FIȘĂ DE POST DIRECTOR DE DEPARTAMENT ORGANIZARE EVENIMENTE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DIRECTOR DE DEPARTAMENT ORGANIZARE EVENIMENTE

1.2. Cod C.O.R.:143911

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General pentru alinierea strategiei de evenimente cu obiectivele organizaționale, cu Directorul Financiar pentru gestionarea bugetului și controlul costurilor, cu Directorul de Marketing pentru promovarea evenimentelor și generarea de lead-uri, cu Echipa de Vânzări pentru identificarea de oportunități de sponsorizare, cu Echipa de Resurse Umane pentru gestionarea personalului implicat în organizarea evenimentelor, cu Departamentul IT pentru suport tehnic și securitatea datelor, cu Departamentul Juridic pentru conformitatea legală a evenimentelor, cu Echipa de Comunicare pentru gestionarea comunicării interne și externe. Externe: Colaborează cu Furnizori de servicii de catering, Furnizori de locații pentru evenimente, Agenții de publicitate și PR, Sponsori și parteneri, Artiști și interpreți, Speakeri și traineri, Organizații profesionale și asociații de industrie, Autorități locale și instituții guvernamentale, Presă și media, Organizații non-guvernamentale, Alte companii din industria de evenimente.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Directorul de departament organizare evenimente are responsabilitatea generală privind planificarea, coordonarea și implementarea eficientă a evenimentelor organizate de companie. Asigură atingerea obiectivelor strategice stabilite, gestionând resursele umane și financiare alocate. Monitorizează bugetul, evaluează furnizorii, coordonează echipele interne și externe implicate, și asigură respectarea standardelor de calitate și siguranță. De asemenea, raportează conducerii rezultatele activităților desfășurate și propune îmbunătățiri continue pentru optimizarea proceselor și creșterea impactului evenimentelor.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea strategică a activităților de evenimente, în concordanță cu obiectivele generale ale organizației.
Definirea și implementarea politicii de marketing și comunicare a evenimentelor.
Elaborarea și gestionarea bugetului de evenimente, monitorizarea cheltuielilor și optimizarea resurselor.
Negocierea și gestionarea contractelor cu furnizori (locații, catering, tehnologie, divertisment).
Supervizarea echipei de evenimente, inclusiv planificarea activităților, evaluarea performanței și dezvoltarea profesională.
Coordonarea logisticii evenimentelor, asigurând fluxul eficient al resurselor și personalului.
Gestionarea relațiilor cu stakeholderii interni și externi implicați în organizarea evenimentelor.
Asigurarea conformității cu reglementările legale și standardele de siguranță în vigoare.
Monitorizarea tendințelor pieței și a inovațiilor în domeniul evenimentelor.
Analiza post-eveniment, evaluarea rezultatelor și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Dezvoltarea și implementarea strategiilor de promovare a evenimentelor, inclusiv online și offline.
Gestionarea riscurilor asociate organizării evenimentelor și implementarea măsurilor de prevenire.
Asigurarea calității serviciilor oferite participanților la evenimente, prin monitorizarea feedback-ului și implementarea acțiunilor corective.
Raportarea către conducerea organizației privind stadiul proiectelor de evenimente și rezultatele obținute.
Dezvoltarea de noi formate de evenimente pentru a răspunde nevoilor și așteptărilor publicului țintă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul managementului, marketing, economie sau profiluri similare.
Masterat în management de evenimente, marketing sau management strategic reprezintă un avantaj.
Certificări în management de proiect (PMP, PRINCE2) constituie un atu.
Experiență profesională relevantă de minim 5 ani în management de evenimente, cu responsabilități de conducere.
Cunoștințe solide de marketing digital și social media marketing, aplicate în promovarea evenimentelor.
Abilități avansate de negociere și relaționare cu furnizori și parteneri.
Cunoștințe aprofundate despre legislația privind organizarea evenimentelor și securitatea publică.
Competențe de leadership și management al echipelor multidisciplinare.
Fluență în limba engleză (scris și vorbit) este obligatorie.
Cunoașterea altor limbi străine reprezintă un avantaj.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Experiență în utilizarea sistemelor CRM și a platformelor de management al evenimentelor.
Certificări în domeniul securității evenimentelor (ex: First Aid, Crowd Management) sunt un plus.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență managerială de minim 5 ani în organizarea și coordonarea evenimentelor de amploare (conferințe, expoziții, târguri, festivaluri, lansări de produse).
Experiență demonstrată în gestionarea bugetelor de evenimente, de la elaborare până la controlul cheltuielilor și raportare.
Experiență în negocierea și gestionarea contractelor cu furnizori de servicii (catering, locații, securitate, transport, tehnologie).
