FIȘĂ DE POST SEF OFICIU, SERVICIU, SECTIE, REDACTIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF OFICIU, SERVICIU, SECTIE, REDACTIE

1.2. Cod C.O.R.:134917

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de departamente pentru fluxul informațional, cu personalul administrativ pentru gestionarea resurselor, cu arhivarul pentru clasarea documentelor, cu funcționarii din secție pentru coordonarea activităților zilnice, cu șeful ierarhic superior pentru raportare și aprobări. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de arhivare, cu instituții publice pentru schimb de informații, cu parteneri contractuali pentru gestionarea documentelor, cu auditori pentru verificarea conformității, cu clienții (interni) pentru rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful oficiu, serviciu, secție sau redacție coordonează și organizează activitățile echipei, asigurând buna funcționare a unității. El/Ea răspunde de atingerea obiectivelor stabilite, de respectarea termenelor limită și de optimizarea resurselor umane și materiale. Monitorizează performanța angajaților, oferă îndrumare și soluții pentru depășirea dificultăților, respectând reglementările interne și legislația în vigoare. Are rolul de a reprezenta unitatea în relația cu alte departamente și cu factorii externi, promovând imaginea organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea fluxurilor de lucru, asigurând respectarea termenelor limită și optimizarea resurselor.
Supervizarea activității angajaților, oferind îndrumare și feedback pentru îmbunătățirea performanței.
Gestionarea bugetului alocat unității, monitorizând cheltuielile și identificând oportunități de economisire.
Implementarea și actualizarea procedurilor operaționale, conform standardelor interne și reglementărilor legale.
Analiza indicatorilor de performanță, identificând tendințe și propunând măsuri corective.
Reprezentarea unității în relația cu alte departamente și cu terți, negociind contracte și soluționând probleme.
Gestionarea documentelor și a informațiilor confidențiale, asigurând securitatea și accesul controlat.
Organizarea și participarea la ședințe, pregătind agende și minute.
Monitorizarea respectării politicilor de sănătate și siguranță în muncă.
Gestionarea fluxului de corespondență, prioritizând documentele importante.
Identificarea și gestionarea riscurilor operaționale, elaborând planuri de contingență.
Asigurarea conformității cu politicile interne și cu legislația în vigoare.
Evaluarea și selectarea personalului, conform criteriilor stabilite.
Raportarea periodică a activității către superiorul ierarhic.
Optimizarea proceselor de lucru prin implementarea de tehnologii și metodologii noi.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul relevant activității unității (ex: științe administrative, economice, comunicare și relații publice, drept).
Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, într-o poziție de conducere sau coordonare.
Cunoștințe aprofundate de legislație specifică domeniului de activitate (ex: dreptul muncii, drept comercial, drept administrativ).
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) și a altor aplicații software specifice.
Abilități de planificare, organizare și coordonare a activităților.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interpersonale.
Capacitate de a lua decizii și de a gestiona situații de criză.
Cunoștințe de management al proiectelor și de control al costurilor.
Certificări profesionale în domeniul managementului (ex: PMP, PRINCE2) constituie un avantaj.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză, germană, franceză) la nivel conversațional reprezintă un avantaj.
Cursuri de formare în managementul resurselor umane și de leadership constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate și de finanțe de bază constituie un avantaj.
Atestat de securitate a informațiilor (dacă este cazul).
Certificat de absolvire a unui curs de bune practici în domeniul securității și sănătății în muncă.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în domeniul de activitate al unității, cu responsabilități de conducere sau coordonare.
Experiență demonstrată în gestionarea echipei, inclusiv recrutare, formare, evaluare și motivare a angajaților.
Experiență în elaborarea și implementarea de proceduri operaționale și politici interne.
Experiență în gestionarea bugetului, monitorizarea cheltuielilor și identificarea oportunităților de economisire.
Experiență în raportarea activității către superiorul ierarhic și către alte departamente.
Experiență în gestionarea proiectelor, respectând termenele limită și bugetul alocat.
Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor informatice și a aplicațiilor software specifice.
Experiență în rezolvarea conflictelor și în gestionarea situațiilor de criză.
Experiență în negocierea contractelor și în menținerea relațiilor cu partenerii externi.
Experiență în analiza indicatorilor de performanță și în identificarea măsurilor de îmbunătățire.
Experiență în audit intern și în asigurarea conformității cu reglementările legale.
Experiență în implementarea de sisteme de management al calității (ex: ISO 9001).
