FIȘĂ DE POST SECRETAR STIINTIFIC INVATAMANT, CERCETARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR STIINTIFIC INVATAMANT, CERCETARE

1.2. Cod C.O.R.:134503

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu cercetători, cadre didactice, personal administrativ, directorul departamentului de cercetare, membrii comisiilor științifice, studenți doctoranzi, pentru gestionarea fluxurilor documentare, organizarea evenimentelor științifice și suportul activităților de cercetare. Externe: Colaborează cu agenții de finanțare a cercetării, parteneri academici și industriali, editori științifici, instituții de arhivă, pentru facilitarea colaborărilor și respectarea cerințelor legale și contractuale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul Științific în Învățământ și Cercetare asigură suport administrativ și științific pentru activitățile de cercetare și învățământ superior. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor științifice, organizarea de conferințe și seminarii, coordonarea fluxului de informații între membrii echipei de cercetare și instituții partenere, precum și asigurarea conformității cu reglementările interne și externe. De asemenea, oferă asistență în redactarea de rapoarte, granturi și alte documente necesare desfășurării activității științifice și didactice."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului documentar științific, inclusiv înregistrarea, arhivarea și distribuirea acestuia.
Asigurarea suportului administrativ pentru proiecte de cercetare, de la inițiere până la finalizare.
Redactarea și editarea de documente științifice, rapoarte de cercetare, prezentări și publicații.
Organizarea și coordonarea de conferințe, seminarii, workshop-uri și alte evenimente științifice.
Gestionarea corespondenței oficiale, atât interne cât și externe, în numele instituției.
Asigurarea suportului logistic pentru echipele de cercetare, inclusiv gestionarea călătoriilor și a cheltuielilor.
Monitorizarea și raportarea indicatorilor de performanță ai proiectelor de cercetare.
Facilitarea comunicării și colaborării între membrii echipei de cercetare și cu partenerii externi.
Gestionarea bazei de date cu informații despre proiectele de cercetare și publicații.
Pregătirea de documente pentru depunerea de granturi și finanțări.
Verificarea conformității documentelor științifice cu standardele instituționale și legale.
Asigurarea suportului pentru procedurile de evaluare a performanței cercetătorilor.
Gestionarea corespondenței cu organismele de reglementare și acreditare.
Participarea la elaborarea de politici și proceduri interne referitoare la cercetare și învățământ.
Asigurarea suportului pentru procedurile de protecție a proprietății intelectuale (brevete, drepturi de autor).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de lungă durată, preferabil în domeniul științelor.
Calificări profesionale de nivel înalt în domeniul administrației publice sau managementului proiectelor de cercetare.
Cunoștințe aprofundate despre legislația națională și europeană în domeniul cercetării științifice și al învățământului superior.
Cunoștințe solide despre standardele de etică în cercetare și procedurile de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, în limba română și, eventual, într-o limbă străină de lucru (engleză, germană, franceză).
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Experiență în utilizarea bazelor de date și a sistemelor de gestiune a informațiilor (GIS).
Cunoștințe despre utilizarea platformelor de publicare științifică și a instrumentelor de bibliografie electronică.
Certificări în domeniul managementului proiectelor (ex: PRINCE2, PMP) constituie un avantaj.
Cunoștințe despre procedurile de achiziții publice și gestionarea bugetelor de cercetare sunt un plus.
Abilități de organizare, planificare și prioritizare a sarcinilor.
Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Disponibilitate pentru a se perfecționa profesional prin participarea la cursuri și seminarii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 3 ani în domeniul administrației publice, în structuri de cercetare științifică sau învățământ superior.
Experiență în gestionarea documentelor științifice, inclusiv înregistrarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Experiență în redactarea și editarea de rapoarte de cercetare, prezentări și publicații științifice.
Experiență în organizarea și coordonarea de conferințe, seminarii și alte evenimente științifice.
Experiență în gestionarea proiectelor de cercetare, de la inițiere până la finalizare, inclusiv monitorizarea indicatorilor de performanță.
Experiență în pregătirea de documente pentru depunerea de granturi și finanțări, respectând cerințele specifice ale finanțatorilor.
Experiență în utilizarea bazelor de date și a sistemelor de gestiune a informațiilor (GIS) pentru a stoca și recupera date relevante.
Experiență în facilitarea comunicării și colaborării între membrii echipei de cercetare și cu partenerii externi.
Experiență în gestionarea corespondenței oficiale, atât interne cât și externe, în numele instituției.
Experiență în verificarea conformității documentelor științifice cu standardele instituționale și legale.
Experiență în utilizarea platformelor de publicare științifică și a instrumentelor de bibliografie electronică.
Experiență în redactarea de proceduri operaționale standard (SOP) pentru activitățile de secretariat științific.
Cunoștințe practice în domeniul achizițiilor publice, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe solide de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a procesorului de text Microsoft Word pentru redactare, formatare și gestionarea documentelor științifice.
Utilizarea avansată a foii de calcul Microsoft Excel pentru analiza datelor, crearea de grafice și rapoarte.
Cunoștințe de baze de date (ex: MySQL, PostgreSQL) și abilitatea de a efectua interogări simple.
