FIȘĂ DE POST SEF SERVICIU/ SEF BIROU ASIGURARI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SERVICIU/ SEF BIROU ASIGURARI

1.2. Cod C.O.R.:134601

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, șefii de departamente, agenții de asigurări, specialiști în conformitate și departamentul financiar pentru coordonarea activităților și asigurarea respectării politicilor. Externe: Colaborează cu brokeri de asigurări, clienți, auditori externi, consultanți juridici și alte entități relevante pentru gestionarea contractelor, soluționarea reclamațiilor și asigurarea conformității cu reglementările.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Serviciului/Biroului Asigurări coordonează și supervizează activitățile legate de administrarea portofoliului de asigurări, asigurând respectarea politicilor și procedurilor interne. Responsabilitățile includ gestionarea relațiilor cu companiile de asigurări, analiza riscurilor, monitorizarea contractelor, rezolvarea problemelor și asigurarea conformității cu legislația în vigoare. De asemenea, asigură raportarea periodică a indicatorilor de performanță și contribuie la optimizarea proceselor interne pentru a maximiza eficiența și profitabilitatea serviciului/biroului.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

• Elaborează și implementează strategia de asigurări a instituției, în concordanță cu politica generală.
• Supervizează activitatea personalului din subordine, asigurând respectarea procedurilor interne și a cerințelor de performanță.
• Analizează și evaluează propunerile de asigurare primite de la companiile de asigurări, negociind condiții avantajoase.
• Gestionează portofoliul de asigurări, monitorizând evoluția contractelor și identificând oportunități de optimizare.
• Asigură respectarea legislației în materie de asigurări, inclusiv a prevederilor privind raportarea evenimentelor asigurate.
• Elaborează și actualizează proceduri operaționale standard (POS) pentru activitățile din domeniul asigurărilor.
• Coordonează procesul de gestionare a daunelor, inclusiv evaluarea pagubelor, negocierea despăgubirilor și urmărirea recuperării sumelor.
• Monitorizează indicatorii de performanță ai serviciului/biroului de asigurări și propune măsuri corective în cazul depășirii pragurilor stabilite.
• Asigură legătura cu departamentele interne (juridic, financiar, contabilitate) și cu terții (companii de asigurări, brokeri).
• Realizează studii de fezabilitate pentru achiziționarea de noi polițe de asigurare.
• Gestionează reclamațiile clienților referitoare la serviciile de asigurare.
• Întocmește rapoarte periodice privind activitatea serviciului/biroului de asigurări, adresate conducerii instituției.
• Participă la elaborarea bugetului de asigurări și urmărește execuția acestuia.
• Organizează și coordonează audituri interne pentru a verifica conformitatea cu reglementările și procedurile.
• Reprezintă instituția în relațiile cu autoritățile de reglementare și cu alte instituții din domeniul asigurărilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

• Absolvire studii superioare de specialitate (Economie, Finanțe, Contabilitate, Drept, Răspundere Civilă, Managementul Riscului).
• Certificare în domeniul asigurărilor (preferabil, dar nu obligatoriu).
• Masterat în managementul riscului sau în finanțe (avantaj).
• Cunoștințe aprofundate de legislație în domeniul asigurărilor (Legea 360/2002, Normele de aplicare, etc.).
• Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe.
• Cunoștințe de utilizare a programelor de specialitate (ex: sisteme de management al asigurărilor, Excel).
• Experiență profesională relevantă (minim 5 ani) în domeniul asigurărilor, cu responsabilități de conducere.
• Cunoașterea principiilor de management al riscului și a tehnicilor de evaluare a riscurilor.
• Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit).
• Certificări profesionale recunoscute în domeniul asigurărilor (ex: Chartered Insurance Broker, Associate in Risk Management).
• Cunoștințe de reglementări specifice privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțarea terorismului (AML/CFT).
• Abilități de negociere și comunicare eficientă.
• Cunoștințe de marketing și vânzări în domeniul asigurărilor (avantaj).
• Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
• Experiență în audit intern sau extern (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

