FIȘĂ DE POST SEF BIROU RELATII UNITATI PRESA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU RELATII UNITATI PRESA

1.2. Cod C.O.R.:134915

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul de Comunicare, Directorul Marketing, șeful departamentului de PR, echipa de comunicare internă, echipa de cercetare și analiză, departamentul juridic. Externe: Colaborează cu reprezentanții mass-media (ziare, reviste, posturi de radio/TV), bloggeri, influenceri, agenții de publicitate, consultanți de imagine, alte instituții publice/private, parteneri strategici, organizații neguvernamentale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Biroului Relații cu Unități de Presă coordonează și asigură o comunicare eficientă și coerentă între instituție și mass-media. Responsabilitățile includ gestionarea relațiilor cu jurnaliștii, redactarea și diseminarea de comunicate de presă, organizarea de conferințe de presă și evenimente media, monitorizarea presei și analiza reacțiilor publice. Scopul principal este de a promova imaginea pozitivă a instituției, de a informa corect publicul și de a asigura o acoperire media favorabilă, respectând întotdeauna principiile transparenței și ale eticii profesionale.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonează activitățile biroului de relații cu presa, asigurând implementarea strategiei de comunicare.
Elaborează și actualizează planuri de acțiune pentru gestionarea relațiilor cu mass-media.
Gestionează și prioritizează fluxul de informații către unitățile de presă.
Redactează comunicate de presă, note de comentarii și alte materiale promoționale.
Organizează și coordonează conferințe de presă, briefinguri și alte evenimente media.
Monitorizează aparițiile în mass-media și analizează reacțiile publicului.
Identifică și gestionează situații de criză de comunicare, elaborând strategii de răspuns.
Dezvoltă și menține relații de colaborare cu jurnaliștii și cu alte instituții media.
Supervizează activitatea personalului din birou, asigurând respectarea termenelor și a standardelor de calitate.
Reprezintă instituția în relația cu mass-media, participând la evenimente și întâlniri.
Analizează tendințele media și identifică oportunități de promovare a imaginii instituției.
Evaluează eficacitatea campaniilor media și propune îmbunătățiri.
Asigură respectarea legislației în vigoare privind mass-media și publicitatea.
Elaborează rapoarte de activitate privind relațiile cu presa.
Consiliază conducerea instituției cu privire la aspecte de comunicare și relații publice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul jurnalism, științe comunicare, relații publice sau marketing.
Avantaj: Studii a doua facultate sau masterat în domeniile menționate.
Experiență profesională relevantă de minim 5 ani în domeniul relațiilor publice, comunicare sau jurnalism.
Cunoștințe aprofundate despre funcționarea mass-media și a mediului online.
Cunoștințe solide de legislație în domeniul mass-media, publicitate și dreptul autorului.
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv redactare de texte persuasive și discurs public.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office și a platformelor de social media.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificări în domeniul relațiilor publice sau comunicării (constituie un avantaj).
Abilități de leadership, de coordonare a unei echipe și de gestionare a proiectelor.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de criză.
Spirit de inițiativă și creativitate în găsirea de soluții.
Cunoștințe despre tehnicile de monitorizare media și de analiză a percepției publice.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale durabile cu reprezentanții mass-media.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 5 ani în domeniul relațiilor publice, comunicare sau jurnalism, cu accent pe gestionarea relațiilor cu mass-media.
Experiență în coordonarea și implementarea strategiilor de comunicare, inclusiv planuri de acțiune și campanii media.
Experiență în redactarea și diseminarea de comunicate de presă, note de comentarii și alte materiale promoționale.
Experiență în organizarea și coordonarea de conferințe de presă, briefinguri și alte evenimente media.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză de comunicare și elaborarea de strategii de răspuns adecvate.
Experiență în monitorizarea aparițiilor în mass-media și analiza reacțiilor publicului, utilizând instrumente de monitorizare media.
Experiență în construirea și menținerea de relații profesionale durabile cu reprezentanții mass-media, la nivel național și internațional.
Experiență în coordonarea și supervizarea unei echipe de specialiști în comunicare, cu atribuții diverse.
Experiență în gestionarea bugetului alocat activităților de relații publice și comunicare.
Experiență în utilizarea eficientă a platformelor de social media pentru promovarea imaginii instituției și interacțiunea cu publicul.
Experiență în evaluarea eficacității campaniilor media și propunerea de îmbunătățiri, pe baza datelor colectate.
Experiență în negocierea de contracte cu agenții de publicitate și alte firme specializate în comunicare.