Experiență în dezvoltarea și implementarea strategiilor de marketing și comunicare pentru evenimente, utilizând diverse canale (online, offline, social media).
Experiență în coordonarea echipelor multidisciplinare, incluzând personal intern și extern (agenții de producție, tehnicieni, voluntari).
Experiență în gestionarea riscurilor asociate evenimentelor, identificarea potențialelor probleme și implementarea măsurilor preventive.
Experiență în analiza post-eveniment, evaluarea performanței și identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor.
Experiență în gestionarea relațiilor cu stakeholderii interni și externi, inclusiv sponsorii, partenerii și mass-media.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al evenimentelor (EMS) și a instrumentelor de raportare.
Experiență în conformarea cu reglementările legale și standardele de siguranță aplicabile evenimentelor.
Experiență în gestionarea echipamentelor și tehnologiilor utilizate în producția de evenimente (sisteme audio-video, iluminat, scenografie).
Experiență în gestionarea fluxului de informații și comunicare către participanții la evenimente (website, aplicații mobile, newslettere).
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și implementarea planurilor de urgență.
Experiență în optimizarea experienței participanților și creșterea gradului de satisfacție.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de management al evenimentelor (EMS) – ex: Eventbrite, Cvent, Bizzabo.
Cunoștințe avansate de utilizare a platformelor de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter) pentru promovarea evenimentelor.
Cunoștințe solide de utilizare a instrumentelor de analiză web (Google Analytics) pentru monitorizarea performanței evenimentelor online.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de email marketing (Mailchimp, Constant Contact) pentru comunicarea cu participanții.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de editare foto-video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere) pentru crearea de materiale promoționale.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a prezentărilor interactive (Prezi, Canva).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) pentru evenimente virtuale.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a proiectelor (Asana, Trello, Monday.com).
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing și înregistrare a participanților.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului și securitate (ex: RFID, scanare coduri de bare).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor audio-video (mixere, console, camere, microfoane).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de iluminat și scenografie (DMX, controlere).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de design grafic (Adobe Illustrator, CorelDRAW).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de creare a site-urilor web (WordPress, Wix, Squarespace).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a marketingului (HubSpot, Marketo).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, MySQL).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (Tableau, Power BI).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de măsurare a luminii și a sunetului.
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință interactive.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership strategic și capacitatea de a motiva și coordona echipe multidisciplinare.
Comunicare excelentă, atât verbală, cât și scrisă, pentru a interacționa cu stakeholderii interni și externi.
Negociere eficientă pentru a obține cele mai bune condiții de contractare cu furnizorii și sponsorii.
Gândire strategică și capacitatea de a dezvolta planuri de evenimente complexe, ținând cont de obiectivele organizației.
Managementul timpului și abilitatea de a prioritiza sarcinile în contexte cu termene limită strânse.
Rezolvarea problemelor și abilitatea de a găsi soluții creative la situații neprevăzute.
Adaptabilitate și flexibilitate pentru a face față schimbărilor rapide și a gestiona situații de criză.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații stresante.
Orientare către rezultate și capacitatea de a măsura și analiza performanța evenimentelor.
Abilități de networking și capacitatea de a construi și menține relații profesionale.
Inteligență emoțională și capacitatea de a înțelege și gestiona emoțiile proprii și ale altora.
Creativitate și inovație pentru a dezvolta evenimente unice și memorabile.
Abilități de prezentare și persuasiune pentru a convinge și inspira publicul.
Capacitatea de a delega eficient și de a oferi feedback constructiv.
Gândire critică și capacitatea de a evalua informații și de a lua decizii informate.
Abilități de luare a deciziilor și de a asuma responsabilitatea pentru rezultate.
Orientare către client și capacitatea de a înțelege și satisface nevoile publicului țintă.
Abilități de gestionare a conflictelor și de a găsi soluții de compromis.
Capacitatea de a lucra independent și de a iniția proiecte.
Etică profesională și respectarea standardelor de conduită.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator desktop/laptop, Software de management al evenimentelor (ex: Eventbrite, Cvent), Suită office (Microsoft Office/Google Workspace), Software de contabilitate, Software de CRM (Customer Relationship Management), Sistem de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet), Smartphone/tabletă, Imprimantă/scaner multifuncțională, UPS (Uninterruptible Power Supply), Dispozitive de stocare externă (hard disk extern, stick USB), Software de editare grafică (Adobe Photoshop/Canva), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint/Google Slides), Software de gestionare a proiectelor (Asana, Trello), Aplicații de comunicare internă (Slack, Microsoft Teams), Aplicații de analiză a datelor (Google Analytics, Excel), Sistem de management al documentelor, Echipamente de protecție personală (în funcție de tipul evenimentelor), Dispozitive de înregistrare audio/video..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.