FIȘĂ DE POST SEF BAZA RECEPTIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BAZA RECEPTIE

1.2. Cod C.O.R.:142002

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șef depozit, personalul de recepție, echipa de control calitate, departamentul de aprovizionare, departamentul financiar, departamentul IT și personalul de întreținere. Externe: Colaborează cu furnizori, transportatori, agenții vamale (dacă este cazul), inspectori de calitate externi și reprezentanți ai autorităților de reglementare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Bazei de Recepție este responsabil pentru coordonarea și supravegherea activităților de primire, verificare și depozitare a mărfurilor. Asigură buna funcționare a procesului de recepție, respectând procedurile interne și normele de calitate. Gestionează personalul din subordine, alocă sarcini și monitorizează performanța. De asemenea, colaborează cu alte departamente pentru a optimiza fluxul de mărfuri și a asigura stocuri adecvate, contribuind la eficiența generală a operațiunilor logistice.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea activităților de recepție a mărfurilor, asigurând conformitatea cu procedurile interne și instrucțiunile de lucru.
Verificarea documentelor de transport (avize, facturi, borderouri) și a mărfurilor recepționate, conform specificațiilor.
Supervizarea personalului din zona de recepție (manipulanți, verificatori, șoferi), alocarea sarcinilor și monitorizarea performanței.
Gestionarea fluxului de mărfuri în zona de recepție, optimizarea proceselor pentru a minimiza timpii de așteptare și a evita blocajele.
Asigurarea corectitudinii datelor introduse în sistemul de gestiune a stocurilor (WMS) și verificarea tranzacțiilor.
Raportarea discrepanțelor (cantitative, calitative) către departamentul de achiziții și/sau furnizori, propunerea de soluții.
Organizarea și supravegherea operațiunilor de descărcare, transbordare și depozitare a mărfurilor.
Implementarea și respectarea normelor de siguranță și sănătate în muncă în zona de recepție.
Gestionarea eficientă a spațiului de depozitare, optimizarea aranjamentului mărfurilor.
Participarea la inventarele periodice și la verificarea stocurilor.
Colaborarea cu departamentul de calitate pentru gestionarea produselor returnate sau defecte.
Elaborarea de rapoarte privind volumul de mărfuri recepționate, timpii de procesare și alte indicatori relevanți.
Gestionarea relației cu transportatorii și asigurarea respectării contractelor de transport.
Identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor de recepție și propunerea de soluții.
Participarea la instruirea personalului nou angajat în zona de recepție.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic sau tehnic.
Absolvire cursuri de formare profesională în domeniul logisticii, depozitării sau managementului operațiunilor.
Certificare în domeniul siguranței și sănătății în muncă (ex: SSM, PSI) – constituie avantaj.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor informatice (MS Office, WMS – Warehouse Management System).
Experiență profesională relevantă în domeniul logisticii, depozitării sau managementului lanțului de aprovizionare, de preferință în poziții de coordonare.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de depozitare (stivuitoare, transpalete electrice) – constituie avantaj.
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim conversațional.
Certificare în domeniul managementului calității (ex: ISO 9001) – constituie avantaj.
Atestat de conducere (pentru conducerea vehiculelor de depozit) – dacă este necesar.
Cunoștințe de contabilitate de gestiune – constituie avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani experiență în domeniul logisticii și depozitării.
Experiență de cel puțin 1 an în poziții de coordonare sau supervizare a personalului.
Experiență în utilizarea sistemelor WMS (Warehouse Management System) – obligatoriu.
Experiență în gestionarea fluxurilor de mărfuri și optimizarea proceselor de depozitare.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor legate de recepția și depozitarea mărfurilor.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind performanța activităților de recepție.
Experiență în gestionarea relațiilor cu transportatorii și furnizorii.
Experiență în implementarea și respectarea normelor de siguranță și sănătate în muncă.
Experiență în gestionarea stocurilor și realizarea de inventare.
Experiență în utilizarea echipamentelor de depozitare (stivuitoare, transpalete electrice) – constituie avantaj.
Experiență în gestionarea documentelor de transport și a facturilor.
Experiență în identificarea și gestionarea discrepanțelor cantitative și calitative.
Experiență în analiza datelor și identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor.
Experiență în gestionarea echipelor de lucru și motivarea personalului.
Experiență în implementarea de soluții pentru optimizarea spațiului de depozitare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de gestiune a depozitelor (WMS).
Utilizarea eficientă a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Utilizarea echipamentelor de scanare a codurilor de bare și a terminalelor mobile.