Experiență în prezentarea de rapoarte de activitate conducerii instituției și altor părți interesate.
Experiență în reprezentarea instituției în relația cu mass-media, participând la evenimente publice și conferințe de presă.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoștințe aprofundate de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare competentă a platformelor de social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube).
Cunoașterea și utilizarea eficientă a instrumentelor de monitorizare media (ex: Meltwater, Cision, Burson Marsteller).
Utilizare avansată a software-ului de editare foto și video (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere Pro).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de gestionare a conținutului (CMS) (ex: WordPress, Drupal).
Utilizare competentă a instrumentelor de analiză web (ex: Google Analytics).
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization).
Utilizare eficientă a instrumentelor de email marketing (ex: Mailchimp, Constant Contact).
Cunoștințe de design grafic (elementar).
Utilizare a software-ului de prezentare (ex: Prezi).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Asana, Trello).
Cunoștințe de programare (elementar, avantajos).
Utilizare a bazelor de date (elementar, avantajos).
Cunoștințe de securitate cibernetică (elementar).
Utilizare a instrumentelor de analiză a sentimentului (sentiment analysis).
Cunoștințe de automatizare a marketingului (marketing automation).
Utilizare a instrumentelor de generare a rapoartelor (reporting tools).
Cunoștințe de inteligență artificială (AI) și machine learning (ML) (elementar, avantajos).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale durabile.
Abilități de negociere și persuasiune.
Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Gândire strategică și capacitate de a elabora planuri de acțiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor sub presiune.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de gestionare a conflictelor.
Inteligență emoțională și empatie.
Creativitate și inovație.
Abilități de prezentare și discurs public.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a comunica eficient în astfel de contexte.
Abilități de networking și construirea de alianțe.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de influență și construire de consens.
Gestionarea stresului și reziliență.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și tendințe.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comunicate de presă distribuite, număr de apariții media pozitive, reach media total, număr de interviuri acordate, număr de evenimente media organizate, număr de participanți la evenimente media, număr de urmăritori pe social media, creștere număr urmăritori social media, engagement rate social media, număr de mențiuni brand în media, sentiment analiza mențiuni brand, număr de articole/reportaje generate, număr de vizite pe site-ul instituției, creștere trafic site, număr de lead-uri generate prin campanii media, număr de contacte media în baza de date, număr de proiecte media implementate, respectarea bugetului alocat campaniilor media, grad de satisfacție al părților interesate (stakeholders), număr de crize de imagine gestionate cu succes, număr de articole/reportaje generate cu impact pozitiv asupra imaginii instituției.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicatelor de presă (claritate, acuratețe, relevanță), acuratețea informațiilor furnizate către presă, promptitudinea răspunsurilor la solicitările presei, eficiența gestionării crizelor de imagine, relevanța și impactul campaniilor media, gradul de acoperire media pozitivă, calitatea relațiilor construite cu reprezentanții presei, profesionalismul în interacțiunile cu părțile interesate, coerența mesajelor transmise, respectarea identității vizuale și a tonului de voce al instituției, calitatea materialelor promoționale, gradul de satisfacție al echipei, eficiența colaborării cu alte departamente, respectarea politicilor interne de comunicare, capacitatea de a adapta mesajele la diferite audiențe, claritatea și concizia prezentărilor, gradul de inovare în abordările de comunicare, respectarea termenelor limită, calitatea raportărilor privind activitatea de relații publice.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de planificare strategică, abilități de leadership și motivare a echipei, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, reziliență în gestionarea situațiilor de criză, abilități de comunicare interpersonală eficiente, atenție la detalii și acuratețe, capacitate de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită, abilități de negociere și persuasiune, gândire critică și capacitate de a lua decizii informate, abilități de delegare și monitorizare a activităților, capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, orientare către învățare continuă și dezvoltare profesională, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitate de a construi și menține relații profesionale durabile, abilități de networking și influență, capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă, responsabilitate și implicare în activitatea echipei, capacitate de a anticipa și de a răspunde la schimbările din mediul extern.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, copiator, camere foto/video, microfon, echipamente de înregistrare audio/video, software de editare foto/video, software de gestionare a relațiilor cu presa (media relations software), software de analiză a datelor media, software de monitorizare a social media, platforme de distribuție a comunicatelor de presă, server de stocare a datelor, conexiune internet de mare viteză, echipamente de prezentare (proiector, ecran), software de prezentare (PowerPoint, Keynote), echipamente de conferință (căști, microfoane, boxe), platforme de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.