• Experiență managerială de minim 3 ani în domeniul asigurărilor, cu responsabilități de conducere a unei echipe.
• Experiență în gestionarea portofoliului de asigurări, inclusiv analiza riscurilor, negocierea contractelor și monitorizarea performanței.
• Experiență în evaluarea și gestionarea daunelor, inclusiv negocierea despăgubirilor și urmărirea recuperării sumelor.
• Experiență în elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor interne pentru activitățile din domeniul asigurărilor.
• Experiență în relaționarea cu companiile de asigurări, brokerii și alte instituții din domeniu.
• Experiență în audit intern sau extern în domeniul asigurărilor (avantaj).
• Experiență în utilizarea sistemelor informatice de management al asigurărilor (ex: AMIS, INS).
• Experiență în analiza financiară și contabilă a operațiunilor de asigurare.
• Experiență în raportare către autorități de reglementare (ex: Autoritatea de Supraveghere Financiară).
• Experiență în managementul proiectelor legate de implementarea de noi produse sau servicii de asigurare.
• Experiență în dezvoltarea și implementarea de strategii de marketing și vânzări în domeniul asigurărilor.
• Experiență în gestionarea bugetului de cheltuieli pentru activitățile din domeniul asigurărilor.
• Experiență în gestionarea riscului de fraudă în domeniul asigurărilor.
• Experiență în conformitate cu reglementările privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
• Experiență în mediul bancar sau financiar, cu responsabilități legate de asigurări (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

• Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare (Windows, Linux - avantaj).
• Utilizare avansată a suitei Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Utilizare fluentă a sistemelor de management al asigurărilor (ex: AMIS, INS, SAP).
• Cunoștințe solide de utilizare a bazelor de date (SQL - avantaj).
• Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python - avantaj).
• Utilizare eficientă a platformelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
• Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor (GDPR).
• Utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
• Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de CRM (Customer Relationship Management).
• Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
• Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management de proiect (ex: Microsoft Project, Jira).
• Utilizare a instrumentelor de analiză a riscurilor (ex: Monte Carlo simulations).
• Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de telemetrie și monitorizare a performanței.
• Utilizare a platformelor de e-mail marketing și automatizare a campaniilor.
• Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de contabilitate (ex: SAP, Oracle).
• Utilizare a instrumentelor de business intelligence (BI).
• Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare financiară.
• Utilizare a platformelor de e-commerce (avantaj).
• Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de geolocalizare (GIS).
• Utilizare a instrumentelor de căutare și analiză a informațiilor online.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

• Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
• Abilități excelente de comunicare, atât orală, cât și scrisă.
• Capacitate de a lua decizii, chiar și în situații de presiune.
• Orientare către rezultate și focus pe obiective.
• Abilități de negociere și persuasiune.
• Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
• Abilități de planificare și organizare.
• Gândire strategică și capacitate de a analiza situații complexe.
• Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
• Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
• Spirit de echipă și colaborare.
• Inițiativă și proactivitate.
• Capacitate de a gestiona timpul eficient.
• Abilități de rezolvare a problemelor.
• Empatie și inteligență emoțională.
• Capacitate de a lucra independent și sub presiune.
• Abilități de prezentare și de a influența publicul.
• Capacitate de a oferi feedback constructiv.
• Gândire critică și capacitate de a evalua informații.
• Etică profesională și respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de vânzări generate, Gradul de satisfacție a clienților, Numărul de oferte generate, Rata de conversie a ofertelor, Costul mediu de achiziție a unui client, Profitabilitatea portofoliului de clienți, Rata de retenție a clienților, Numărul de reclamații primite, Timpul mediu de rezolvare a reclamațiilor, Gradul de respectare a bugetului alocat, Numărul de audituri efectuate și depășiri, Nivelul de conformitate cu reglementările interne și externe, Eficiența echipei (KPI-uri individuale), Volumul de documente procesate corect, Nivelul de acuratețe al rapoartelor, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Gradul de îndeplinire a obiectivelor de vânzări, Impactul asupra reducerii riscurilor, Nivelul de inovare și implementare de noi soluții.
6.2. Indicatori Calitativi: Leadership eficient, Comunicare clară și concisă, Capacitate de a lua decizii corecte, Abilități de negociere, Rezolvarea eficientă a conflictelor, Gestionarea proactivă a riscurilor, Respectarea reglementărilor, Inovare și îmbunătățire continuă, Orientare către client, Colaborare și spirit de echipă, Adaptabilitate la schimbări, Capacitate de a motiva echipa, Calitatea rapoartelor și prezentărilor, Capacitatea de a construi relații de încredere, Etică profesională, Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Calitatea deciziilor luate în situații complexe.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare spre rezultate, Abilități de comunicare, Capacitate de a lucra sub presiune, Abilități de planificare și organizare, Gândire strategică, Abilități de rezolvare a problemelor, Adaptabilitate, Colaborare, Leadership, Capacitate de a influența, Etică profesională, Orientare către client, Abilități de negociere, Gestionarea timpului, Capacitatea de a oferi feedback, Capacitatea de a motiva, Abilitatea de a lua decizii, Abilitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a delega sarcini.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Software de management al asigurărilor, Software de analiză de date, Aplicații de comunicare (e-mail, mesagerie instantanee), Telefon, Scanner, Imprimantă, Copiator, Software de procesare a documentelor, Sistem de arhivare electronică, Software de raportare, Tableta (opțional), Smartphone (opțional), Sistem de videoconferință (opțional)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.