FIȘĂ DE POST SEF OFICIU JURIDIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF OFICIU JURIDIC

1.2. Cod C.O.R.:134916

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul general, directorul financiar, directorul de resurse umane, șefii de departamente, consilierii juridici juniori, auditorii interni pentru asigurarea conformității legale și implementarea strategiilor juridice. Externe: Colaborează cu avocați externi, notari, judecători, instanțe de arbitraj, autorități de reglementare, parteneri contractuali, pentru reprezentarea companiei în litigii, negocierea contractelor și obținerea de consultanță juridică specializată.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful oficiu juridic coordonează și supervizează activitatea juridică a instituției, asigurând respectarea legislației în toate operațiunile. Responsabilitățile includ consilierea juridică a conducerii, redactarea și verificarea actelor juridice, reprezentarea instituției în instanță și în relațiile cu alte autorități, precum și gestionarea litigiilor. De asemenea, monitorizează evoluția legislației și asigură adaptarea procedurilor interne în consecință, contribuind la prevenirea riscurilor juridice și la optimizarea activității instituției.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și conducerea activității de asistență juridică a entității.
Elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor interne privind aspecte juridice.
Consilierea juridică a conducerii cu privire la probleme legale complexe, inclusiv aspecte de drept civil, penal, administrativ, comercial și de dreptul muncii.
Redactarea, verificarea și gestionarea contractelor, convențiilor, protocoalelor și altor acte juridice.
Reprezentarea entității în instanțele de judecată, în fața altor autorități publice și în relațiile cu terții.
Gestionarea litigiilor, inclusiv pregătirea documentelor de răspuns, colectarea probelor și coordonarea apărării.
Monitorizarea și analiza legislației incidente, identificarea riscurilor juridice și propunerea de măsuri de prevenire.
Asigurarea respectării legislației privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Gestionarea aspectelor juridice legate de proprietate intelectuală (mărci, brevete, drepturi de autor).
Verificarea legalității actelor administrative și a hotărârilor emise de conducere.
Asigurarea conformității cu prevederile privind achizițiile publice și contractele de lucrări, servicii și furnizuri.
Gestionarea aspectelor juridice legate de relațiile cu mass-media și comunicarea publică.
Coordonarea activității personalului din cadrul serviciului juridic.
Raportarea periodică către conducere cu privire la stadiul și rezultatele activităților juridice.
Participarea la negocieri și elaborarea de soluții juridice pentru rezolvarea conflictelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Licență juridică, obligatorie.
Certificat de brevet, obligatoriu.
Studii postuniversitare (masterat sau doctorat) în drept, constituțional, comercial, administrativ sau penal, constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate de drept civil, penal, administrativ, comercial, constituțional și de dreptul muncii.
Cunoștințe solide privind legislația primară și secundară, precum și a jurisprudenței naționale și europene.
Cunoștințe privind procedurile judiciare civile, penale, administrative și contencios administrativ.
Cunoștințe privind legislația privind achizițiile publice și contractele de lucrări, servicii și furnizuri.
Cunoștințe privind legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză), nivel minim conversațional.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul juridic, preferabil în poziții de conducere.
Abilități de negociere, comunicare și redactare de documente juridice.
Cunoștințe de operare a pachetului MS Office și a altor programe utilizate în activitatea juridică.
Certificări profesionale în domeniul juridic (ex: specialist în achiziții publice, mediator) constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în activități juridice, cu preponderență în domeniul dreptului civil, comercial, administrativ sau penal.
Experiență în reprezentarea entităților în instanțe judecătorești și în fața altor autorități publice.
Experiență în redactarea și negocierea de contracte, convenții și alte acte juridice.
Experiență în gestionarea litigiilor, inclusiv pregătirea documentelor de răspuns și coordonarea apărării.
Experiență în consilierea juridică a conducerii cu privire la probleme legale complexe.
Experiență în verificarea legalității actelor administrative și a hotărârilor emise de conducere.
Experiență în gestionarea aspectelor juridice legate de achizițiile publice și contractele de lucrări, servicii și furnizuri.
Experiență în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR).
Experiență în gestionarea aspectelor juridice legate de proprietate intelectuală (mărci, brevete, drepturi de autor).
Experiență în coordonarea și supervizarea personalului din cadrul serviciului juridic.
Experiență în elaborarea de politici și proceduri interne privind aspecte juridice.
Experiență în analiza legislației incidente și identificarea riscurilor juridice.
Experiență în medierea conflictelor și găsirea de soluții juridice.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate juridică.
Experiență în managementul proiectelor juridice.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul (Windows, Linux).
Cunoștințe solide de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a bazelor de date (ex: SQL, Access) pentru gestionarea documentelor juridice.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a documentelor (Document Management Systems - DMS).
