FIȘĂ DE POST SEF BIROU EXPLOATARE, COORDONARE PRESA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU EXPLOATARE, COORDONARE PRESA

1.2. Cod C.O.R.:134913

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General pentru definirea strategiei de comunicare; cu Departamentul de Marketing pentru alinierea mesajelor; cu Departamentul Juridic pentru conformitatea comunicărilor; cu Departamentul de Resurse Umane pentru comunicarea internă. Externe: Colaborează cu reprezentanții mass-media (scris, audio-vizual, online); cu agenții de PR; cu influenceri; cu parteneri strategici; cu organizații guvernamentale și non-guvernamentale relevante.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Exploatare, Coordonare Presă asigură funcționarea eficientă a activităților de monitorizare a mass-media, analiză a conținutului și gestionare a relațiilor cu reprezentanții presei. Responsabilitățile includ coordonarea echipei, elaborarea de rapoarte, asigurarea respectării politicilor de comunicare, pregătirea materialelor pentru conferințe de presă și evenimente similare, precum și reprezentarea instituției în relația cu presa, conform prevederilor legale și procedurale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților de monitorizare media, inclusiv selectarea surselor și stabilirea criteriilor de evaluare.
Gestionarea echipei de monitorizare media, alocarea sarcinilor și verificarea calității rapoartelor.
Analiza critică a conținutului media, identificarea tendințelor și a percepțiilor publice.
Elaborarea de rapoarte periodice privind acoperirea media, cu accent pe indicatori de performanță (reach, sentiment, engagement).
Dezvoltarea și implementarea strategiilor de comunicare de criză, în coordonare cu departamentul de comunicare.
Gestionarea relațiilor cu reprezentanții mass-media, inclusiv stabilirea și menținerea unor canale de comunicare eficiente.
Organizarea și coordonarea conferințelor de presă, a briefingurilor și a altor evenimente media.
Pregătirea materialelor informative pentru mass-media (comunicate de presă, note de intenție, prezentări).
Asigurarea respectării politicilor interne de comunicare și a legislației în vigoare privind mass-media.
Identificarea oportunităților de a îmbunătăți vizibilitatea și reputația instituției în mass-media.
Monitorizarea și analiza feedback-ului din partea publicului și a mass-media, cu propuneri de acțiuni corective.
Gestionarea bugetului alocat activităților de monitorizare media și relații cu presa.
Reprezentarea instituției în relația cu organizațiile profesionale din domeniul mass-media.
Evaluarea eficienței campaniilor de comunicare și identificarea de noi abordări.
Coordonarea cu alte departamente pentru a asigura o comunicare coerentă și eficientă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul jurnalism, științe comunicare, relații publice sau marketing.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în domenii conexe.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul mass-media, relații publice sau comunicare, cu responsabilități de coordonare.
Cunoștințe aprofundate despre mediul media, inclusiv presa scrisă, radio, televiziune și platformele online.
Cunoștințe solide despre legislația media și drepturile de autor.
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, în limba română.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză, franceză, germană) – avantaj.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Experiență în utilizarea instrumentelor de monitorizare media și a platformelor de social media.
Abilități de analiză critică și interpretare a datelor.
Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona o echipă de specialiști.
Abilități de planificare, organizare și prioritizare a sarcinilor.
Certificări în domeniul relațiilor publice sau comunicării – avantaj.
Cunoștințe despre tehnicile de gestionare a crizelor de imagine – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în domeniul comunicării, relațiilor publice sau mass-media, cu responsabilități de coordonare și management.
Experiență demonstrată în gestionarea echipei de monitorizare media și de relații cu presa.
Experiență în elaborarea și implementarea strategiilor de comunicare, atât la nivel operațional, cât și strategic.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză de imagine și în elaborarea de comunicate de presă și răspunsuri adecvate.
Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor de monitorizare media și a platformelor de social media pentru a analiza tendințele și percepțiile publice.
Experiență în redactarea de rapoarte de analiză media, cu indicatori de performanță clari și recomandări concrete.
Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor media (conferințe de presă, briefinguri, interviuri).
Experiență în construirea și menținerea relațiilor cu reprezentanții mass-media, atât la nivel național, cât și internațional.
Experiență în gestionarea bugetului alocat activităților de comunicare și relații publice.
Experiență în evaluarea eficienței campaniilor de comunicare și în identificarea de noi oportunități de îmbunătățire.
Experiență în reprezentarea instituției în fața mass-media și a altor organizații relevante.
Experiență în elaborarea de materiale informative pentru mass-media (comunicate de presă, note de intenție, prezentări).
Experiență în analiza SWOT a mediului media și identificarea oportunităților și amenințărilor.
Experiență în gestionarea reputației online și în monitorizarea sentimentelor publicului.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul și a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare avansată a instrumentelor de monitorizare media (ex: Clarity, Meltwater, Burson Marsteller).
Experiență în utilizarea platformelor de social media (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn) și a instrumentelor de analiză a datelor aferente.
Cunoștințe solide despre CMS-uri (Content Management Systems) și despre principiile de funcționare ale site-urilor web.
Utilizare eficientă a instrumentelor de editare foto-video (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere).
Cunoștințe despre SEO (Search Engine Optimization) și despre tehnicile de optimizare a conținutului online.
Utilizare a instrumentelor de analiză a sentimentelor din social media.
Cunoștințe despre analiza datelor și crearea de rapoarte.
Cunoștințe despre tehnici de redactare pentru web și pentru diverse platforme media.
Utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Trello, Asana).
Cunoștințe despre standardele de securitate a informațiilor și despre protecția datelor personale (GDPR).
Utilizare a instrumentelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe despre tehnici de creare de infografice și prezentări interactive.
