FIȘĂ DE POST SEF EXPOZITII SI TARGURI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF EXPOZITII SI TARGURI

1.2. Cod C.O.R.:134901

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de marketing, vânzări, financiar, tehnic și logistic pentru coordonarea resurselor și asigurarea sinergiei în realizarea obiectivelor. Raportează către directorul general și coordonează activitatea echipei de organizare. Externe: Colaborează cu expozanții, agențiile de PR, furnizorii de servicii (catering, securitate, transport), autoritățile locale și partenerii media pentru implementarea planului de eveniment. Negociază contracte și menține relații profesionale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Expozițiilor și Târgurilor coordonează și supervizează planificarea, organizarea și desfășurarea expozițiilor și târgurilor, asigurând respectarea bugetului și a termenelor stabilite. Responsabilitățile includ gestionarea relațiilor cu expozanții, vizitatorii și partenerii, precum și promovarea evenimentelor. De asemenea, monitorizează eficiența expozițiilor, analizează rezultatele și propune îmbunătățiri pentru edițiile viitoare, contribuind la creșterea vizibilității și a impactului organizației."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și implementarea strategiei de dezvoltare a expozițiilor și târgurilor, în concordanță cu obiectivele organizației.
Gestionarea integrală a procesului de planificare a evenimentelor, de la concept până la execuție.
Definirea conceptului expozițional, identificarea tematicii și a categoriilor de produse/servicii prezentate.
Stabilirea obiectivelor de participare (număr de expozanți, vizitatori, suprafață expusă).
Coordonarea activităților de vânzare a spațiilor expoziționale, negocierea contractelor și gestionarea relațiilor cu expozanții.
Elaborarea și monitorizarea bugetului alocat expozițiilor și târgurilor, optimizarea costurilor și respectarea termenelor.
Supervizarea echipei de proiect, delegarea sarcinilor și evaluarea performanței.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii (construcții, securitate, catering, etc.).
Coordonarea activităților de promovare și comunicare a evenimentelor (campanii media, social media, PR).
Monitorizarea fluxului de vizitatori și analiza datelor statistice pentru a optimiza experiența vizitatorilor.
Evaluarea impactului economic și social al expozițiilor și târgurilor.
Identificarea de noi oportunități de colaborare cu parteneri strategici.
Gestionarea riscurilor și asigurarea conformității cu reglementările legale.
Realizarea de rapoarte periodice privind evoluția și performanța expozițiilor și târgurilor.
Participarea la evenimente de networking și la târguri internaționale pentru a identifica tendințe și oportunități de dezvoltare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în domeniul marketingului, managementului, economiei sau al comunicațiilor.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în managementul de proiect, marketing sau organizarea de evenimente.
Cunoștințe aprofundate despre industria expozițională și tendințele pieței.
Certificări în management de proiect (de exemplu, PMP, PRINCE2) constituie un avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM și a platformelor de management al evenimentelor.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Abilități excelente de comunicare, negociere și relaționare interumană.
Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona o echipă de proiect.
Abilități de planificare, organizare și prioritizare a sarcinilor.
Orientare către rezultate și capacitate de a respecta termenele limită.
Gândire strategică și capacitate de a lua decizii în situații complexe.
Cunoștințe de drept comercial și contracte.
Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare.
Cunoștințe de marketing digital și social media.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în managementul de proiect, cu accent pe organizarea de evenimente complexe.
Experiență demonstrabilă în coordonarea și supervizarea unei echipe de proiect, inclusiv delegarea de responsabilități și evaluarea performanței.
Experiență în vânzarea de spații expoziționale și negocierea de contracte cu expozanți.
Experiență în elaborarea și gestionarea bugetelor pentru evenimente, optimizarea costurilor și respectarea termenelor.
Experiență în coordonarea activităților de marketing și comunicare pentru promovarea evenimentelor, utilizând diverse canale media.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii pentru evenimente (construcții, securitate, catering, etc.).
Experiență în analiza datelor statistice privind participarea la evenimente și identificarea de oportunități de îmbunătățire.
Experiență în gestionarea riscurilor și asigurarea conformității cu reglementările legale privind organizarea de evenimente.
Experiență în utilizarea sistemelor CRM și a platformelor de management al evenimentelor pentru a eficientiza procesele.
Experiență în raportarea periodică privind evoluția și performanța evenimentelor către managementul superior.
Experiență în identificarea de noi oportunități de colaborare cu parteneri strategici pentru a extinde acoperirea evenimentelor.
Experiență în evaluarea impactului economic și social al evenimentelor pentru a demonstra valoarea adăugată.
Experiență în negocierea și gestionarea contractelor de sponsorizare pentru evenimente.
Experiență în coordonarea logistică a evenimentelor, inclusiv transport, cazare și înregistrare participanți.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și a problemelor neprevăzute care pot apărea în timpul evenimentelor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe aprofundate de operare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management), preferabil Salesforce, Microsoft Dynamics.
Utilizare fluentă a platformelor de management al evenimentelor (ex: Eventbrite, Cvent, Bizzabo).
Cunoștințe avansate de utilizare a software-urilor de proiectare grafică (ex: Adobe Photoshop, Illustrator) - constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing și de înregistrare online a participanților.
Utilizare eficientă a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) pentru evenimente virtuale și hibride.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics, Tableau) pentru a monitoriza performanța evenimentelor.