Cunoștințe despre funcționarea echipamentelor de depozitare (stivuitoare, transpalete electrice).
Abilitatea de a utiliza software de optimizare a rutelor de transport.
Cunoștințe despre principiile de organizare a depozitului și de gestionare a spațiului.
Cunoștințe despre tehnicile de inventariere și de control al stocurilor.
Utilizarea eficientă a sistemelor de raportare și de analiză a datelor.
Cunoștințe despre standardele de siguranță și securitate în depozit.
Utilizarea eficientă a sistemelor de comunicare (e-mail, telefon, videoconferință).
Cunoștințe despre principiile de management al calității (ISO 9001).
Utilizarea eficientă a sistemelor de control al accesului.
Cunoștințe despre principiile de logistică inversă.
Utilizarea eficientă a sistemelor de urmărire a mărfurilor (tracking & tracing).
Cunoștințe despre principiile de management al proiectelor.
Utilizarea eficientă a sistemelor de gestionare a documentelor.
Cunoștințe despre principiile de management al riscului.
Utilizarea eficientă a sistemelor de monitorizare a performanței.
Cunoștințe despre principiile de automatizare a depozitului.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și abilitatea de a motiva echipe.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente sub presiune.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a negocia.
Orientare către rezultate și determinare.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Abilități de delegare și responsabilizare.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de prezentare și persuasiune.
Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile echipei.
Gestionarea stresului și reziliență.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv.
Capacitatea de a lucra independent și sub îndrumare.
Abilități de ascultare activă și înțelegere a mesajelor.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Timp mediu de recepție al unui lot, Numărul de loturi recepționate pe zi, Numărul de discrepanțe cantitative/calitative, Timp mediu de rezolvare a discrepanțelor, Nivelul de acuratețe al inventarului, Costul operațional pe tonă recepționată, Numărul de accidente de muncă, Nivelul de satisfacție al echipei, Timp de răspuns la solicitări, Nivelul de respectare a termenelor de recepție, Rata de utilizare a capacității de depozitare, Costul de stocare pe palet, Nivelul de conformitate cu procedurile interne, Numărul de reclamații din partea clienților referitoare la recepție, Nivelul de automatizare a proceselor de recepție, Timpul de procesare al retururilor, Rata de eroare în completarea documentelor de recepție, Nivelul de respectare a normelor de siguranță, Costul de deteriorare a mărfii în timpul recepției.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de recepție, Nivelul de conformitate cu standardele de calitate, Calitatea comunicării cu furnizorii, Eficiența colaborării cu alte departamente, Gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Nivelul de profesionalism în gestionarea situațiilor de urgență, Capacitatea de a menține un mediu de lucru sigur și ordonat, Gradul de adaptare la schimbările legislative și reglementare, Eficiența în gestionarea reclamațiilor, Nivelul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Capacitatea de a motiva și dezvolta echipa, Nivelul de respect față de angajați, Gradul de implicare în instruirea personalului, Capacitatea de a gestiona eficient resursele umane, Nivelul de transparență în raportare, Capacitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții, Nivelul de respectare a termenelor limită, Gradul de încredere acordat de furnizori, Capacitatea de a menține un nivel ridicat de moral în echipă, Nivelul de inovare în procesele de recepție.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de îmbunătățiri operaționale, Abilitatea de a lua decizii rapide și argumentate în situații critice, Capacitatea de a gestiona eficient conflictele și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a comunica clar și concis informații complexe, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită, Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul, Abilitatea de a motiva și inspira echipa, Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a sprijini dezvoltarea personală, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspectivele altora, Abilitatea de a demonstra integritate și etică profesională, Abilitatea de a gestiona situații neprevăzute cu calm și profesionalism, Abilitatea de a demonstra leadership și responsabilitate, Abilitatea de a respecta regulile și procedurile companiei, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și deschidere la feedback, Abilitatea de a prezenta idei și soluții într-un mod convingător.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Scanner de coduri de bare, Terminal de operare, Sistem de gestionare a depozitului (WMS), Balanță industrială, Echipament de ridicare (stivuitor, transpalet), Dispozitive de comunicare (telefon, radio stație), Software de analiză a datelor, Imprimantă etichete, Sistem de supraveghere video, Echipament de protecție personală (căști, ochelari, mănuși), Instrumente de măsură (ruletă, distanțiometru), Sistem de control al accesului, Software de raportare, Dispozitive de stocare date (hard disk extern, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.