FIȘĂ DE POST OFICIANT MEDICAL SEF
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:OFICIANT MEDICAL SEF
1.2. Cod C.O.R.:134211
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu personalul medical (medici, asistenți), personalul administrativ, tehnicienii de laborator, farmaciștii și alți ofițeri medicali pentru asigurarea fluxului eficient de pacienți și gestionarea resurselor. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii medicale, casele de asigurări de sănătate, autoritățile de reglementare și alte instituții relevante pentru respectarea legislației și optimizarea proceselor.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Oficiantul medical șef coordonează și supervizează activitatea personalului auxiliar medical, asigurând buna funcționare a fluxului de pacienți și respectarea protocoalelor de igienă și siguranță. Responsabilitățile includ gestionarea stocurilor de materiale sanitare, organizarea spațiilor de lucru, instruirea și evaluarea angajaților, precum și raportarea către superiorul ierarhic. Scopul principal este de a optimiza eficiența serviciilor medicale prestate, menținând un climat de lucru profesionist și contribuind la satisfacerea nevoilor pacienților."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Coordonarea activității personalului auxiliar medical, asigurând respectarea procedurilor operative standard.
Supervizarea fluxului de pacienți, optimizând timpii de așteptare și eficiența proceselor.
Gestionarea și controlul stocurilor de materiale sanitare, medicamente și echipamente medicale, conform principiilor FIFO (First In, First Out).
Verificarea și completarea documentelor medicale primare (trusou, formulare de programare, etc.), asigurând acuratețea și conformitatea cu reglementările legale.
Organizarea și întreținerea spațiilor de lucru (sala de așteptare, ghișee, zone de depozitare), respectând normele de igienă și siguranță.
Instruirea și evaluarea periodică a personalului auxiliar medical, conform planurilor de formare profesională.
Asigurarea respectării protocoalelor de sterilizare și dezinfectare a instrumentarului medical.
Gestionarea situațiilor de urgență, conform procedurilor stabilite și raportarea către medicul de gardă.
Monitorizarea indicatorilor de performanță ai serviciului de oficiant medical și propunerea de măsuri de îmbunătățire.
Raportarea către superiorul ierarhic a problemelor întâmpinate și a propunerilor de soluții.
Gestionarea corespondenței și a documentelor administrative ale serviciului.
Asigurarea respectării politicilor de confidențialitate a datelor pacienților.
Coordonarea activităților de curățenie și de întreținere a spațiilor medicale.
Participarea la inventarele periodice ale materialelor și echipamentelor.
Gestionarea fluxului informațional între personalul medical și pacienți."
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii generale.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – Asistent Medical Generalist (avantaj).
Certificat de absolvire a cursului de igienă și alimentație în colectivitate (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a calculatorului – nivel minim: operare sistem de gestiune a pacienților (ex: S.I.S.).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe decontare servicii medicale (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim: conversațional (avantaj).
Experiență de lucru în domeniul medical – minim 2 ani (avantaj).
Cunoștințe privind legislația sanitară în vigoare (avantaj).
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
Capacitate de a lucra în echipă și de a gestiona situații de stres.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Responsabilitate și atenție la detalii.
Capacitate de a respecta confidențialitatea informațiilor medicale.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 2 ani în activități administrative și de secretariat, de preferință în domeniul medical.
Experiență în gestionarea fluxului de pacienți și în coordonarea activității personalului auxiliar medical – minim 1 an.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestiune a pacienților (S.I.S.) – minim 1 an.
Experiență în gestionarea stocurilor de materiale sanitare și medicamente, respectând principiile de rotație și perimare – minim 6 luni.
Experiență în completarea și verificarea documentelor medicale primare (trusou, formulare de programare, etc.) – minim 1 an.
Experiență în coordonarea activităților de curățenie și dezinfectare a spațiilor medicale – minim 6 luni.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în raportarea către medicul de gardă – avantaj.
Experiență în gestionarea corespondenței și a documentelor administrative – minim 1 an.
Experiență în activități de inventariere și controlul calității materialelor și echipamentelor – avantaj.
Experiență în activități de instruire și evaluare a personalului auxiliar medical – avantaj.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare PC – nivel utilizator avansat.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizare eficientă a sistemelor informatice de gestiune a pacienților (S.I.S.) – obligatoriu.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator, fax).
Utilizare a software-ului de contabilitate medicală (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date – nivel de operare (avantaj).
Utilizare a programelor de telemedicină (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de comunicare online (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor medicale de măsurare (termometre, tensiometre, pulsoximetre) – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de dezinfectare și sterilizare – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de supraveghere video – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de alarmă – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de protecție individuală (E.P.I.) – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de criptare a datelor – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză de date – dacă este cazul.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning – dacă este cazul.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Capacitate de a lucra sub presiune și în situații de urgență.
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Capacitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii adecvate.
Adaptabilitate la schimbări și la cerințe noi.
Orientare către client și către satisfacerea nevoilor acestuia.
Empatie și abilitatea de a înțelege emoțiile altora.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a motiva și de a coordona o echipă.
Capacitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții.
Abilitatea de a lucra autonom și de a lua inițiative.
Flexibilitate și disponibilitate de a lucra în afara programului.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de pacienți programați și prezenți, gradul de satisfacție al pacienților, numărul de reclamații și sugestii, respectarea termenelor de programare, gradul de utilizare a S.I.S., acuratețea datelor introduse în S.I.S., numărul de erori administrative, respectarea procedurilor interne, timpul de răspuns la solicitări, numărul de rapoarte întocmite și depuse la timp, gradul de conformitate cu reglementările legale, eficiența utilizării resurselor materiale, reducerea costurilor administrative, gradul de îmbunătățire a fluxurilor de lucru, numărul de evenimente adverse raportate, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, numărul de audituri interne și externe, rezultatele acestora.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității datelor pacienților, profesionalism în interacțiunea cu pacienții și personalul, corectitudinea și acuratețea informațiilor furnizate, respectarea procedurilor și protocoalelor interne, eficiența comunicării, calitatea documentelor întocmite, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, adaptabilitate la schimbări, inițiativă în rezolvarea problemelor, capacitatea de a gestiona situații de urgență, abilitatea de a lucra în echipă, respectarea termenelor limită, capacitatea de a lua decizii corecte, profesionalism în gestionarea conflictelor, gradul de implicare în formarea profesională a personalului, capacitatea de a oferi feedback constructiv, respectarea standardelor de calitate, capacitatea de a gestiona resursele umane, abilitatea de a crea un mediu de lucru pozitiv.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de îmbunătățiri ale fluxurilor de lucru, capacitatea de a motiva și coordona echipa, abilitatea de a delega sarcini eficient, atenție la detalii și acuratețe în gestionarea informațiilor, rezolvarea proactivă a problemelor, comunicare clară și concisă, adaptabilitate la situații neprevăzute, gestionarea eficientă a timpului și prioritizare, profesionalism în interacțiunea cu pacienții și colegii, capacitatea de a lua decizii în situații de presiune, abilitatea de a lucra sub presiune, orientare către rezultate, respectarea confidențialității, perseverență în atingerea obiectivelor, flexibilitate în abordarea sarcinilor, capacitatea de a învăța rapid, abilitatea de a gestiona conflicte, respectarea regulilor și procedurilor, capacitatea de a oferi și primi feedback constructiv, orientare către satisfacția pacienților.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, fax, telefon, sistem de arhivare electronică, software de management al programărilor, sistem de informații medicale (S.I.S.), echipamente de protecție individuală (E.P.I.), cititor de coduri de bare, dispozitive de stocare a datelor, echipamente de comunicare internă (interfon, radio)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.