FIȘĂ DE POST SEF COMPLEX HOTELIER
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:SEF COMPLEX HOTELIER
1.2. Cod C.O.R.:141102
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu directorul general, directorul financiar, șefii de departamente (recepție, housekeeping, restaurante, întreținere), managerul de vânzări și marketing, coordonatorul de evenimente, personalul de securitate. Externe: Colaborează cu agenții de turism, furnizori de servicii (curățenie, întreținere, catering), parteneri strategici, autorități locale, auditori, consultanți.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Șeful Complex Hotelier este responsabil pentru gestionarea eficientă și profitabilă a întregii unități de cazare, asigurând calitatea serviciilor și satisfacția clienților. Această poziție implică conducerea și coordonarea personalului, optimizarea resurselor, implementarea strategiilor de marketing și vânzări, respectarea standardelor de siguranță și igienă, precum și monitorizarea performanțelor financiare. Șeful Complexului Hotelier este, de asemenea, responsabil pentru menținerea reputației pozitive a unității și pentru asigurarea conformității cu legislația în vigoare."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Planificarea strategică a activităților unității hoteliere, în concordanță cu obiectivele stabilite de proprietar.
Elaborarea și implementarea bugetului anual de exploatare, monitorizarea execuției și raportarea abaterilor.
Gestionarea eficientă a fluxurilor de numerar și optimizarea indicatorilor financiari (RevPAR, ADR, Occupancy).
Supervizarea activității departamentelor: recepție, housekeeping, restaurant, bar, bucătărie, întreținere.
Asigurarea respectării standardelor de calitate, siguranță (HACCP, PSI) și igienă în toate zonele unității.
Gestionarea și motivarea echipei de management, identificarea nevoilor de training și dezvoltare profesională.
Implementarea și monitorizarea politicilor de vânzări și marketing, negocierea contractelor cu agenții de turism.
Analiza pieței și a concurenței, identificarea oportunităților de creștere a cotei de piață.
Gestionarea relațiilor cu clienții, rezolvarea reclamațiilor și asigurarea satisfacției clienților.
Controlul stocurilor și optimizarea costurilor cu achizițiile de bunuri și servicii.
Întocmirea rapoartelor periodice privind performanța unității hoteliere și prezentarea acestora către proprietar.
Asigurarea conformității cu legislația în vigoare (muncă, fiscală, protecția consumatorilor).
Gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii (curățenie, întreținere, securitate).
Implementarea și monitorizarea sistemelor de management al calității (ISO, HACCP).
Reprezentarea unității hoteliere în relația cu autoritățile locale și cu partenerii de afaceri.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii superioare de specialitate în profilul turismului și al ospitalității (ex: Managementul Turismului, Economie, Marketing).
Certificare în managementul hotelier (ex: Diploma în Managementul Hotelier, Cornell Hotel School).
Experiență profesională relevantă în industria ospitalității, de preferință în poziții de conducere (minimum 5 ani).
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor Property Management System (PMS) – Fidelio, Opera, etc.
Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe, aplicabile în domeniul hotelier.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificare în domeniul siguranței și securității (PSI, HACCP).
Cunoștințe aprofundate despre legislația specifică domeniului turismului și a ospitalității.
Abilități de leadership, comunicare, negociere și rezolvare a problemelor.
Cunoștințe de marketing digital și social media marketing aplicabile în promovarea unității hoteliere.
Certificare în domeniul managementului resurselor umane (HR).
Cursuri de formare în domeniul managementului calității (ISO 9001).
Cunoștințe despre analiza datelor și utilizarea indicatorilor de performanță (KPI).
Cunoștințe de management al proiectelor.
5.2. Experiență Profesională:
Minimum 5 ani de experiență în industria ospitalității, într-o poziție de conducere.
Experiență demonstrată în gestionarea unui complex hotelier sau a unei unități hoteliere de dimensiuni similare.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de vânzări și marketing pentru industria ospitalității.
Experiență în managementul financiar, inclusiv elaborarea bugetelor, analiza costurilor și controlul performanței financiare.
Experiență în managementul personalului, inclusiv recrutare, training, evaluare și motivare.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizori de bunuri și servicii.
Experiență în implementarea și monitorizarea sistemelor de management al calității (ISO, HACCP).
Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții și rezolvarea reclamațiilor.
Experiență în utilizarea sistemelor Property Management System (PMS) și a altor aplicații software specifice industriei ospitalității.
Experiență în gestionarea proiectelor de renovare sau modernizare a unității hoteliere.
