FIȘĂ DE POST SEF DEPARTAMENT MARFURI ALIMENTARE/ NEALIMENTARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF DEPARTAMENT MARFURI ALIMENTARE/ NEALIMENTARE

1.2. Cod C.O.R.:142007

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul de magazine, șefii de raioane, echipa de achiziții, departamentul de marketing, departamentul financiar, echipa de resurse umane, departamentul de operațiuni, echipa de mentenanță. Externe: Colaborează cu furnizorii de produse alimentare/nealimentare, consultanții de marketing, auditorii de calitate, agențiile de distribuție, reprezentanții companiilor producătoare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful departamentului marfuri alimentare/nealimentare este responsabil pentru gestionarea eficientă a întregului flux de mărfuri, de la achiziție până la expunere. Asigură optimizarea stocului, negocierea cu furnizorii, controlul calității și monitorizarea termenelor de valabilitate. Coordonează echipa de specialiști, stabilește obiective de vânzări și implementează strategii de promovare. Scopul principal este maximizarea profitabilității și satisfacerea cerințelor clienților, respectând standardele de calitate și siguranță alimentară, acolo unde este cazul.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților din departamentul de marfă, asigurând alinierea cu strategia comercială a companiei.
Gestionarea portofoliului de furnizori, negocierea contractelor de achiziție și monitorizarea performanței acestora.
Analiza pieței și a tendințelor de consum, identificarea de noi oportunități de dezvoltare a sortimentației.
Stabilirea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru departament, precum cifra de afaceri, marja brută, gradul de rotație al stocului.
Optimizarea procesului de aprovizionare, de la plasarea comenzilor până la recepția și depozitarea mărfurilor.
Gestionarea stocului, minimizarea pierderilor și a obsolescenței, respectarea normelor FIFO/FEFO.
Supravegherea aspectelor legate de calitatea produselor, verificarea documentelor de conformitate (certificate, etichete).
Coordonarea echipei de specialiști (ingineri de vânzări, merchandiseri, operatori de stoc), alocarea sarcinilor și evaluarea performanței.
Elaborarea și implementarea de strategii de promovare și de prezentare a mărfurilor în punctele de vânzare (planograme, materiale promoționale).
Monitorizarea prețurilor concurenței și ajustarea strategiei de prețuri pentru a menține competitivitatea.
Analiza datelor de vânzări și identificarea tendințelor, generarea de rapoarte periodice pentru conducere.
Gestionarea reclamațiilor clienților referitoare la calitatea produselor sau la serviciile departamentului.
Respectarea normelor de siguranță alimentară și a standardelor de igienă, acolo unde este cazul.
Implementarea și monitorizarea procedurilor de inventariere și de control al stocului.
Participarea la evenimente de profil și la târguri de specialitate pentru a identifica noi furnizori și produse.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvirea studiilor universitare de specialitate (economie, comerț, marketing, management) – reprezintă un avantaj.
Certificări în domeniul managementului lanțului de aprovizionare (Supply Chain Management) – constituie un atuu.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), preferabil modulele de achiziții și de gestionare a stocurilor.
Cunoștințe aprofundate despre legislația specifică domeniului alimentar (HACCP, siguranța alimentară) – pentru departamentul de marfuri alimentare.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului MS Office (Excel, PowerPoint, Word).
Experiență demonstrabilă în negocierea cu furnizori și în obținerea de condiții comerciale avantajoase.
Cunoștințe de contabilitate și de analiză financiară – pentru interpretarea indicatorilor de performanță.
Certificare în domeniul auditului de calitate – constituie un avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – obligatoriu, alte limbi – avantaj).
Cursuri de formare în domeniul leadership-ului și al managementului de echipă.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 5 ani în domeniul comerțului, preferabil în industria alimentară sau non-alimentară, în funcții similare.
Experiență demonstrabilă în gestionarea stocurilor și în optimizarea lanțului de aprovizionare.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii și în obținerea de condiții comerciale avantajoase.
Experiență în analiza datelor de vânzări și în identificarea tendințelor pieței.
Experiență în managementul de echipă și în coordonarea activităților departamentului.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI).
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și în rezolvarea problemelor.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Experiență în auditul de calitate și în respectarea standardelor de siguranță alimentară (HACCP) – pentru departamentul de marfuri alimentare.
Experiență în optimizarea planogramelor și în prezentarea eficientă a mărfurilor în punctele de vânzare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), în special modulele de achiziții, stocuri și vânzări.
Cunoștințe solide de utilizare a software-urilor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Utilizarea software-urilor de gestionare a stocurilor (WMS - Warehouse Management System).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a vânzărilor (POS - Point of Sale).
Utilizarea eficientă a platformelor de e-commerce și a instrumentelor de marketing digital.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de planogramare și de optimizare a spațiului comercial.
Utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și de analiză a performanței (Business Intelligence).
Utilizarea instrumentelor de comunicare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Utilizarea eficientă a bazelor de date (SQL).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință.
Utilizarea software-urilor de gestionare a proiectelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
Utilizarea sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a concurenței.
Utilizarea software-urilor de etichetare și de printare a etichetelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de inventariere automată.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a fluxului de lucru (Workflow Management).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor.
Abilități de planificare și organizare a activităților.
Gândire strategică și capacitate de a lua decizii corecte.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de criză.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către client și abilități de a construi relații de încredere.
Abilități de delegare și de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Inteligență emoțională și capacitate de a înțelege emoțiile altora.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Abilități de prezentare și de a influența deciziile.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Gândire analitică și abilități de a interpreta date.
Etică profesională și respectarea normelor de conduită.
Abilități de networking și de a construi relații profesionale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Rata de rotație a stocurilor, marja brută, cifra de afaceri pe categorie de produse, rata de acoperire a comenzilor, gradul de satisfacție al clienților, acuratețea previziunilor vânzărilor, rata de conformitate cu standardele de calitate, numărul de reclamații clienților, costul de aprovizionare, rata de returnare a produselor, gradul de optimizare a spațiului comercial, costul de operare al departamentului, rata de realizare a obiectivelor de vânzări, numărul de audituri de calitate, rata de conformitate cu politicile interne, eficiența campaniilor promoționale, costul de pierderi și rebuturi, rata de utilizare a capacității de depozitare, timpul mediu de procesare a comenzilor, numărul de inovații implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea standardelor de siguranță alimentară, conformitatea cu reglementările legale, calitatea relațiilor cu furnizorii, eficiența comunicării interne, gradul de inovare în sortimentație, acuratețea planogramelor, eficiența gestionării promoțiilor, calitatea prezentării produselor, respectarea bugetului alocat, gradul de implicare a echipei, calitatea rapoartelor de analiză, eficiența rezolvării conflictelor, gradul de satisfacție al echipei, calitatea colaborării interdepartamentale, respectarea termenelor limită, acuratețea previziunilor pieței, gradul de adaptabilitate la schimbări, eficiența gestionării stocurilor, calitatea procesului de selecție a produselor, gradul de respectare a politicilor companiei.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de delegare, abilități de comunicare, leadership, rezolvarea problemelor, adaptabilitate, gândire strategică, luarea deciziilor, gestionarea timpului, organizare, planificare, motivare, colaborare, negociere, influențare, reziliență, gestionarea conflictelor, etică profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, terminal POS, scaner de coduri de bare, imprimantă de etichete, sistem de management al stocurilor (ERP), software de analiză a vânzărilor, stație de lucru, telefon, tabletă, software de prognoză a vânzărilor, sistem de supraveghere video, echipament de protecție personală (în funcție de specificul produselor), sistem de control al temperaturii (pentru produsele perisabile), balanță electronică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.