Experiență în gestionarea documentelor și în asigurarea arhivării corecte.
Experiență în implementarea de măsuri de securitate a informațiilor.
Experiență în gestionarea resurselor umane și în respectarea legislației muncii.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și Linux.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS) și a aplicațiilor de arhivare electronică.
Cunoștințe solide de operare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL, SQL Server).
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Cunoștințe de programare (ex: Python, Java) – avantaj.
Utilizare a aplicațiilor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP) – avantaj.
Cunoștințe de administrare a rețelelor de calculatoare – avantaj.
Utilizare a instrumentelor de monitorizare a securității informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și business intelligence (BI).
Utilizare a platformelor de e-mail marketing și automatizare a fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Jira, Trello).
Utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de criptare a datelor.
Utilizare a instrumentelor de analiză a datelor și generare de rapoarte.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a identității și accesului (IAM).
Utilizare a aplicațiilor de editare video – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată – avantaj.
Utilizare a aplicațiilor de contabilitate – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRIS) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Abilitatea de a lua decizii complexe în situații de incertitudine.
Capacitate de planificare strategică și gestionare a priorităților.
Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor.
Orientare către rezultate și capacitate de a atinge obiectivele stabilite.
Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date complexe.
Abilități de lucru în echipă și colaborare eficientă.
Gestionarea timpului și organizare impecabilă.
Responsabilitate și etică profesională ridicată.
Capacitate de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune.
Abilități de delegare și monitorizare a performanței.
Orientare către client și capacitate de a înțelege nevoile acestuia.
Creativitate și abilitate de a găsi soluții inovatoare.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilități de prezentare și persuasiune.
Empatie și inteligență emoțională.
Capacitate de a oferi feedback constructiv.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe unitate de timp, rata de eroare în procesarea documentelor, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de reclamații primite de la utilizatori, gradul de respectare a termenelor limită pentru finalizarea proiectelor, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, gradul de satisfacție al angajaților din subordine, numărul de inovații implementate pentru îmbunătățirea proceselor, eficiența utilizării resurselor (materiale, umane, financiare), reducerea costurilor operaționale, numărul de proceduri documentare actualizate și implementate, gradul de conformitate cu reglementările legale și interne, numărul de traininguri/workshop-uri organizate pentru echipa, rata de retenție a angajaților, numărul de proiecte finalizate în buget, numărul de proceduri optimizate, numărul de procese automatizate, gradul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, numărul de rapoarte generate la timp și cu acuratețe, numărul de obiective strategice atinse.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale, acuratețea și completitudinea documentelor, claritatea și concizia rapoartelor, eficiența fluxurilor de lucru, gradul de satisfacție al clienților interni, calitatea comunicării cu echipa, respectarea confidențialității informațiilor, capacitatea de a gestiona situații de criză, abilitatea de a identifica și rezolva probleme, capacitatea de a oferi feedback constructiv, eficiența colaborării cu alte departamente, respectarea termenelor limită, calitatea prezentărilor și a documentelor, gradul de conformitate cu standardele de calitate, capacitatea de a anticipa nevoile și de a oferi soluții, eficiența în utilizarea resurselor, respectarea politicilor de securitate a informațiilor, gradul de satisfacție al angajaților, capacitatea de a gestiona schimbările, gradul de inovație în procese, capacitatea de a construi relații profesionale, respectarea eticii profesionale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a lucra independent și în echipă, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, abilitatea de a comunica eficient și de a construi relații profesionale, adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare, capacitatea de a gestiona stresul și de a lucra sub presiune, responsabilitate și etică profesională ridicată, abilitatea de a lua decizii complexe în situații de incertitudine, capacitatea de a motiva și inspira echipa, abilitatea de a delega eficient și de a monitoriza performanța, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a sprijini dezvoltarea angajaților, capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții win-win, abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, capacitatea de a anticipa nevoile și de a oferi soluții inovatoare, capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, capacitatea de a gestiona schimbările și de a minimiza impactul asupra echipei, capacitatea de a lucra eficient în medii multiculturale, capacitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile, capacitatea de a demonstra reziliență și de a învăța din experiențe, capacitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de documente, sistem de arhivare electronică, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, sistem de management al documentelor, sistem de management al fluxurilor de lucru, echipamente de videoconferință, echipamente de scanare a documentelor voluminoase, echipamente de distrugere a documentelor confidențiale, echipamente de protecție a datelor, echipamente de securitate fizică a documentelor, software de management al proiectelor, sistem de management al identității și accesului..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.