Utilizarea programelor de e-delivery pentru depunerea documentelor la instanțe și alte autorități.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams) pentru participarea la procese și negocieri online.
Cunoștințe de utilizare a programelor de analiză juridică (ex: Westlaw, LexisNexis).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online (Google Scholar, jurisprudența instanțelor).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de contabilitate (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe de utilizare a programelor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor juridice.
Utilizarea instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru juridice (Business Process Management - BPM).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a contractelor (Contract Lifecycle Management - CLM).
Utilizarea platformelor de colaborare online pentru gestionarea proiectelor juridice.
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a diagramelor și a organigramelor.
Utilizarea instrumentelor de criptare a datelor pentru asigurarea confidențialității informațiilor juridice.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de raportare juridică.
Utilizarea platformelor de inteligență artificială (AI) pentru automatizarea sarcinilor repetitive.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (Data Visualization).
Utilizarea sistemelor de management al riscurilor (Risk Management Systems).
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a prezentărilor interactive.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor juridice.
Abilități de comunicare orală și scrisă, inclusiv redactarea de documente juridice clare și concise.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii în condiții de presiune.
Abilități de leadership și de coordonare a unei echipe.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către client și înțelegerea nevoilor acestuia.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Abilități de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
Capacitate de a lua decizii etice și responsabile.
Abilități de a influența și de a motiva echipa.
Capacitate de a construi și de a menține o imagine pozitivă a organizației.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
Capacitate de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a delega sarcini și de a monitoriza performanța echipei.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de litigii soluționate favorabil, procentul de respectare a termenelor de depunere a documentelor, numărul de contracte negociate și finalizate, numărul de avize juridice emise, numărul de riscuri juridice identificate și mitigate, procentul de conformitate cu legislația în vigoare, numărul de traininguri juridice organizate, numărul de reclamații primite și rezolvate, procentul de satisfacție a clienților interni, numărul de proiecte juridice implementate, numărul de erori juridice detectate și corectate, numărul de acorduri de mediere încheiate, valoarea economiilor realizate prin optimizarea proceselor juridice, numărul de audituri juridice efectuate, numărul de modificări legislative urmărite și analizate, numărul de consultanțe juridice oferite, numărul de parteneriate juridice dezvoltate, numărul de proceduri de recuperare a creanțelor inițiate, numărul de soluții alternative de rezolvare a disputelor propuse, numărul de studii de fezabilitate juridice elaborate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea redactării actelor juridice, acuratețea analizelor juridice, eficiența negocierilor, claritatea comunicării cu părțile interesate, gradul de conformitate cu standardele etice, capacitatea de a anticipa riscurile juridice, calitatea relațiilor cu autoritățile publice, gradul de satisfacție al echipei, eficiența procesului de gestionare a documentelor, calitatea procesului de instruire a personalului, gradul de inovare în soluționarea problemelor juridice, calitatea procesului de gestionare a conflictelor, gradul de respectare a confidențialității, eficiența procesului de gestionare a informațiilor, calitatea procesului de monitorizare a legislației, gradul de adaptare la schimbările legislative, eficiența procesului de gestionare a reclamațiilor, calitatea procesului de raportare, gradul de implicare în dezvoltarea strategiei juridice, eficiența procesului de evaluare a riscurilor, calitatea procesului de audit juridic.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor juridice, capacitatea de a lua decizii complexe în situații de incertitudine, abilitatea de a gestiona echipe diverse și de a motiva personalul, reziliență în fața presiunii și a conflictelor, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și organizaționale, capacitatea de a comunica eficient cu toate nivelurile ierarhice și cu părțile externe, abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, capacitatea de a delega sarcini și de a monitoriza performanța echipei, orientare către îmbunătățirea continuă a proceselor juridice, abilitatea de a lucra independent și în echipă, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, asumarea responsabilității pentru deciziile luate, capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide, capacitatea de a anticipa și preveni potențiale litigii, capacitatea de a influența și de a convinge părțile interesate, capacitatea de a menține un nivel ridicat de profesionalism și etică, capacitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, capacitatea de a se adapta la noile tehnologii și instrumente juridice, capacitatea de a iniția și de a implementa proiecte juridice.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă/scanner, software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de creare a prezentărilor (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), software de gestionare a bazei de date (Microsoft Access, LibreOffice Base), software de gestionare a documentelor (SharePoint, Alfresco), software de e-mail (Microsoft Outlook, Thunderbird), telefon, fax, sistem de arhivare electronică, sistem de videoconferință, terminal de plată electronică, dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), software de căutare juridică (LexisNexis, Westlaw), abonament la publicații juridice online, abonament la servicii de alertă juridică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.