Utilizare a instrumentelor de analiză a traficului web (ex: Google Analytics).
Cunoștințe despre tehnici de geolocalizare și de vizualizare a datelor pe hărți.
Utilizare a instrumentelor de traducere automată și de verificare a acurateței traducerilor.
Cunoștințe despre instrumente de creare de sondaje și chestionare online.
Utilizare a platformelor de distribuție a comunicatelor de presă (ex: PR Newswire, GlobeNewswire).
Cunoștințe despre instrumente de automatizare a marketingului (ex: Mailchimp, HubSpot).
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Google Drive, Dropbox).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală, adaptată diferitelor audiențe.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide și eficiente sub presiune.
Abilități de negociere și de persuasiune, pentru a obține sprijin și a influența părțile interesate.
Leadership și capacitate de a motiva și de a coordona o echipă de specialiști.
Gândire strategică și capacitate de a dezvolta și de a implementa strategii de comunicare pe termen lung.
Orientare către rezultate și capacitate de a prioritiza și de a respecta termene limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative la provocări.
Adaptabilitate și flexibilitate în a răspunde la schimbări și a se adapta la noi situații.
Abilități de lucru în echipă și de colaborare cu diverse departamente și părți interesate.
Inteligență emoțională și capacitate de a înțelege și de a gestiona emoțiile proprii și ale celorlalți.
Capacitate de a construi și de a menține relații profesionale solide cu reprezentanții mass-media și cu alte părți interesate.
Abilități de networking și de a crea și de a menține o rețea de contacte profesionale.
Gândire critică și capacitate de a analiza informații și de a trage concluzii logice.
Creativitate și capacitate de a genera idei noi și inovatoare.
Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
Orientare către detalii și atenție la acuratețe.
Discreție și profesionalism în gestionarea informațiilor confidențiale.
Empatie și capacitatea de a înțelege perspectivele diferite.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Rezistență la stres și capacitate de a menține o atitudine pozitivă în situații dificile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comunicate de presă distribuite, Valoare media (media value) a acoperirii media, Număr de apariții media pozitive, Număr de interviuri obținute, Reach-ul total al campaniilor de comunicare, Trafic web generat de campaniile de comunicare, Creșterea numărului de urmăritori pe rețelele sociale, Număr de lead-uri generate prin comunicare, Număr de evenimente organizate și participare, Gradul de satisfacție al părților interesate (stakeholder satisfaction), Număr de articole publicate în publicații țintă, Rata de răspuns a reprezentanților mass-media, Număr de articole împărtășite pe rețelele sociale, Cost per reach (CPR) al campaniilor de comunicare, Rata de conversie a lead-urilor generate prin comunicare, Număr de mențiuni ale brandului în media, Timp mediu de răspuns la solicitările media, Număr de crize de imagine gestionate cu succes, Impactul comunicării asupra percepției publice a brandului, Gradul de respectare a bugetului alocat comunicării.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicatelor de presă (acuratețe, claritate, impact), Eficiența strategiei de comunicare (aliniere cu obiectivele organizaționale), Relevanța subiectelor abordate în comunicare, Profesionalismul relațiilor cu mass-media, Coerența mesajelor transmise, Impactul comunicării asupra imaginii organizației, Creativitatea campaniilor de comunicare, Adaptabilitatea strategiei de comunicare la schimbările din mediu, Calitatea materialelor de comunicare (vizual, text), Eficiența gestionării crizelor de imagine, Respectarea identității vizuale și a tonului de voce al organizației, Capacitatea de a anticipa și de a răspunde la nevoile mass-media, Calitatea interviurilor obținute (acuratețe, profunzime, relevanță), Coerența mesajelor pe diverse canale de comunicare, Impactul comunicării asupra înțelegerii publice a misiunii organizației, Profesionalismul și promptitudinea răspunsurilor la solicitările media, Calitatea relațiilor cu părțile interesate (stakeholder engagement), Impactul comunicării asupra gradului de implicare al publicului, Calitatea materialelor promoționale și a prezentărilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de comunicare, Capacitate de a lua decizii în situații de criză, Abilitatea de a lucra sub presiune, Orientare către rezultate, Abilitatea de a gestiona echipe și de a le motiva, Capacitatea de a negocia și de a influența, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale, Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități, Abilitatea de a prioritiza și de a respecta termene limită, Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal cât și în scris, Capacitatea de a analiza și interpreta datele media, Abilitatea de a adapta strategia de comunicare la schimbările din mediu, Capacitatea de a gestiona eficient bugetul alocat comunicării, Abilitatea de a anticiipa și de a răspunde la nevoile mass-media, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a lucra colaborativ cu alte departamente, Capacitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii, Abilitatea de a demonstra leadership și de a inspira încredere, Capacitatea de a gândi strategic și de a dezvolta planuri de comunicare pe termen lung, Abilitatea de a lua inițiativa în rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer performant, Software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), Software de editare imagini (Adobe Photoshop, GIMP), Software de editare video (Adobe Premiere, DaVinci Resolve), Software de gestionare a relațiilor cu presa (Media Contact Management - CRM), Aplicații de monitorizare media (Mention, Meltwater, Google Alerts), Aplicații de comunicare instantanee (Slack, Microsoft Teams), Aplicații de videoconferință (Zoom, Google Meet), Cameră foto/video, Microfon extern, Stație de lucru multimedia, Software de analiză statistică (Google Analytics, Adobe Analytics), Echipamente de prezentare (proiector, ecran), Telefoane mobile, Aplicații de gestionare a proiectelor (Asana, Trello), Abonamente la servicii de distribuție de comunicate de presă, Dispozitive de stocare externă (hard disk-uri, stick-uri USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.