FIȘĂ DE POST SPECIALIST DOCUMENTATIE STUDII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST DOCUMENTATIE STUDII

1.2. Cod C.O.R.:214112

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Arhivistul Șef, Managerul de Proiect, Departamentul IT, Departamentul Juridic, Echipele de Operare, Departamentul de Marketing (pentru documentare externă).
Externe: Colaborează cu Furnizorii de Servicii de Arhivare Digitală, Consultanții IT, Auditorii Interni și Externi, Organizații de Standardizare (pentru conformare).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul Documentatie Studii este responsabil cu gestionarea și organizarea documentelor aferente studiilor de fezabilitate, studii de impact și alte analize similare. Activitatea principală constă în colectarea, inventarierea, arhivarea și actualizarea constantă a documentelor, asigurând accesibilitatea acestora pentru echipa de proiect. De asemenea, specialistul va asigura respectarea procedurilor interne privind documentația, va elabora rapoarte periodice și va colabora cu departamentele implicate pentru a asigura integritatea și corectitudinea informațiilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Colectarea și centralizarea datelor din surse diverse (rapoarte, studii, baze de date, arhive).
Inventarierea sistematică a documentelor, utilizând clasificări și coduri standardizate.
Organizarea și arhivarea documentelor în format electronic și fizic, respectând regulile de păstrare a informațiilor.
Verificarea conformității documentelor cu legislația în vigoare și cu procedurile interne.
Actualizarea constantă a bazei de date cu documente, asigurând acuratețea și relevanța informațiilor.
Elaborarea de indexuri și registre pentru facilitarea căutării documentelor.
Gestionarea fluxului de documente, de la primire până la arhivare.
Asigurarea securității și confidențialității documentelor.
Verificarea integrității datelor și a metadatelor asociate documentelor.
Participarea la audituri interne și externe privind documentația.
Elaborarea de rapoarte periodice privind starea documentației.
Colaborarea cu departamentele implicate pentru a asigura coerența informațiilor.
Gestionarea accesului la documente, conform drepturilor de acces stabilite.
Implementarea și menținerea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Participarea la îmbunătățirea proceselor de gestionare a documentelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în domeniul Arhivistică, Biblioteconomie, Informatică, Documentologie sau domenii conexe.
Certificare în managementul documentelor (de exemplu, Certified Records Manager - CRM) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe solide de legislație privind arhivarea și protecția datelor (ex: RGPD, Legea Arhivelor Naționale).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS) și a aplicațiilor Microsoft Office.
Cunoștințe de baze de date și SQL reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de programare (de exemplu, Python, Java) pentru automatizarea proceselor de gestionare a documentelor reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de metadate și scheme de clasificare a documentelor.
Cunoștințe despre standarde de digitalizare a documentelor și de asigurare a calității imaginii.
Cunoștințe de securitate a informațiilor și de control al accesului la documente.
Cunoștințe despre principiile de conservare a documentelor pe termen lung.
Cunoștințe de limbi străine (engleză), nivel avansat, pentru consultarea documentației tehnice.
Atestat profesional în domeniul arhivării (dacă este cazul, în funcție de specificul activității).
Cursuri de specializare în domeniul managementului informațiilor și al documentelor electronice.
Certificare în securitatea cibernetică (CISSP, CISM) reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 2 ani în domeniul gestionării documentelor, preferabil în medii organizaționale complexe.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) și a aplicațiilor de arhivare electronică.
Experiență în inventarierea, clasificare și arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
Experiență în implementarea și optimizarea fluxurilor de lucru pentru gestionarea documentelor.
Experiență în elaborarea de proceduri și instrucțiuni de lucru pentru gestionarea documentelor.
Experiență în realizarea de audituri interne privind respectarea procedurilor de gestionare a documentelor.
Experiență în migrarea documentelor între diferite formate și platforme.
Experiență în colaborarea cu departamentele interne pentru a asigura coerența și acuratețea informațiilor.
Experiență în gestionarea accesului la documente și în asigurarea confidențialității informațiilor.
Experiență în realizarea de rapoarte privind starea documentației și în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în digitalizarea documentelor și asigurarea calității imaginii.
Experiență în lucrul cu baze de date și în utilizarea SQL pentru interogarea informațiilor.
Experiență în automatizarea proceselor de gestionare a documentelor prin scripturi și macro-uri.
Experiență în lucrul cu standarde de metadate (Dublin Core, MODS).
Experiență în lucrul cu tehnologii de OCR (Optical Character Recognition).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și Linux.
Cunoștințe avansate a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare avansată a sistemelor de management al documentelor (DMS) – de exemplu, SharePoint, Alfresco, Documentum.
Cunoștințe de baze de date relaționale (SQL Server, MySQL, PostgreSQL) și limbaj SQL.