Experiență în conformarea cu reglementările legale și standardele de siguranță în domeniul turismului.
Experiență în gestionarea bugetelor de capital și a investițiilor în active fixe.
Experiență în analiza datelor de piață și a tendințelor turistice.
Experiență în gestionarea riscurilor și asigurarea continuității operaționale.
Experiență în gestionarea evenimentelor și conferințelor.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor Property Management System (PMS) – Fidelio, Opera, etc.
Cunoștințe solide de operare a programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de operare a sistemelor de rezervare online (Booking.com, Expedia, etc.).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de Business Intelligence (BI) și a instrumentelor de analiză a datelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de control al accesului și supraveghere video (CCTV).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al energiei (EMS).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al rețelelor sociale (Social Media Management).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a conținutului (CMS) pentru website-uri.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de marketing digital (Google Analytics, Google Ads).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al resurselor umane (HRM).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a inventarului.
Cunoștințe de operare a sistemelor de facturare electronică (e-factură).
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică.
Cunoștințe de operare a sistemelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Cunoștințe de operare a sistemelor de teleconferință și colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Leadership și abilitatea de a motiva echipe.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lua decizii în situații de presiune.
Abilitatea de a negocia și de a construi relații de afaceri.
Orientare către client și abilitatea de a gestiona reclamații.
Gândire strategică și capacitatea de a dezvolta planuri de afaceri.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții creative.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către rezultate și capacitatea de a atinge obiective.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Gândire analitică și abilitatea de a interpreta date.
Capacitatea de a prioritiza sarcini și de a gestiona timpul eficient.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile clienților și ale angajaților.
Spirit de inițiativă și abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri corective.
Capacitatea de a construi și menține o cultură organizațională pozitivă.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a dezvolta angajații.
Rezistență la stres și capacitatea de a lucra sub presiune.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Venituri totale, Occupancy Rate, RevPAR (Revenue Per Available Room), ADR (Average Daily Rate), Profitabilitate (EBITDA, EBIT), Costuri operaționale (costuri cu personalul, costuri cu energia, costuri cu achizițiile), Satisfacția clienților (scor Net Promoter Score - NPS, scoruri de evaluare online), Rata de retenție a clienților, Rata de retenție a angajaților, Numărul de reclamații primite, Numărul de evenimente/conferințe organizate, Numărul de camere/apartamente renovate, Gradul de respectare a bugetului, Numărul de audituri interne/externe trecute, Gradul de implementare a planurilor strategice, Numărul de parteneriate strategice încheiate, Costul de achiziție a unui client, Valoarea medie a cheltuielilor unui client, Rata de conversie a potențialilor clienți, Rata de utilizare a capacității de cazare.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea standardelor de operare (SOP), Calitatea serviciilor oferite (conform feedback-ului clienților), Nivelul de satisfacție al angajaților, Eficiența comunicării interne, Respectarea politicilor de sustenabilitate, Gradul de inovare în procesele operaționale, Calitatea relațiilor cu partenerii, Nivelul de profesionalism al echipei, Respectarea normelor de siguranță și securitate, Gradul de conformitate cu legislația în vigoare, Nivelul de implicare în dezvoltarea comunității locale, Calitatea prezentării imaginii hotelului (online și offline), Respectarea termenelor limită pentru proiecte, Nivelul de adaptabilitate la schimbările din piață, Calitatea documentelor și rapoartelor întocmite, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Calitatea gestionării situațiilor de urgență, Respectarea bugetului alocat proiectelor, Nivelul de implicare în formarea profesională a angajaților.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare către client, Abilități de leadership, Capacitate de delegare, Gândire strategică, Rezolvare de probleme, Comunicare eficientă, Abilități de negociere, Luare de decizii, Gestionarea timpului, Adaptabilitate, Lucru în echipă, Gestionarea conflictelor, Empatie, Orientare către rezultate, Planificare și organizare, Gestionarea riscurilor, Inovare, Reziliență, Abilități de prezentare.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Laptop, Smartphone, Tabletă, Sistem de management al proprietății (PMS), Sistem de distribuție globală (GDS), Sistem de rezervări online (CRS), Software de contabilitate, Software de gestiune a relațiilor cu clienții (CRM), Sistem de management al evenimentelor, Sistem de control al accesului, Sistem de supraveghere video (CCTV), Stație meteo, Dispozitive de comunicare (telefoane, interfoane), Sisteme de control al climei, Echipamente de măsură și control (termometre, higrometre), Sisteme de alarmă incendiu, Echipamente de protecție personală (EPP)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.