva o echipă.
Capacitate de negociere și rezolvare a conflictelor.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere.
Abilitatea de a lua decizii în situații de presiune.
Gândire analitică și abilitatea de a identifica probleme și de a găsi soluții.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Adaptabilitate la schimbare și reziliență.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Lucru în echipă și colaborare.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Flexibilitate și disponibilitate de a lucra în afara orelor standard.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Capacitate de a oferi feedback constructiv.
Gândire strategică și capacitatea de a anticipa tendințele.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspective diferite.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor de operare a clădirii, creșterea eficienței energetice, gradul de satisfacție al chiriașilor, timpul de răspuns la solicitări, numărul de incidente raportate, respectarea bugetului alocat, gradul de conformitate cu reglementările legale, reducerea numărului de reclamații, timpul de rezolvare a problemelor, gradul de ocupare a spațiilor, îmbunătățirea indicatorilor de sustenabilitate, reducerea pierderilor de resurse (apă, energie), creșterea duratei de viață a echipamentelor, optimizarea programelor de întreținere preventivă, îmbunătățirea scorului de evaluare a siguranței, reducerea numărului de incidente de securitate, creșterea eficienței proceselor de raportare, îmbunătățirea fluxului de lucru, optimizarea costurilor de întreținere, creșterea gradului de satisfacție a angajaților.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de operare standard, calitatea raportărilor, acuratețea datelor introduse, profesionalismul în comunicare, respectarea termenelor limită, eficiența colaborării cu furnizorii, calitatea relațiilor cu chiriașii, gradul de conformitate cu cerințele de siguranță, eficiența implementării planurilor de îmbunătățire, calitatea gestionării situațiilor de urgență, profesionalismul în rezolvarea conflictelor, eficiența implementării politicilor de sustenabilitate, calitatea gestionării contractelor, profesionalismul în gestionarea bugetului, eficiența implementării măsurilor de securitate, calitatea gestionării echipelor de lucru, respectarea confidențialității datelor, profesionalismul în gestionarea schimbărilor, eficiența implementării programelor de instruire, calitatea gestionării riscurilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, gândire strategică, comunicare eficientă, leadership, gestionarea timpului, organizare, atenție la detalii, luare de decizii, gestionarea conflictelor, lucru în echipă, planificare, delegare, motivare, flexibilitate, etică profesională, gestionarea stresului, învățare continuă.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, telefon mobil, tabletă, software de management al clădirilor (BMS), software de contabilitate, software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), imprimantă, scaner, copiator, software de prezentare, software de procesare a textului, software de comunicare online, echipament de protecție individuală (EPI), instrumente de diagnosticare a echipamentelor (termometre, manometre, luxmetre), echipament de măsurare a umidității, echipament de testare a calității aerului, stație meteo, sistem de control acces..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.