Utilizare de aplicații de scanare și digitalizare a documentelor, inclusiv software OCR.
Cunoștințe de programare script (Python, PowerShell) pentru automatizarea proceselor.
Utilizare de aplicații de editare a imaginilor (Photoshop, GIMP) pentru corectarea și îmbunătățirea calității scanărilor.
Cunoștințe de protocoale de rețea și de securitate a informațiilor.
Utilizare de aplicații de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de tehnologii de virtualizare (VMware, VirtualBox).
Utilizare de instrumente de monitorizare a sistemelor (Nagios, Zabbix).
Cunoștințe de cloud computing (AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizare de instrumente de analiză a datelor (Tableau, Power BI).
Cunoștințe de standarde de metadate (Dublin Core, MODS).
Utilizare de instrumente de control al versiunilor (Git).
Cunoștințe de tehnologii de containerizare (Docker, Kubernetes).
Utilizare de instrumente de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoștințe de tehnologii de blockchain.
Utilizare de aplicații de inteligență artificială și machine learning.
Cunoștințe de tehnologii de robotică proceselor (RPA).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Gândire analitică și rezolvarea problemelor.
Adaptabilitate la schimbări și capacitate de a învăța rapid.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
Empatie și abilități de relaționare interpersonală.
Flexibilitate și deschidere la feedback.
Proactivitate și inițiativă în identificarea soluțiilor.
Abilități de prezentare și de facilitare a discuțiilor.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Abilități de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Orientare către client și dorința de a oferi servicii de cea mai bună calitate.
Spirit de colaborare și dispoziție de a împărtăși cunoștințe.
Creativitate și abilitatea de a găsi soluții inovatoare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate pe lună, rata de acuratețe a indexării documentelor, timpul mediu de procesare a unui document, numărul de cereri de documente rezolvate în termen, numărul de audituri de documente finalizate cu succes, gradul de satisfacție al utilizatorilor cu serviciile de documentare, numărul de documente scanate și indexate, rata de recuperare a informațiilor din sistemul de documentare, numărul de documente arhivate conform procedurilor, timpul de răspuns la solicitările de asistență, numărul de rapoarte de performanță generate, numărul de îmbunătățiri aduse proceselor de documentare, numărul de documente migrate către noi sisteme, numărul de instruiri organizate pentru utilizatori, numărul de documente clasificate corect, numărul de erori de indexare detectate și corectate, numărul de documente recuperate în urma căutărilor, numărul de proceduri de documentare actualizate, numărul de documente distruse conform politicii de retenție.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea metadatelor asociate documentelor, gradul de completitudine al informațiilor din documentație, respectarea standardelor de formatare a documentelor, claritatea și concizia descrierilor documentelor, coerența informațiilor din cadrul documentației, ușurința de navigare și utilizare a sistemului de documentare, relevanța informațiilor furnizate utilizatorilor, gradul de conformitate cu reglementările legale și interne, calitatea scanărilor și a imaginilor digitale, respectarea politicilor de securitate a informațiilor, gradul de satisfacție al utilizatorilor cu calitatea serviciilor, eficiența proceselor de clasificare și indexare, gradul de accesibilitate al documentelor pentru persoanele cu dizabilități, calitatea rapoartelor de performanță generate, gradul de înțelegere a documentației de către utilizatori, respectarea termenelor limită pentru finalizarea proiectelor de documentare, calitatea colaborării cu alte departamente, gradul de inovare în soluțiile de documentare propuse.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor legate de documentare, capacitate de a lucra independent și în echipă, atenție sporită la detalii și acuratețe, abilități de comunicare eficientă (scrisă și verbală), proactivitate în îmbunătățirea proceselor de documentare, adaptabilitate la schimbări și noi tehnologii, capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, rezolvarea conflictelor și gestionarea situațiilor dificile, orientare către rezultate și satisfacerea nevoilor utilizatorilor, capacitate de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, abilități de colaborare cu alte departamente și echipe, respectarea politicilor și procedurilor interne, gestionarea stresului și menținerea calmului în situații presante, etică profesională și confidențialitate, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, abilitatea de a motiva și inspira colegii, capacitatea de a lua decizii informate și responsabile, inițiativă în propunerea de soluții inovatoare, perseverență în atingerea obiectivelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, scaner documente, imprimantă, copiator, server de documente, sistem de management al documentelor (DMS), software de indexare, software de procesare a textului, software de creare a prezentărilor, software de editare a imaginilor, echipamente de arhivare (cutii, etichete), dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), echipamente de protecție a datelor (parolă, criptare), instrumente de analiză a metadatelor, software de automatizare a fluxurilor de lucru, echipamente de scanare 3D (în funcție de specificul documentelor)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.