Utilizarea platformelor de publicare științifică (ex: Scopus, Web of Science, PubMed) pentru identificarea surselor de informare.
Utilizarea instrumentelor de bibliografie electronică (ex: Mendeley, Zotero, EndNote) pentru gestionarea referințelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de arhivare electronică și de scanare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Jira, Asana).
Utilizarea software-ului de creare a prezentărilor PowerPoint pentru elaborarea de materiale de prezentare științifică.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză statistică (ex: SPSS, R).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare (ex: Google Scholar, Bing) pentru identificarea informațiilor relevante.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Docs, Microsoft SharePoint).
Utilizarea eficientă a software-ului de creare a diagramelor și graficelor (ex: Visio, Lucidchart).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare și securitate a datelor.
Utilizarea software-ului de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere asistată de calculator (CAT).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, respectând termenele limită.
Capacitatea de a lucra independent și în echipă, demonstrând spirit de colaborare.
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, în limba română și, eventual, într-o limbă străină de lucru (ex: engleză).
Capacitatea de a organiza și structura informațiile, asigurând claritatea și accesibilitatea acestora.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii, chiar și în situații complexe.
Capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
Abilități de negociere și de mediere în situații conflictuale.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații de urgență.
Abilități de planificare și organizare a evenimentelor științifice (conferințe, seminarii).
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide cu membrii echipei și cu partenerii externi.
Abilități de ascultare activă și de empatie, pentru a înțelege nevoile și preocupările celorlalți.
Capacitatea de a gestiona informații confidențiale cu discreție și responsabilitate.
Abilități de observație și atenție la detalii, pentru a identifica și corecta erori.
Capacitatea de a oferi suport și asistență membrilor echipei de cercetare.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a găsi soluții creative.
Abilități de rezolvare a conflictelor și de facilitare a comunicării.
Capacitatea de a lucra cu persoane din medii culturale diverse.
Abilități de prezentare și de comunicare persuasivă.
Capacitatea de a lua inițiativă și de a propune soluții inovatoare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de proiecte de cercetare suportate administrativ, volumul de documentație gestionată, numărul de evenimente științifice organizate, gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea documentelor, numărul de rapoarte generate și prezentate, eficiența procesării cererilor de suport administrativ, gradul de satisfacție al membrilor echipei de cercetare, numărul de erori administrative identificate și corectate, volumul de informații accesate și actualizate în baze de date, numărul de proceduri administrative optimizate, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, eficiența utilizării sistemelor informatice, numărul de solicitări de suport administrativ rezolvate în termen, volumul de corespondență administrată, numărul de formulare procesate, numărul de arhive create și actualizate, numărul de documente scanate și indexate, numărul de proceduri de achiziție gestionate, numărul de contracte monitorizate, numărul de colaborări administrative facilitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru standard, acuratețea datelor introduse în sisteme informatice, claritatea și concizia documentelor generate, gradul de satisfacție al utilizatorilor (cercetători, studenți, personal administrativ), respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în interacțiunea cu membrii echipei și partenerii externi, promptitudinea răspunsurilor la solicitări, eficiența comunicării interne și externe, calitatea organizării evenimentelor științifice, gradul de respectare a termenelor limită, adaptabilitatea la schimbări legislative și procedurale, corectitudinea aplicării politicilor instituționale, respectarea normelor de etică profesională, calitatea suportului oferit pentru redactarea și editarea documentelor științifice, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor administrative, calitatea arhivării și gestionării documentelor, gradul de satisfacție al membrilor comisiei de etică, respectarea procedurilor de achiziție publică, calitatea raportării rezultatelor activității, gradul de implicare în proiecte de digitalizare a fluxurilor de lucru, gradul de înțelegere a nevoilor de cercetare ale membrilor echipei, capacitatea de a identifica și propune soluții pentru optimizarea proceselor administrative.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de organizare, comunicare eficientă, adaptabilitate, rezolvare de probleme, lucrul în echipă, gestionarea timpului, etică profesională, discreție, responsabilitate, flexibilitate, proactivitate, orientare către rezultate, capacitate de sinteză, gestionarea stresului, capacitatea de a prioritiza, abilități de negociere, perseverență, gândire critică, capacitatea de a învăța continuu, orientare către client (cercetători, studenți), capacitatea de a gestiona conflicte, empatie, abilități de leadership, spirit de colaborare, capacitatea de a oferi feedback constructiv, orientare către îmbunătățire continuă, reziliență, capacitatea de a lucra sub presiune, abilitatea de a lua decizii, capacitatea de a influența pozitiv, capacitatea de a anticipa probleme și de a propune soluții.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de arhivare electronică, software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), software de prezentare (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), sistem de management al documentelor, sistem de gestionare a proiectelor de cercetare, sistem de videoconferință, software de baze de date, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), echipamente de arhivare fizică (dulapuri, cutii), echipamente de scanare a documentelor de dimensiuni mari (planuri, hărți), echipamente de videoconferință (microfoane, camere web), echipamente de stocare a datelor (hard disk-uri externe, unități flash USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.