Utilizare a software-urilor de gestionare a inventarului și a echipamentelor pentru evenimente.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a conținutului (CMS) pentru site-urile web ale evenimentelor.
Utilizare a instrumentelor de automatizare a marketingului (ex: Mailchimp, HubSpot) pentru promovarea evenimentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Utilizare a aplicațiilor mobile pentru gestionarea evenimentelor și comunicarea cu participanții.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a documentelor (Document Management Systems).
Utilizare a software-urilor de creare a planurilor interactive ale locațiilor (ex: Google Maps API).
Cunoștințe de operare a sistemelor de control al accesului și securității pentru evenimente.
Utilizare a instrumentelor de monitorizare a social media și a reputației online.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a relațiilor cu presă (Media Relations Management Systems).
Utilizare a software-urilor de creare a sondajelor și a chestionarelor pentru feedback-ul participanților.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRM) pentru gestionarea echipei de eveniment.
Utilizare a instrumentelor de creare a prezentărilor interactive și a materialelor multimedia.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă, în limba română și engleză.
Capacitate dovedită de leadership și de motivare a echipei.
Abilități de negociere și de persuasiune pentru a încheia contracte avantajoase.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide sub presiune.
Abilități de rezolvare a problemelor și de gândire critică.
Orientare către rezultate și capacitate de a respecta termene limită stricte.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări neprevăzute.
Abilități de organizare și de planificare a activităților.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de cea mai bună calitate.
Abilități de lucru în echipă și de colaborare cu diverse departamente.
Capacitate de a construi și de a menține relații profesionale solide.
Abilități de networking și de reprezentare a companiei la evenimente.
Gândire strategică și capacitate de a identifica oportunități de îmbunătățire.
Atitudine proactivă și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților și ale partenerilor.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții win-win.
Abilități de prezentare și de public speaking.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativa.
Atitudine pozitivă și entuziasm pentru a inspira echipa.
Abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de expozitii/targuri organizate cu succes, Venituri generate din vânzarea de spații expozitionale, Număr de participanți la evenimente, Număr de expozanți/expozitii, Rata de satisfacție a expozanților, Rata de satisfacție a vizitatorilor, Număr de parteneriate strategice încheiate, Valoarea contractelor de sponsorizare atrase, Număr de articole/mențiuni în presă despre evenimente, ROI (Return on Investment) al evenimentelor, Număr de lead-uri generate pentru clienți, Număr de contracte încheiate ca urmare a evenimentelor, Creșterea numărului de vizitatori față de edițiile anterioare, Număr de evenimente virtuale/hibride organizate, Costul mediu pe participant la eveniment, Număr de evenimente care au depășit bugetul alocat, Gradul de utilizare a spațiilor expozitionale, Numărul de reclamații/solicitări de îmbunătățire primite, Numărul de expozanți recurenți.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea planificării strategice a evenimentelor, Eficiența comunicării cu expozanții și vizitatorii, Nivelul de satisfacție al echipei de organizare, Calitatea relațiilor cu partenerii și sponsorii, Nivelul de profesionalism în gestionarea crizelor, Capacitatea de inovare în formatul evenimentelor, Calitatea materialelor promoționale și a prezentărilor, Gradul de respectare a standardelor de siguranță și securitate, Nivelul de respectare a termenelor limită și a bugetelor, Calitatea raportării și a analizelor post-eveniment, Eficiența procesului de feedback și de îmbunătățire continuă, Nivelul de implicare și de entuziasm demonstrat, Capacitatea de a adapta planurile la schimbările neprevăzute, Calitatea prezentării imaginii companiei, Gradul de respectare a politicii de sustenabilitate, Nivelul de colaborare cu alte departamente, Calitatea documentării proceselor și a procedurilor, Nivelul de profesionalism în negocierea contractelor, Capacitatea de a identifica și de a gestiona riscurile.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi oportunități de business, Orientare către client și capacitatea de a anticipa nevoile acestuia, Abilitatea de a motiva și de a conduce o echipă multidisciplinară, Capacitatea de a lua decizii rapide și eficiente în situații de presiune, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor, Capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiativa, Abilitatea de a comunica eficient cu diverse categorii de persoane, Capacitatea de a construi și de a menține relații profesionale solide, Abilitatea de a reprezenta compania într-un mod profesionist, Abilitatea de a gestiona resursele financiare în mod responsabil, Abilitatea de a negocia contracte avantajoase, Abilitatea de a rezolva probleme complexe, Abilitatea de a planifica și de a organiza evenimente complexe, Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul, Abilitatea de a analiza date și de a trage concluzii relevante, Abilitatea de a lua decizii pe baza datelor disponibile, Abilitatea de a învăța din experiență și de a îmbunătăți performanța.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de management al evenimentelor, Software de contabilitate, Software de CRM (Customer Relationship Management), Sistem de videoconferință, Microfon, Amplificator, Sisteme de sonorizare, Echipamente de prezentare multimedia (proiectoare, ecrane), Software de editare video, Software de design grafic, Tablete grafice, Telefoane mobile, Sisteme de ticketing electronic, Software de analiză a datelor, Sisteme de monitorizare a siguranței, Echipamente de comunicare radio, Sisteme de control al accesului, Echipamente de măsurare a fluxului de vizitatori, Software de gestionare a contractelor, Sisteme de control al iluminatului, Sisteme de supraveghere video, Software de gestionare a inventarului, Echipamente de protecție personală (în funcție de specificul evenimentelor)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.